政务档案在线平台的信息资源库建设与服务功能创新

文 / 马宏正

政务档案在线平台的信息资源库建设与服务功能创新

文 / 马宏正

信息时代的政务管理需要更加丰富的档案资源支撑。政务档案在线平台的不断完善，有助于服务型政府的进一步建设。政务档案在线平台在为政务管理服务的过程中，应创新更多的服务功能，建设信息资源库，在此基础上拓展资源存储、资源发现、信息共享、信息推送、平台安全等服务功能，使政务管理工作更加快捷、便利、准确。

政务档案；在线平台；政务管理

对于政府来说，档案有着重要的“资政”作用。信息时代的政务档案正朝着网络化发展，档案在线服务平台的使用越来越普遍，已成为“服务型政府”信息化建设的关键环节。政府相关部门应构建完善的政务档案资源库，对一些服务功能进行创新，使政务管理达到事半功倍的效果。在此背景下，如何创新政务档案在线平台的服务功能，成为一项具有现实意义的研究课题。

一、政务档案在线平台的信息资源库建设

在信息时代，政务管理需要大量的信息资源支撑，而政务档案信息则是政务管理的核心资源。建设政务档案在线平台的信息资源库，要从政务管理的类别、行为以及档案自身的特性等方面进行考量，明确政务管理所需要的档案资源类型，使政务档案信息资源库的构建有清晰的目标。

（一）按照政务管理类别建设资源库

政务管理的类别较多，档案信息资源库应满足政务管理类别的多样化需求。一是程序类型的政务管理，通常要求有较强的科学性和系统性，制定的方案有极高的可行性，所以要求档案信息资源经得起反复的检验，对于一些档案问题能归纳出一整套的解决办法。二是战略类型的政务管理，比较注重数据和事实分析，需要站在全局的角度看待社会的宏观走向，并看重档案信息资源的全面性。三是连贯类型的政务管理，主要是处理加工不同档案中的一些零散信息，特别要集中能反映出事物规律的资源信息，形成连贯的推理机制。政务管理通常要求有较高的权威性和准确性，而档案本身一般也具备这两个特性，所以它跟政务管理是相符的[1]。从政务档案管理过程来看，为了提高政务管理工作的正确性，往往需要组建全面的档案信息资源库，将一些真实的数据记录进行处理加工，并存进资源库。

（二）按照政务管理行为建设资源库

政府的政务管理行为是为了解决当前存在的一些政务问题，有目标地收集档案信息资源，并通过这些资源做出正确的判断[2]。这一过程包括问题分析、目标确定、方案讨论、有效性验证等，最终推出有针对性的管理措施，而档案资源库为该流程提供了有效支撑。首先，管理者要掌握与问题相关的档案信息资源，深入思考问题的来源、发展以及该如何解决。其次，从全局角度加工和处理能反映管理问题的档案信息资源，使政务管理更加有目的性，能够确保管理措施的可行性与完整性。再次，制定问题解决方案，反映出政务管理的整个过程，使所选的方案达到最优，或者与目标最接近。第四，主要是为了验证管理过程是否正确、是否需要进一步改善资源库，使政务管理行为始终处于正常轨道。

（三）按照档案自身的特性建设资源库

对于政务管理者来说，档案资源的有效利用关系到政务工作的成功率，所以有必要细分档案资源，了解资源信息的特性，以便更好地使用这些资源。目前政务档案资源的常用分类如下：一是宏观型资源，指的是层次较高的、有普适性的信息资源，有助于管理者站在整体的角度上分析问题，从而使目光看得更远；二是预测型资源，主要是有目标地提取档案数据信息，并进行一定的处理加工，利用科学的方法推算政务管理的未来走势，起到较强的风险预防作用；三是关联型资源，指的是政务管理所用到的资源跟一些特定的资源信息存在关联性，在管理过程中可以充分利用这种关联性发现更多的有用资源；四是差别型资源，主要是指政务管理常用的资源跟核心资源存在的偏差，可以用来分析预测结果跟实际情况的差距，为政务管理提供差异化的特例描述。

二、政务档案在线平台的服务功能创新策略

政务档案在线平台应具备完善的信息服务功能，能够为政府提供政务管理依据，同时方便广大用户的在线访问，从而做到为大多数人服务。政务档案在线平台功能的创新，要求有更多适合时代发展的功能属性，例如资源存储、资源发现、信息共享等。

（一）政务档案在线平台信息存储功能的创新

信息储存是实现政务档案在线平台服务功能的首要步骤，对于政务管理来说，档案在线服务平台需要有足够的信息才具备存在的意义[3]。为了提高政务档案在线平台的信息存储功能，需要采取一些创新措施，例如可以按照政务档案信息的特征并结合政府相关部门的特色，对政务档案资源信息进行不同的分类，有针对性地采取存储方式[4]。政务档案信息存储需要分类处理，即每一种档案信息都应有详细的分类，细化后的档案信息被添加到信息资源库中，方便政务管理过程中的各种查询和调用，并可以按照管理需求进行修改或删除，尽量减少重复的资源，使在线平台的运行效率更高。在政务档案资源存储的过程中，还需要进行信息的一致性检验，确认新增的档案信息是否会对其它信息造成影响。档案信息存储一般要求具备安全性高、管理方便、支持同时在线人数多的优势[5]，这对于政务管理工作至关重要。

