21世纪以来档案利用研究述评<br/>——基于8种核心期刊的统计数据

21世纪以来档案利用研究述评
——基于8种核心期刊的统计数据

2017-11-10赵彦昌陈海霞

山西档案 2017年3期

文 / 赵彦昌陈海霞

21世纪以来档案利用研究述评
——基于8种核心期刊的统计数据

文 / 赵彦昌陈海霞

文章基于8种档案学核心期刊对21世纪以来档案利用研究的成果进行系统梳理，从文献发表年度与数量、期刊分布探讨文献发表及分布情况，从档案馆利用情况、专门档案、用户角度、法律法规层面、国外利用情况、反馈与评价等方面总结了已有的研究内容，最后对档案利用研究成果做出总体评价。

档案利用；用户角度；反馈与评价

档案利用是推动档案工作发展的重要环节，也是服务公众的必经之途，兼具理论性与实践性，一直是档案界长期以来关注、研究的热点话题。就集大成论著而言，前有刘国能等著《档案利用学》（中国档案出版社1996年出版）启其源，近有黄霄羽《社会转型期档案利用政策研究》（光明日报出版社2011年出版）承其续，分别代表了不同时期档案利用研究的最高水平。2016年国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》也明确提出，要深化和拓展档案利用服务。对于档案利用的内涵，我们可以从档案管理部门和档案利用者两个角度进行分析，从档案管理部门来说，是提供档案利用的过程，是档案馆（室）根据档案利用者的需求将有关档案信息提供给档案利用者的工作；从利用者角度来说，是为满足自己的档案利用需求主动寻求档案有用信息、获取档案服务的过程。档案利用的研究走过了漫漫长路。21世纪初已经涌现出关于档案利用与传播关系的探讨，也有学者对我国档案利用理论的形成与发展做出了全面论述。随着公民利用档案权利的增强，从法律法规层面研究档案利用问题的论文开始出现，基于利用者角度的档案利用文献逐渐增多。后来在政府信息公开、网络环境下档案利用的研究有了新的研究方向和思路。我们采用文献计量的方式，基于8种档案学核心期刊发表的有关档案利用研究论文进行统计分析，全面总结和梳理21世纪以来档案利用研究所取得的学术成就。

一、文献统计分析

我们以中国知网（CNKI）学术文献网络出版总库为检索来源，采用高级检索的方式，分别检索《档案学通讯》《档案学研究》《中国档案》《北京档案》《浙江档案》《山西档案》《档案与建设》《档案管理》刊载“档案利用”论文情况。具体检索方式为“篇名=档案利用”并含“文献来源=档案学通讯”，将时间限定为2000—2016年，共检索出可用于分析研究的文献374篇。

（一）文献发表年度与数量

我们对检索出的文献进行年度和数量统计，结果如图1所示，关于档案利用研究的年度发文数量一般在20篇左右，年度刊文数量总体趋势相差不大，相对来说保持稳定，说明档案利用的研究近年来始终保持着一定的热度。

（二）期刊分布

经统计，如表1和图2所示，21世纪以来《档案管理》共刊载档案利用研究的论文75篇，占比20%，在刊文数量上占据绝对优势。《北京档案》《档案与建设》发表的档案利用研究的论文都超过50篇，也值得我们多加关注。即使是刊文数量最少的《档案学研究》刊文数量也在20篇之上，说明我国档案学界对于档案利用的研究始终比较重视。这些已有的研究成果理论水平较高，具有一定的学术价值与参考价值。

二、研究内容

文献发表的数量能在一定程度上反映某一主题的研究情况和进展，但文献内容则是衡量研究成果质量的有效途径。我们通过仔细研读检索出的374篇文献，发现关于档案利用研究涉及的主题众多，研究内容十分丰富，既有理论层面的探讨，也有实践性的调研。按照文章内容，可分为以下几个主题，如图3所示。从档案馆角度出发研究档案利用情况的文献为117篇，约占研究成果的31.3%；研究专门档案的文献为39篇，约占研究成果的10.4%；有30篇文献从法律法规层面对档案利用的一些问题做出探讨，约占比8%；基于政府信息公开和网络等新环境下档案利用研究的研究论文为37篇，约占研究成果的10%。除此之外，还有研究欧美等国家档案利用的文献和关于档案利用反馈与评价的论文。需要说明的是，综合类指的是论文篇幅过短或论述多个主题但并不是很深入的文献，因而我们不再单独论述其主要研究成果。

