地质勘查档案信息网络化建设研究

文 / 孙立红

地质勘查档案信息网络化建设研究

文 / 孙立红

文章阐述了地质勘查档案信息网络化建设的必要性和重要性，分析了地质勘查档案信息网络化建设中存在的问题，如地质勘查单位所构建的档案信息库缺乏通用性、地质勘查单位人员的观念较为落后以及地质勘查档案信息数据库的应用性较低等，提出了对利用率高的地质勘查档案进行优先建设、对地质勘查档案加强现代化管理、实施分级著录以及分层著录等具体建议。

地质勘查；档案信息；网络化建设

近年来，随着互联网覆盖范围的扩大和信息技术的飞速发展，地质勘探单位档案的形成方式发生了根本性改变。无纸化办公的出现和大批量机读文件的形成，改变了档案资料的利用方式。加强地质勘探档案信息网络化建设，能够有效实现信息成果的多份拷贝，在提升地质勘查资料时效性的同时实现档案信息成果的共享。地质勘探档案信息网络化建设为我国地质在找矿事业上做出的贡献是无法估量的。

一、地质勘查档案信息网络化建设的必要性

地质档案是指在地质工作活动之中的有关记录和成果，是在地质研究活动以及矿产勘查活动之中制作而成的科技档案[1]。它主要有两种不同的形式，分别为地质原本档案以及地质复制本档案。

地质勘探档案对我国找矿事业具有重要的促进作用。尤其是在信息技术飞速发展的当下，更需要强化地质勘探档案的管理，使其紧随时代发展的步伐，更好地服务于经济建设。进行地质勘查档案信息网络化建设，可以有效实现资源的共享，充分发挥地质勘查档案的作用。在突破原本局限服务方式的同时，应该将静态分散的地质勘查档案信息转化为动态集中的地质勘查档案信息。现代化信息技术的使用，不但简化了档案工作者的工作程序，而且可以跨地域查询档案信息，快捷、方便，节约了大量的人力、财力和物力。此外，加强地质勘查档案信息网络化建设，会提高档案部门的影响力，促使管理层对档案管理工作投注更多的目光，为档案工作日后的顺利进行奠定了良好的基础。

二、地质勘查档案信息网络化建设的重要性

（一）能够有效实现信息成果的多份拷贝

近年来，国家下发了多个文件，明确要求全国各个地区的地质勘查单位共享地质找矿成果，这不仅可以有效扩大社会影响和服务领域，而且能够进一步提升档案部门在社会中的地位。进行地质勘查档案信息网络化建设还可以与其他兄弟单位联合勘查找矿，利益共享，一举多得。

（二）能够有效提升地质勘查资料的时效性

手工信息加工的主要工作模式是，先行选择矿区范围，然后查找相关的原始资料，在进行绘图之后书写详细的报告。这一精心制作的工作方式，虽然可以推出几近完美的作品，但是从地质报告形成再到出队踏查时间较为漫长，会造成严重的资源浪费，使得信息失效，进而严重影响原始资料的应用价值。然而，加强地质勘查档案信息网络化建设，可以让地质工作者直接利用机读形式飞快地找到所需要的原始资料，充分利用计算机的功能快速完成加工程序；让各种地质设计以及图纸的形成变得更加方便快捷，提升找矿效率。

（三）无纸化办公改变了地质勘查档案的生成方式

无纸化办公条件下，地质设计的初稿拟定、图纸的绘画、图建的修改以及原始资料的归档等运作过程都在计算机与网络中进行，档案资料也就必须要以机读文件的形式存在，使用这些档案资料的具体方法和纸质载体档案的利用方式存在极大的差异。若要及时有效地提供有重要价值的原始资料信息，就必须有一个“取其精华，去其糟粕”的过程，让机读形式的原始资料信息更具有价值，富含真实性和系统性，使广大基层地质工作者们获取更加完善的服务[2]。

三、地质勘查档案信息网络化建设中存在的问题

（一）各个地质勘查单位所构建的档案信息库缺乏通用性

近年来，尽管我国各地质勘查基层单位积极构建了属于自己的档案数据库。然而，在实践中，档案软件并不存在信息管理功能，严重缺乏通用性。除此之外，甚至各个档案部门所使用的计算机型号也存在差异，规格各式各样，各自所开发的软件无法交互使用，缺乏一个既可用于文献检索又可以用于档案信息管理的计算机管理软件系统。因为无法互调，所以无法利用计算机对信息进行管理，难以快速地出版信息编辑成果，这严重阻碍了档案信息网络化的建设。现阶段，各地质勘查单位急需一种符合客观形式变化以及电子化的工作方式，顺利地让档案信息和最前沿的高新技术接轨。

（二）地质勘查单位人员的观念较为落后

我国地质勘查档案信息网络化建设起步比较晚，档案信息自动化系统依旧处于从文件处理向信息管理系统过渡的阶段。完成这一步骤的关键，在于建设档案信息数据库。我国档案信息工程的根基与实质即对数据库系统进行开发和建设，这也是工程主体所在。数据库的核心意义是凭借先进的信息技术对资料进行科学的管理以及快捷的使用。地质勘查档案信息网络化建设是一项极为漫长的工作，必须经过从高至低、从个体至群体的循序渐进过程。但是现阶段地质勘查档案信息网络化建设的过程中，有许多领导者没有对此给予高度重视。许多基层工作者对档案数据库的构建也缺乏了解，认识不到位，认为档案工作和信息化网络建设毫无关联。在日常工作之中，许多档案管理工作者与计算机技术人员之间也缺乏配合性及协同性，这在一定程度上阻碍了地质勘查档案信息网络化建设[3]。

