突出牧区特点开展档案工作——以巴林右旗档案局为实例的分析

那仁高娃

内蒙古自治区巴林右旗档案局，内蒙古 巴林右旗 025150

突出牧区特点开展档案工作
——以巴林右旗档案局为实例的分析

那仁高娃

内蒙古自治区巴林右旗档案局，内蒙古 巴林右旗 025150

巴林右旗是以蒙古族为主体、汉族为多数的少数民族聚居地区，其聚居情况的现实状况各异，以畜牧业为主要生产生活方式。结合少数民族聚居地区与牧区本身的特点，形成了相关文件、材料由蒙文、汉文，蒙文译汉文、汉文译蒙文等多种方式呈现的特点，其中蒙古文档案占相当比重，以上特征决定了巴林右旗档案工作的主要特点与趋势。把握民族地区档案的特点，加快发展抢救整理与利用，巴林右旗档案局的档案及资料具有十分鲜明的民族地区档案的特点。

牧区；档案工作；巴林右旗档案局

一、根据牧区特点实行专属蒙文档案工作

巴林右旗档案局结合实际情况制定《巴林右旗蒙文文书立卷细则》。细则规定设定设立纯蒙文卷，要求各单位在整理档案时，不是蒙汉并行的蒙文文件，按门类组成蒙文卷，但卷内文件必须保持历史联系，内容相连。蒙汉文并行的文件，合并立卷确有困难，可蒙汉单独立卷，并在备考里说明，亦可整理为蒙汉合并卷。蒙古文案卷的形成，主要是根据本单位收发文的实际情况来确定，蒙文文书能够成一个案卷时，单独立卷，但蒙文文书的份数很少，不构成一个档案者，与有关的汉文文书合并立卷。蒙汉文文书互相有联系的合并立卷，规定了卷内蒙汉文件的排列顺序。卷内文件排列，蒙汉文合并组成的文件蒙文排列在前，汉文在后。卷内目录的填写，蒙文在蒙文目录上填写，汉文在汉文目录上填写，蒙汉文合并的卷内目录，用蒙汉文两种文字填写。使用蒙汉两个卷内目录。案卷标题蒙文案卷标题从左到右竖写，汉文从左到右横写。编制蒙汉两种文字对照的检索工具。

1984年旗档案局针对这一特点，大力开展蒙文档案的整理和利用工作。工作中认真贯彻国家档案局发出的有关抢救历史档案的通知精神，对大量的蒙文档案进行清理。此次清理结合农村牧区1984年人民公社改建苏木、乡、镇，旗档案局(馆)到原旗内14个公社进行档案整理立卷，加强对蒙文档案整理立卷工作的业务指导。针对蒙文档案积压多、处理难的情况，旗档案局分别制定了《蒙文文书档案立卷细则》、《蒙文档案立卷规范和保管期限》。从当年3月份开始在旗内牧区3个单位进行试点，整理各种案卷624卷。接着以此为示范，至年末全旗9个纯牧业苏木中共抢救整理蒙文档案2415卷，全部达到立卷标准。1994年9月内蒙古自治区全区牧区档案工作经验交流现场会在巴林右旗召开，巴林右旗档案局领导分别在会上介绍了经验。所有这些档案都成为全旗馆藏特色档案。2000年以后蒙文档案的归档、保管和利用工作延伸到嘎查村、独贵龙组，并在牧户中建立档案，为这一地区特色档案进一步丰富和规范提供范式。

在推行《蒙文文书立卷试行办法》的同时，巴林右旗档案局结合本旗的实际情况和特点，制定了《蒙文文书立卷细则》。并统一了纯蒙文卷、蒙汉合并卷、汉文卷三种立卷形式。使蒙文文书立卷工作受到上级的表彰，在内蒙古自治区蒙文档案工作会议上，巴林右旗档案局做了典型发言，并介绍了经验。巴林右旗档案馆保存纯蒙文档案76卷，占纯蒙文档案总数的4%，蒙汉文合并档案3278卷，占蒙汉文合并档案总数的22%。旗直机关单位保存纯蒙文档案225卷，占纯蒙文档案总数11%.蒙汉文合并档案3126卷，占蒙汉文合并档案总数21%。各苏木、乡、镇保存纯蒙文档案1666卷，占纯蒙文档案总数的85%。蒙汉文合并档案8390卷，占蒙汉文合并档案总数的57%。随着全旗蒙文档案工作的深入开展，蒙文档案的利用率逐年上升。在落实政策，平反冤假错案，制定牧业建设规划，编写史志等工作中，发挥了重要作用。

二、根据牧区特点实行业务指导的方式、内容及收集工作

根据上级档案部门的要求，巴林右旗档案局结合本地实际，制定《巴林右旗直属机关档案工作考评细则》，并举办培训班或以会代训的形式进行现场操作指导，使示范馆室建设和服务利用达标等工作进一步规范化管理。2000年，旗委把档案工作列入《科级领导班子和领导干部年终实绩考核目标》和精神文明单位考核成绩单位之中，旗政府把档案工作纳入了议事日程，档案局作为监控单位，制定考核办法，每年年末按《考核细则》对全旗的档案工作进行认真检查、评分，对档案工作管理较差的单位给予警告，限期整改。

关于业务指导的内容。巴林右旗档案局每年以会代训的形式举办2次大型培训班，讲课与实际操作、现场指导方式推行，此外，与各苏木、乡、镇联合举办嘎查、村档案人员培训班。新的归档文件整理规则在全旗全面推广应用，根据内蒙古自治区档案局《蒙文文书立卷试行办法》规定，结合巴林右旗的实际情况和特点，旗档案局制定了《蒙文文书立卷细则》，在全旗统一实行蒙文卷，蒙汉文合并卷，汉文卷三种形式的立卷方法。对立卷的排列、文字的填写、卷内目录、备考表的填写、编目、装订等都做了详细规定。

