在深入推进事业单位改革中加强档案管理工作的几点思考

文·于婧

在深入推进事业单位改革中加强档案管理工作的几点思考

文·于婧

事业单位是经济社会发展中提供公益服务的主要载体，是我国社会主义现代化建设的重要力量。加快事业单位改革是政府转变职能、建设服务型政府的必然要求。十八届三中全会提出全面深化改革的部署也强调了加快事业单位改革的重点。档案工作能够有效地反映工作中的全部信息，在推进事业单位改革中可以更好地发现和解决社会工作中出现的问题，提升工作效能。

一、档案管理工作关系改革的方方面面

近年来，面对全面建成小康社会的新形势新要求和人民群众改善生活的新期待，进一步深化事业单位改革的任务迫切而繁重。十八届三中全会《决定》提出了坚持事业单位改革的总体思路，明确了在现有改革进展基础上，针对存在的突出问题，强调加快事业单位改革的重点。而档案管理则是推进改革的基础性工作，也是日常工作中非常重要的参考，可以有效地提高事业单位的整体工作效率和工作质量。

（一）档案是事业单位服务于社会和群众的高科技信息平台

档案管理工作，主要包括文书、设备、会计、声像、实物档案材料的收集、整理和立卷归档等，头绪众多，程序纷繁，在这些工作的处理过程中，只要有一个环节做得稍有疏忽，就会造成严重的后果，或者有可能发生失泄密情况，或者会导致社会服务管理的缺位，等等。

（二）档案中所记录的信息是工作动向的最好记录

随着档案管理职能化的不断提升，事业单位的档案管理必将更加齐全和完整，可以为单位工作决策提供较好的服务和方向。在改革过程中发现的事业单位提供公共服务缺乏竞争、公益服务供求矛盾突出、供给方式单一、资源配置不合理、质量和效率不高等问题，都要通过各类档案来集中反映和梳理，从而使提供公共服务的事业单位的竞争性不断增强，使政府提供公共服务的质量、效率和水平不断提升。

（三）事业单位档案能够加强在改革中人力资源的有效配置

档案可以客观反映工作人员的专业技能水平，可为事业单位聚集人才、用好人才、以岗用人、以岗管人提供依据，有效提升工作效率，从而为广大人民群众提供更加优质高效的公共服务。同时，档案也能为事业单位职工晋升职位职级、提高工资待遇提供充分有力的依据。用人单位在提升自身职工职位职级和工资待遇时，需要将职工档案作为调级晋升的标准和重要根据，这样可充分体现出公平公正，能切实提升工作人员的工作积极性。

综上所述，事业单位档案管理工作，不论是对于事业单位，还是对于个人来说，都能够体现出一定的社会价值。因此在推进事业单位改革中应当提高对档案管理工作的重视程度，结合现有的信息和管理技术对档案管理进行创新和改革，提高档案管理的效率，从而提高事业单位的发展质量和效率。

二、在推进档案管理改革中存在的一些问题

目前事业单位档案管理工作中，虽然管理的制度化、规范化、科技化程度不断提高，但随着改革步伐的不断加快，社会对档案工作的要求越来越高，仍存在一些普遍性问题。

（一）对档案管理工作的重视程度不够

由于档案工作属于内部管理，对事业单位深化改革、提质增效没有直接影响，不能直接为单位增加效益，所以有些同志特别是部分领导干部对档案管理工作没有引起足够的重视，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作。而且档案管理工作缺乏创新性，往往是枯燥单调的重复工作，仅仅履行了资料保存的简单职能。因此造成有的档案管理工作人员也缺乏相应的工作积极性，认为档案工作只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。在这样的情况下，档案管理工作在部分单位内部没有引起足够的重视，致使个别单位的档案管理工作无法适应现代的管理需求。

（二）工作机构和人员专业化程度较低

在标准要求下，档案管理是系统、专业的工作，需要专业的管理人员来进行管理和操作。但现在有相当多的事业单位，并不重视档案管理工作。在现在机构精简，提质增效的改革大势下，一般档案管理都设置在办公室或人事科进行管理，且在档案管理工作方面投入的人员较少，大部分单位档案的管理人员身兼数职，并不能把工作的精力都投入到档案管理工作中，有时候还会因为其它工作影响到档案整理工作。同时管理人员的专业化程度较低，相当部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不熟悉。日常事务往往只是将材料放入档案盒，不能做到及时整理归档，严重影响了档案管理水平，使得档案整理工作所花费的时间较多，增加了档案管理的难度。