（一）档案馆档案利用研究

这里指的是以自身档案馆为主体作为研究对象，分析馆藏情况和利用情况的文献。包括三个层面的内容，即综合档案馆档案利用研究、企事业内部档案馆档案利用研究和高校档案馆档案利用研究，相关研究成果较多。

1.综合档案馆档案利用研究。宋李娜引入经济领域的“营销”战略，强调档案信息服务应实现“产品战略、提高服务质量战略、广告战略、宣传战略”[1]，以期促进综合档案馆职能的拓展及服务利用的深化。这种有效的跨学科、跨领域的研究方法对于促进档案利用成效显著。杨霞从档案利用与公布的相关法规、利用者权限、利用需求、档案信息化程度等方面总结了档案利用与公布过程中存在的问题，并提出相应的对策。王中明通过对数据的统计分析总结了档案利用的现状，并探讨了档案开放的意义及影响档案开放的因素[2]。姜晓江，罗建军等认为，县级档案馆的馆藏资源、服务对象的转变、档案馆与基层档案室沟通上的障碍都是影响档案利用的原因，由于县级综合档案馆的特点是面向基层和社会，因而尤其要注重民生档案的建设。刘芸认为“做好市、县级档案馆的利用工作是‘建立方便人民群众的档案利用体系的关键所在’”[3]，她在总结市、县级档案馆取得成绩的基础上，提出如今的薄弱环节并探讨努力的方向。

关于综合档案馆档案利用的研究成果从时间上来看，跨度范围较广，21世纪以来此类的研究几乎从未中断。从研究作者来看，既有从事档案工作的综合档案馆人员，也有高校的档案学者。研究的内容多是从自身档案馆档案利用的现状出发，分析存在的问题，提出改进的策略，也有统计一定阶段内的档案利用情况，综合分析档案利用的特点和规律。具体的研究对象包括省级综合档案馆、市（县）级综合档案馆，能够区别不同层次档案馆开展档案利用工作的共同点和特殊性。总体来说，综合档案馆档案利用的研究成果较为系统、深入。

表1 档案利用研究文献期刊分布

2.企事业单位内部档案馆档案利用研究。企事业单位档案作为档案信息资源的重要组成部分，在经济活动中的作用显著。林靖对于出版企业档案利用的途径进行了探索，认为应建立完善的检索体系和咨询服务体系。石庆元谈及了企业实施档案利用管理的优越性、条件和措施；线性经济向循环经济发展时期企业档案利用的方式、内容、作用、效果都在发生着转变，“档案利用效果的价值层面已开始由时间控制型向思维控制型转变”[4]。张迎九认为，企业档案利用服务要注重转变观念、丰富馆藏、加强编研、建立检索体系及加强档案数字化建设。

3.高校档案馆档案利用档案。徐亮阐述了档案信息提供者付出的劳动与利用者的评价之间存在失衡现象，尽管档案信息提供者付出大量的脑力劳动和体力劳动，而利用者往往达不到心理预期的效果，按照问题—原因—对策的写作思路，解释了此种现象的制度性成因并提出相应的对策。孙大东系统总结了1990—2010年间关于高校档案利用的研究成果，具有典型性和代表性。毛灵芳、杨永钢、郭静采用网络调研了解了驻地在郑州市14所本科院校档案馆的设置情况，从社会、学校、学生三方面揭示了高校档案利用工作问题的原因，并提出加强高校档案利用的对策。