（二）政务档案在线平台资源发现功能的创新

在数据挖掘、大数据、云计算等技术的快速发展下，资源发现成为政务档案在线平台创新发展的重要手段之一。在资源发现的过程中，主要采用智能化、自动化等方式，将繁杂的数据转变为简洁的、有用的信息，从以往的单方面、局部领域、少数部门的档案信息数据管理，到全面性、整体化的所有信息管理，有效促进了政务管理工作的进步[6]。在政务档案在线平台的发展过程中，可以利用当前较为流行的数据挖掘和云计算技术，按照资源应用的不同进行有针对性的挖掘，通过计算分析及时发现数据后面的规律，总结各种数据之间的关联性，从而架起资源信息相互融合的“桥梁”。政务档案在线平台通常存有大量的信息，所以要借助一定的规则从原有信息中发现有层次的新资源[7]。政务档案在线平台的资源库不但包括信息单元，还包括规则单元、数据关系单元等，这些单元都是确保资源库正常运转的核心环节。在常用规则的基础上，我们要善于归纳挖掘规则，使资源发现在合理的范围内进行，还可以利用高阶推理的方式，从数据关系单元中发现一些适用的关系，使政务档案在线平台更加符合政务管理工作的要求。

（三）政务档案在线平台信息共享功能的创新

信息共享是互联网时代的一大特色，同时也是政务档案在线平台必须具备的一项功能。为了提高政务管理工作的效率，我们应充分发挥政务档案在线平台的信息共享功能，实现管理者与在线平台之间的动态交流，为政务管理者打造个性化的信息服务。根据政务档案在线平台的构建标准，在建立起一批资源库之后，应实现各资源库相互之间的关联，通过信息共享提供更加到位的在线信息服务，促进政务档案资源利用率的有效提升。信息共享有利于资源库之间的取长补短，使政务管理者在制定工作方案时拥有足够的依据，同时政务档案信息在不断的互动交流中也能提高自身价值，成为政务管理工作的有力推手。政务档案信息共享机制除了各资源库与平台的对接之外，还可以通过各种新媒体手段创新共享方式，例如微博群、微信群等，都是很好的信息共享平台，方便管理者之间的问题探讨，实时共享有针对性的档案文件，提高信息使用的准确度。政务档案在线平台可以整合微博、微信等新媒体的接入口，并在新媒体上加入在线平台连接，发挥信息共享的一体化功能。

（四）政务档案在线平台信息推送功能的创新

在信息时代，政务管理的关键在于信息管理，这就需要不断加强信息资源推送服务，使管理者能够及时掌握最新的档案信息。政务档案在线平台的信息推送功能可以帮助管理者更好地制定工作方案，如通过信息群发、信息整合、信息加工等功能服务，使管理者更容易掌握一些有效资源，在进行政务管理时达到事半功倍的效果。政务档案在线平台信息推送功能应按照政务管理的不同需求，提供具有个性化的信息推送服务，包括在互动的过程中自动判断检索要求，给管理者真正想要的信息资源，大幅减少管理者花在档案信息查询上面的时间和精力[8]。此外，政务档案在线平台的信息推送功能还要根据管理者的搜索记录，发现一些有规律的特殊需求，并按照这些需求主动推送符合要求的信息，不断提高政务管理效率。而信息推送手段除了平台栏目、短消息、用户私信等，还可以结合微博、微信等新媒体推送方式，在最大程度上实现信息推送功能的创新，使政务档案在线平台成为一个高效率的信息载体。

（五）政务档案在线平台安全功能的创新

安全功能是确保政务档案在线平台安全性的主要功能。由于档案具有涉密性，所以对政务档案在线平台提出了更高的安全要求。在政务档案在线平台构建的过程中，我们应充分考虑信息的安全性，即如何在信息共享的同时防止重要资源外泄。首先，政务档案在线平台应具备用户权限的设置功能，不同权限的用户只能查看相应范围内的档案资源，这样为信息安全加上一道“锁”，防止越级查阅的现象发生。其次，在共享档案信息资源时，平台管理员要加强信息的管控工作，要求使用者不得泄密档案信息，否则将按有关规定进行一些处罚，对于违反法律条例的，还要追究当事者的法律责任。一般来说，信息共享范围只能限定在政府内部，任何涉外环节都要做到绝对安全。关于信息保护的安全策略较多，除了权限管理之外，还有鉴定用户身份信息、资源传输中的加密处理、安全日志记录等[9]。在互联网快速发展的背景下，信息安全变得越来越重要，加强政务档案在线平台的安全功能，有助于保证档案信息服务在可控的范围内运行。

三、结语

政务档案是政务管理的重要信息凭据。在建设服务型政府的大背景下，构建政务档案在线平台并不断创新服务功能，有助于提高政务管理工作的效率。档案信息资源库是政务档案在线服务平台的核心环节。我们首先要建设信息资源库，再在此基础上进行政务档案在线平台的服务功能创新，主要包括信息存储功能、资源发现功能、信息共享功能、信息推送功能、平台安全功能等方面的创新，为政务管理工作提供更多的档案信息资源，方便政务管理的顺利、高效、快速进行，以此推动服务型政府建设。

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G270

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1005-9652（2017）03-0060-03

（责任编辑：虞志坚）

马宏正（1971-），女，山东青州人，硕士，广东开放大学馆员，研究方向：档案管理。