（三）缺乏科学有效的管理方式

目前，随着科学技术的不断发展，大多事业单位都开始进行管理方面的改革，在工作方面推行计算机管理。内部公文处理实现网上办公，推行无纸化工作模式，这就必然使得档案管理工作的难度大大提升，但在档案管理工作方面，虽然有的已经开始使用档案管理系统，但由于档案管理人员缺乏计算机技术，在工作中依然延续以往的人工管理方式，已经不符合单位改革发展的要求。同时，在加快推进事业单位分类改革中，不断推行政事分开、管办分开多种形式，推动公办事业单位与主管部门理顺关系和去行政化，有的单位在改革中出现经费、办公场所紧张等情况，也导致对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，连必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备，与档案管理规范化的要求相去甚远。

三、加强档案管理创新的几点建议

（一）切实提高对档案管理重要性的认识

对于档案管理而言，必须强化思想认识，优化档案管理理念，加强规范化管理，切实落实好档案归档及利用、信息保密、监管处罚等各项制度，实施档案管理责任制，明确具体部门科室，设置专人负责岗位，配齐配强工作人员，在经费等保障上予以倾斜，确保档案管理有机构管事、有人干事、有钱办事。形成领导监督、部门负责人具体抓、科室人员管理档案的工作机制。提高档案管理效率，档案管理是单位发展的潜在推动力，必须要制定出合理完善的管理体系，结合档案管理的特点，尽量实现管理的科学性，灵活性和高效性，以进一步提高档案管理工作的质量和水平。因此所有的档案都要严密保管，强化数字和时间的观念，借阅出去的要及时催收，该封装的及时封装，该销毁的及时登记销毁，不得拖延推迟。

（二）做好现代管理技术的应用融合

在传统档案管理中，主要靠档案管理员进行档案收集整理，但人员管理收集信息的局限性和工作效率都存在一定缺陷。而利用各种数字设备，使用便捷高效的信息技术可以有效地提高档案管理的工作效率。因此在档案管理改革工作中要运用现有的计算机管理系统，全面应用档案管理软件的智能化功能，通过计算机管理来进行档案信息的合理归类、登记等工作，实现管理的清晰化和条理化，提升档案资源信息的利用效率，缩短查阅整理时间，使档案工作的现代化管理水平得到进一步提升，以适应时代发展的需求。

（三）注重工作人员素质的提高

工作人员素质的提高可以有效地提高档案管理的工作效率。档案管理工作，要求档案人员必须具备专业性档案知识，掌握现代化专业技术，了解各种学科知识，不断提高档案管理能力，为公众提供更为准确、真实的档案信息。特别是现在的管理系统引进了计算机技术，但日常的整理和记录工作仍需要工作人员来进行操作，事业单位应该保证档案管理人员的知识更新，加大对这些人员的财政支出和管理培训力度。要通过定期培训、理论研讨、交流学习等多种形式，切实提高档案人员的工作能力和水准。同时，档案工作人员也须强化自身责任意识。加强法律法规和业务知识的学习，持续不断地接受新信息，扩展知识面，不断提高档案管理的工作能力和水平。强化创新意识，树立精品意识，培育职业意识，结合本单位的职业特点和特色，不断总结工作经验，创造性地使用归档方法进行归档，创新档案管理。

（四）充分发挥档案的服务功能

事业单位承担着社会公共事业服务的重要职能，事业档案并不仅仅为了记录过去的工作，在指导当前工作、规划未来中也发挥着重要的参考作用。档案管理工作的好坏，直接影响着事业单位改革发展的决策。随着现代社会不断发展，档案资料需求量不断增加，比如城市公共设施等规划、建设、提升等，对城市建设起着重要的促进作用。因此档案管理工作不能仅仅局限于保管资料，还必须转变观念和服务方式，要从资料提供者向信息服务者转变。要依靠现代网络技术，构建网络咨询平台，协助用户筛选，为用户提供信息检索、信息咨询等服务，以有效地节省时间，消除空间限制，使档案管理工作水平得以有效提升，最大限度地满足全社会档案利用方面的需求，努力把“固定档案”变成“灵活信息”、把“档案库”变成“智囊库”，更好地为改革发展决策、管理提供参考。

在现在的社会发展环境中，档案管理工作对优化配置社会资源、推进公共事业发展、建设服务型政府和促进事业单位改革发展来讲具有极为重要的作用。因此，事业单位应当要高度重视档案管理，切实利用好现代信息管理技术，加大档案管理创新和改革力度，切实提高档案管理的效率，从而更好地服务于广大人民群众。

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[1]丁玲霞.如何做好事业单位档案工作[J].档案管理，2012年（01）.

[2]李华春，档案信息化是档案管理的发展趋势，《中国科技财富》:2010（18）

（作者单位：临沂市市政工程建设处）