（二）基于用户角度的档案利用研究

王勇认为，要充分了解档案利用者的查档经验、维护自我形象的心理以及利用者的个性。比较有代表性的是苏州大学的胡燕，她关注到档案利用者在利用过程中作用显著，认为要重视对档案利用者利用心理、利用行为、利用机制的分析，还提出“召唤结构”以吸引利用者；通过对苏州市近600名普通公众的档案作用感受程度、档案内容选择意愿、利用方式等进行调查，掌握利用者的特点和规律[5]。张敏、王亚琦调查反映出大学生“对档案理解比较狭隘、档案主动意识和动机比较薄弱、档案利用行为比较被动”[6]，提出档案部门改善大学生档案利用现状的策略。连志英意识到史学研究者是重要的档案利用群体，以问卷调查的形式了解了史学研究者利用档案信息的途径、障碍、形式及期待档案馆提供的信息服务等，对于如何更好地满足档案利用者的需求提出了可行性建议。

档案利用者作为档案利用活动的主体，从用户角度进行档案利用研究是满足用户需求，树立为用户服务理念的重要环节。相关文献有从用户类型出发，研究某一行业用户的档案利用需求，如针对高校档案利用者、史学研究者；也有基于某一地域的普通公众，结合地域特色研究利用者的档案利用需求。从研究方法来看，有的论文单纯从理论出发，通过分析用户心理掌握利用者需求；也有通过问卷调查、实践调研直接探寻档案利用过程中用户的实际感受，促进档案利用工作的开展。可以说，基于用户角度的档案利用研究已经有了一定的研究深度，能够促进档案服务意识的增强，更好地树立以用户为中心的服务模式，挖掘档案利用中有价值的贴近民众生活的档案信息，对于档案利用的理论和实践发展具有双重意义。

（三）专门档案档案利用研究

在检索中，我们发现不少关于专门档案利用研究的文献，其中，房产档案利用研究和诉讼档案利用研究的文献数量较多，此外，还有一些关于会计档案、基建档案等专门档案利用研究的文献。

1.房产档案利用研究。边慧玲认为，社会现阶段利用者对房产档案的需求会逐渐增强，由于房产档案的特殊性势必会利用需求和隐私权的冲突，论文概括了房产档案中具体涉及隐私性质的信息，认为要通过正视房地产权属登记制度、确定合理公开范围等来维持利用需求与隐私权的平衡。石黎俊从对外接待量变多、服务形式拓宽、内容更贴近民生等方面谈论了房产档案利用环境的变化，并对房产档案的利用趋势进行勾勒。梁书玉把利用房产档案的角色限定为律师，分析了律师作为档案查询人的功能和角色定位。

2.诉讼档案利用研究。杜贯军从诉讼档案具有的重要意义入手，就当事人及其代理人、法院工作人员如何利用诉讼档案提出自己的建议。穆伯祥认为，投资诉讼档案能够为个人和企业规避经济活动中的投资风险，可以对投资人投资方向的安全性进行预警，评判融资人的信誉，对于投资过程中的陷阱和失误进行弥补，解决投资纠纷；然后分别从当事人、投资人的角度阐述了正确利用档案的途径。

3.其它类型专门档案的档案利用研究。专门档案种类繁多，近年来在档案利用中出现的种类也日益复杂。杨霞总结了专门档案利用服务的特点，从信息基础、服务方式、收费标准三个方面指出专门档案利用服务存在的问题，并提出相应的改进措施。张玮琼认为，不动产登记档案应该顺应大数据、“互联网+”环境的特点和要求，不动产登记档案存在问题的原因是档案管理的基础不统一、制度建设不完善、理论研究薄弱以及服务和需求的矛盾。徐君平认为，高校会计档案收集的齐全完整和整理的规范有序是有效利用的重要因素，提出了加强高校会计档案利用的措施。楼惠勤认为，当前基建档案存在“管理不善”和“管而不用”的现象，分析了利用工作薄弱的原因并提出改进的对策。张家英认为，如今人事档案利用在管理方式、服务重点、利用率上存在问题，可以借鉴国外的一些思想，如在人事档案开放利用时要维护当事人的知情权，也要注意不泄露隐私，突破人事档案的困境要注重适度公开和资源共享，保障人事档案的安全性。张志忠、朱水琴分析了税收业务档案利用的特殊性和必要性，认识到税收业务档案对于社会经济生活意义重大，认为要“通过实现税收业务档案利用的数字化、网络化、自动化、一体化、多元化，不断提升税收业务档案的利用价值 ”[7]。