(一)区分全宗

固定全宗顺序号，按照立卷归档单位的重要训诫进行排列。档案馆作了《巴林右旗各机关单位划分全宗的意见(草案)》，其内容有以下六条：1、旗党委系统下列机关可以成立卷宗：中共巴林右旗委员会(包括各部、委、室)监察委员会直属机关党委、旗总工会、共青团巴林右旗委员会、巴林右旗妇女联合会。2、旗政府系统下列单位可以成立全宗：旗直各委、办、局，商业局和供销辖的公社和各经理部不是行文单位，全宗内可单独设类处理，这样即便利工作，又能保持文件之间的自然形成规律与联系。3、法院、检察院各自成立全宗。4、各企业事业单位分别成立全宗。5、临时机构一般不成立全宗，作为有关全宗的一部分。6、合署办公的机关，可以成立联合全宗。

(二)组卷

根据文件本身的特征组卷。构成文件的特征有：问题、时间、名称、作者、通讯者、地区6个特征进行组卷。案卷组成后，编写案卷目录和案卷文件目录，进行归档。档案馆人员除按照以上程序每年第一季度完成旗委全宗上年形成的文件材料和中央、自治区、盟市下达的文件材料进行整理立卷归档外，还要对按收的案卷中不符合要求的部分，进行加工整理，同时对收集的档案资料进行整理，编号，抄目。

(三)收集工作是档案工作的起点

收集的方法有三：一是档案员直接收集，由档案员将党委和政府的积存文件全部收集起来，加以整理立卷归档。例如档案工作在五十年代初创时期，旗委、旗人民委员会档案就是用此方法收集起来的。在1979年以后的恢复整顿工作中，清理积存文件就是档案员直接收集的。现在各机关档案室大多也是采用此种方法。二是由文书处理部门自行收集立卷交档案室归档。从60年代的机关档案工作的发展时期到今多数部门和单位都是采用这种方法。三是突击性收集和平时经常性收集相结合的方法。中共巴林右旗委员会转发了巴林右旗档案馆《档案接收与收集工作几点意见》。对档案接收和收集范围及方法做了规定。

三、立卷方法的实行历程及现行状况

巴林右旗的文书档案多年来一直是遵循我国文书立卷工作的基本原则并按照案卷质量标准进行立卷归档的。文书立卷根据立卷的6个特征，采取了几种方法相结合的方法。首先是分开保管期限，注意问题的完整性，永久、长期、短期的分开立卷。二是分开年度，注意文件内容针对的时间，原则上不是一个年度的不立在一个卷内。三是分开问题，注意问题联系的准确和文件数量。同类问题的或有关问题的文件组在一个卷内，页数过多的再另立卷。四是分级别，注意上下级文件之间的联系，一般都是上级机关在前，下级机关在后。鉴于历史原因，有一部分机关档案室是兼职档案员，多数机关档案室的档案人员既是档案员又是机要员或是打字员，有的甚至还是机关的通讯员身兼多职，他们除担负着平时归档以外，很大一部分工作量是集中在年底和次年年初进行的。一些较大机关档案室的立卷工作要从头一年年底开始一直拖到第二年中才能全部完成。在档案保管方面，各档案室都有固定库房，有的小机关不是专室也有专门放置档案橱柜的地方，并制定有管理档案的一系列规章制度。档案装具是统一的硬壳牛皮纸卷皮，检索工具普遍采用的是统一的印制的案卷目录，案卷文件目录，按照项目各自编写。各档案室一般都能够做到卫生清洁，无虫蛀鼠咬，无尘，无霉烂，备有防火防盗防潮简易设施。巴林右旗的文书档案基本上达到正规化、制度化、科学化、规范化的要求。

同时对质量低的档案进行了调整，“文化大革命”前接受进馆的部分档案质量偏低，主要是分类不清，划期不准，提供利用十分不便，根据这种情况，开展了案卷调整工作，在充分利用原来整理的基础上，又调整了档案1650卷。通过每年的调整，大大提高了馆藏的质量，方便了提供利用。1979年——1985年，巴林右旗档案馆对过去进馆的档案，按照案卷质量标准，严格的进行质量检查，对于案卷质量较低或不合乎质量要求的案卷，逐卷进行了鉴定，重新进行加工，有的重新进行组卷，共组卷5350卷。使馆藏档案的质量有了一定的提高。对于入馆的档案分别划分了全宗。全宗档案按组织机构——年度分类进行了排列，固定了存放位置，编排了箱子号。档案馆对馆藏资料进行分类整理，制作分类卡，填写分类目录和目录索引，使资料基本做到了排列整齐，分类准确，编目清晰，方便利用。内蒙古自治区档案局在巴林右旗召开民族地区基层档案工作现场经验交流会，旗政府领导和档案局领导分别在会上介绍了经验，并到积极评价。

按照档案系统化整理的要求，自1985年以来，对馆藏档案进行了清理核对，在区分全宗的基础上，以全宗为原则，按照系统化整理的要求和原整理状况，对不符合质量要求的全宗档案，有的拆换了卷壳有的贴加脊背，有的补填了卷内目录，有的补充了零散文件，并重新进行案卷排列、编号、编目。通过整理，达到了全宗号、目录号、案卷号、张页号四号齐全、四号比重的要求，每个全宗、每卷档案、每份文件都有准确的位置。

G271

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：2095-4379-(2017)26-0275-02

那仁高娃(1967-)，女，蒙古族，内蒙古自治区巴林右旗档案局，馆员。