（三）地质勘查档案信息数据库的应用性较低

由于社会信息化进程的深入，信息资源逐渐成为人们从事经济活动的重要战略资源。与此同时，信息网络化建设和互联网技术的广泛使用，把档案数字化建设提上日程，为档案工作提供了新的发展空间。现阶段，许多地质勘查部门建立的地质勘查档案信息数据库严重缺乏实用性，在对数据库进行“活性”评价的过程中难以突出重点所在，还处于单一数据库的层面，并没有形成网络联接的分布式数据库群，无法有效地提升地质勘探档案的总体利用效率。

（四）地质勘查档案管理团队总体素质较差

档案信息网络化建设是符合时代发展以及顺应时代潮流的新举措和新要求。作为一种至关重要的原生信息资源，档案的重要性正在逐渐凸显。现阶段，我国多数地质勘查单位档案管理人员皆为兼职人员，并不具备专业领域的知识，平常工作繁重，没有更多的精力和时间投入到档案管理工作中，仅仅能够满足日常的保存以及查询需求。此外，现阶段地质勘查档案管理团队成员日趋老龄化，这类员工对电子文件的形成、信息保存、传输、检索以及利用均存在诸多困难。这些团队急需既精通档案管理知识又了解计算机技术的综合性档案管理人员。

四、提升地质勘查档案信息网络化的具体对策

（一）对利用率高的地质勘查档案进行优先建设

在地质勘查档案信息网络化建设的整个过程之中，可以对一些自用率比较高的档案资料进行优先建设，从而有效地提升使用效率。在档案的管理过程之中，最重要的目标之一就是让资源可以充分地被社会所利用，而实现计算机管理档案的最终目的是为了提升档案的利用率。

我国各个地质单位的档案室，在进行计算机管理的过程中，应当严格按照各全宗的重要程度、利用率高低、价值的大小以及是否开放等情况，对全宗进行系统排序，优先加工整理一部分可以开放的核心档案以及社会使用率较高的档案。这可以确保地质勘查档案充分发挥效益，更好地服务于社会。

（二）对地质勘查档案实施现代化管理

全新归档方案的出现是以地质勘探档案的现代化管理为基础的。倘若缺乏现代化的计算机设备，或者档案工作者缺乏操作计算机的能力，是无法在此项工作上取得成效的。档案工作者在面对文件级档案管理时，应当端正态度，学会计算机知识及相关的操作技能，勇于开拓创新，尽可能开发出全新的档案整理方案。

另外，在地质勘查档案信息网络化建设的过程中，不仅要及时更新计算机系统和相关的配套设备，而且需要让广大员工增强信息意识，培养信息观念，将静态的档案信息灵活转化为动态的档案信息，对信息资源进行充分的开发和利用；需要对现存的信息资源进行大力开发与利用，充分运用现代化信息技术对丰富多样的档案进行存储和数字化处理，进一步强化地质勘查档案全数据库、多媒体数据库以及档案目录数据库的建设[4]。

（三）实施分级著录以及分层著录

在整个著录的过程之中，可以将所有的案卷细分为三个不同级别，即案卷级著录、文件组合级著录以及文件级著录，分别展开著录。对那些反映问题较少且不存在较高考察价值的档案实施案卷级著录，对那些一卷当中有多个文件牵涉同一个内容且又排列在一起的档案实施文件组合级著录，对于那些至关重要或者所反映问题庞大复杂的文件实施文件级著录。这不但能够有效地表达档案的主体内容以及特征，而且可以有效减少著录条目和录入条目，在节省时间、人力以及财力的基础上，有效提升工作效率。

在分层著录方面，面对那些案卷基础良好且具备全引目录的案卷，在整个著录的过程中可以直接在全引目录里面进行分类标引；而对于那些形式较为特殊的档案，如“案件”、“房档”等，皆可用计算机程序将人名、地址以及时间用案卷目录直接录入，再用计算机统一给出分类号。这样详细的分类，可以充分利用档案目录的原有基础，对著录的整体流程进行精简，使著录的速度和效率显著提升。

（四）打造高素质的档案管理人员团队

人才是实现档案信息自动化的关键因素。强化教育培训，塑造大批复合型人才的重要性已经吸引了社会的大量目光。在地质勘查档案信息网络化建设的过程中，因为地质勘查档案管理团队总体素质较低，构建高素质的档案管理人员团队是不可或缺的重要措施。把握好档案管理的现代化人才建设是做好档案工作的关键所在，打造一支高素质的档案管理团队可以为档案事业的发展奠定坚实的基础。

我国的各个地质勘查单位应当加强人才培训，善于发现并且吸纳各个领域的人才，让档案信息服务的队伍日益壮大。地质勘查档案信息网络化建设的核心环节之一就是计算机技术团队的打造。计算机技术团队是档案信息自动化的关键力量，其素质水平的状况会对档案信息网络化建设产生直接影响。各地质勘查单位的领导应当定期组织档案基础管理人员进行学习，及时掌握全新的知识和技术，更好地为地质勘查找矿工作提供优质服务。

[1]袁钧.地质档案规范化管理制度研究[J].山西档案,2014,(4).

[2]张新新.“十三五”的数字出版人才政策与实践研究——以政产学研一体化为视角[J].出版广角,2016,(19).

[3]李淑娜,刘海燕.浅析大学生网络化心理档案的动态分层管理模型构建[J].山西档案,2016,(2).

[4]陈淑香.新时期高校档案信息数字化建设面临的问题及对策[J].山西档案,2016,(1).

G273.5

A

1005-9652（2017）03-0069-03

（责任编辑：虞志坚）

孙立红（1966-），女，河南信阳人，河南省核工业地质局馆员，研究方向：档案管理。