专门档案利用研究充分结合了自身档案所具有的特殊性，专业性较强，在利用方式上也朝着网络化、自动化的方向发展，说明专门档案的利用也结合了“互联网+”、大数据等时代要求。

（四）基于法律法规层面的档案利用研究

关于档案利用法律法规层面的研究成果，大多围绕档案所有权、著作权、隐私权及利用权。也有不少学者就中外法律法规进行对比，进而对于修改《档案法》提出自己的见解。

1.档案利用中涉及利用权、隐私权、知情权、著作权的研究。张世林对档案利用活动中的法律关系进行解析，明晰了档案利用活动中涉及的法律责任，重点针对档案所有权以及档案利用中的著作权、隐私权进行论证；其对档案利用活动中法律关系的主体进行细化，包括“国家、国家机关以及档案行政管理部门、档案实体管理机构、机关、团体、企业事业单位、组织和个人”[8]，并分别对其权利和义务做了详细叙述。高畅、蒋卫荣认为，传统思想观念及档案立法中的整体协调性不足导致公私权失衡，应该公正司法和协调政府信息公开。刘肖肖探讨了未开放档案使用中隐私权与知政权、社会知情权、个人信息知情权之间的冲突，提出要保持两种权利的平衡离不开坚持社会公共利益优先原则、权利平衡、尊重个人及社会道德的约束。王英认为，应该明确利用程序和费用标准、制定捐赠协议等。

2.对有关档案利用的具体法律条款的思考。21世纪以后，档案利用政策体系基本形成并不断完善，但一些学者也开始对《档案法》及其实施办法中关于档案利用不合情理的地方做出探讨，随着2007年修改《档案法》工作的正式启动，相关论文逐步深入。

程训方认为，《档案法》及其《实施办法》对于档案行政机关享有的档案利用和公布的权力责任不对等，没有界定保存档案的行政机关应该承担的档案利用与公布的责任和义务，权力大于责任的不对称现象容易造成档案行政部门关于利用与公布档案权力的滥用，对当前《档案法》中有关档案开放的问题和如何保证用户利用开放档案的问题提出了质疑。[9]蒋卫荣认为，赋予公民利用档案的权利在社会中并未很好的实现，各单位对于《档案法》法律条文涉及的档案利用的解释比较宽泛，地方行政规章与法律法规之间不协调，急需制定《政府信息公开立法》来保障公民档案利用权利的实现。张建文认为，将来在修改《档案法》时，在公共档案利用方面应加入隐私权保护的条款，即“规定档案利用中档案馆的一般保密义务和档案利用者的隐私保密业务。”[10]陈艳红、宋娟以《档案法》中档案利用条款为依据，从价值取向、内容严谨性、法律操作性、协调性四个角度分析了中外档案法律法规的不同。

这一部分的研究成果论述了我国现行档案法规的结构、内容等存在的不足。一些地方性法规与《档案法》及其实施办法的某些内容不协调，如按照《档案法》的规定，某人能够利用房产档案，而房产档案管理局却依据《市房地产档案管理办法》“产权人不能查档” 拒绝其合理的查档要求。还有档案法规中关于限制档案利用的规定与政府信息公开的要求不适应。相关学者基于此对于修改《档案法》草案中关于档案利用的提出了建议，具有高度的理论水平。我们认为，此类从法律法规视角下探析档案利用者权益的论文对于保障利用者权益，促进档案利用工作的发展都有着积极的意义。

（五）新环境下档案利用研究

随着档案开放的力度不断增强、档案利用者需求的拓展、网络技术的深入，有关政府信息公开环境下档案利用的研究与网络环境下档案利用的研究成果也层出不穷。

1.政府信息公开背景下档案利用研究。相关成果主要是围绕政务公开、电子政务以及政府信息公开与档案利用的关系和影响展开论述。政务公开、政府信息公开有力地拓展了档案利用的范围，促进了档案利用的需求。黄静系统论述了二者整合的理论基础和现实基础，并从政府部门、档案部门的角度分别概括了二者整合的意义。饶圆、李财富认为，政务公开逐步迈上法制化轨道，有利于促进档案利用需求。她们概括出了政务公开背景下四种新的利用表现形式，除档案馆利用服务外，还包括“网络平台服务、视听传播服务、现行文件查询利用”[11]，如今都成为了信息化时代档案利用的重要手段和途径，这说明在当时他们已经有了强烈的超前档案利用服务意识，也反映出其文献具有一定的深度。王燕提出电子政务环境下档案利用服务模式能够划分利用者类型、提供推送和定制服务、允许用户反馈，具有很强的先进性。裴友泉、马沐谈及了档案开放的历史诉求与现实需要，认为应从政策层面、制度层面、项目保障层面这三方面考虑档案信息资源开发利用。

2.网络环境下档案利用研究。陈菲、李灵风探讨了新媒体及其在档案利用中的运用，认为新媒体对档案利用的推动是从小众向大众过渡。赵屹、汪艳认为，短信服务、WAP网站服务、手机报手机杂志、移动应用、移动社交、移动档案馆等都是档案利用服务的移动化形式，档案利用的泛在化趋势要努力做到“资源建设全面化、信息提供多途径化、泛在信息系统化、服务体系协同化”[12]。此外，也有专门论述微信、APP应用于档案服务利用的文献。郑光辉设计了云档案利用系统，重点介绍了档案信息资源整合系统和云平台管理系统。周峰谈到了模式识别技术、多媒体搜索技术、数据挖掘技术等大数据背景下档案利用的相关技术，举出了实践案例，并相信未来会向智慧型数字档案馆发展。吴新宇、喻斌阐述了量子通信加密技术在档案利用中的应用优势，对于档案信息的安全管理和有效利用意义深远。

随着网络技术的发展，基于新媒体信息平台的档案利用并不陌生，微博、微信、APP等都开始参与档案服务利用。大数据技术对于分析利用者背景信息，掌握利用规律；云计算对于设计档案利用系统，提升服务利用的人性化，都影响深远。

关于新媒体、信息技术应用于档案利用的文献从选题、写作方法上都呈现出多元化的趋势。既有单独从某一媒介或信息技术入手，具体分析档案利用中的现状；也有从整个网络大环境出发，整体考量带给档案利用的影响。

（六）关于其他国家的档案利用研究

已有研究成果集中于对欧美等国家的档案馆利用及服务情况进行分析，涉及大学档案馆、家谱档案等，总结国外档案利用过程的优秀经验，给我国以借鉴。黄霄羽解析了休闲利用观的基本内涵，总结出“国外档案利用服务社会化的实践特点——强化档案利用的文化休闲色彩”[13]。徐品坚从中美档案利用政策、手续、检索服务、信息化建设、公布权限、利用影响力等方面进行对比，提出改革我国档案利用工作的思考。李琨分析了欧美家谱档案利用工作具有利用率较高、内容丰富、需求广泛以及服务类型多样化的特点，认为我国应有所借鉴，对于家谱档案应充分利用和协调利用。肖秋会、杨青概括了欧洲档案利用的封闭期制度和档案类型，给我国档案开放与利用以启示。王改娇从出版馆藏资料的版权许可、馆藏文件的授权方式、用户义务、出版费用及档案复制等角度阐述了欧美国家大学档案利用版权制度的情况，给我国大学档案馆以启示。[14]

从对国外档案利用研究的文献能看出，国外的档案利用环境相对中国来说比较宽松，休闲利用观的利用思想对我国有着一定的影响。具体的研究对象也涉及外国的国家档案馆、高校档案馆以及私人馆藏档案，范围较广。但我们在检索出也发现一个问题，即对国外的研究集中于欧美，对澳大利亚等其他地域的国家很少涉及，可以说有一丝遗憾。

（七）档案利用反馈与评价

反馈与评价是衡量档案利用效果的最直接手段，也能促进新的档案利用工作的开展。档案利用反馈是指档案部门通过收集利用者在利用过程中的反馈信息，改善新一轮的档案利用工作。档案利用评价是指学者从研究的角度出发，设置合理的量化指标，对档案利用的效果、服务质量等综合进行衡量。史江、李金峰认为，要从更新档案信息反馈的内容与机制、创新反馈信息的收集与处理办法以及构建反馈的保障体系三个层面来解决当前反馈工作中存在的问题。杨霞谈及“从利用者本位的视角出发，尝试提出了一种社会公众参与的档案利用服务质量评价的指标体系和评价量表”[15]，设置了档案资源、服务设施、服务过程、服务结果四方面的评价指标。周耀林、张露认为，目前档案利用信息反馈在制度、反馈模式、反馈渠道、反馈枢纽以及宣传教育上存在问题，应注意拓宽反馈渠道及实现再反馈。陈通、赖敬延深入剖析了档案利用率、档案拒用率、档案利用效益评价三种指标，认为对档案馆的效益评价很难界定。尽管关于档案利用反馈与评价的论文数量较少，但它也为我们研究档案利用提供了新的视角。

三、总体评价

档案利用的研究有着漫长的进程，尤其是在21世纪以来取得丰硕的研究成果。有关档案利用的研究内容和领域不断深入和扩展，以实践调研为基础的研究逐渐占据较大比重。随着档案开放利用政策的完善，用户档案意识的提升，档案利用相关研究越来越注重利用者需求，多层次多角度为用户考量。这些成果在对欧美等国外有益成果进行借鉴之时，也充分考虑到了中国实情和特色。如今档案利用离不开媒介和网络技术，新环境下档案利用研究的方向向媒介、新技术与档案利用融合，符合了时代特点与要求。同时，我们关注到档案利用中的信息安全保护的文献较少，且多是对个人隐私权的保护，今后相关研究可着眼于网络环境下信息风险的发生与应对，消除或降低网络环境下档案利用的风险。

[1]宋李娜.面向公众的档案利用工作——论档案馆信息服务的“营销”战略[J].档案学通讯,2002,(5).

[2]王中明.档案利用工作现状及档案开放研究——以辽宁省档案馆2006-2015年档案利用情况为例[J].档案学研究,2016,(5).

[3]刘芸.市、县级国家综合档案馆利用工作思考[J].中国档案,2015,(5).

[4]石庆元.论经济转型时期企业档案利用的“转型”[J].中国档案,2010,(10).

[5]胡燕.公众档案利用行为现状的调查分析——基于苏州市民的调查[J].档案学通讯,2014,(5).

[6]张敏,王亚琦.对我国档案利用服务工作的思考——基于大学生档案利用行为特点的调查研究[J].档案与建设,2011,(12).

[7]张志忠,朱水琴.加强税收业务档案利用的探索与实践[J].档案与建设,2015,(11).

[8]张世林.论档案利用活动中的法律关系主体及其权利义务的实现[J].山西档案,2009,(3).

[9]程训方.对行政机关档案室档案利用和公布的思考——《档案法》审视之十[J].档案管理,2006,(2).

[10]张建文.公共档案利用中的隐私保护问题——从《政府信息公开条例》看《档案法》的修改[J].北京档案,2008,(7).

[11]饶圆,李财富.政务公开背景下的档案利用探微[J].档案学通讯,2007,(1).

[12]赵屹,汪艳.档案利用服务的移动化形式与泛在化趋势[J].档案与建设,2015,(10).