新形式下人事档案信息化管理策略研究

2017-01-28杨润平云龙县人力资源和社会保障局人才中心

科学中国人 2017年18期

关键词：保障局人力资源档案管理

杨润平云龙县人力资源和社会保障局人才中心

新形式下人事档案信息化管理策略研究

杨润平
云龙县人力资源和社会保障局人才中心

为顺应当代知识经济的发展，人力资源和社会保障局的档案管理工作应该借助信息化技术进行更新完善，来提高人事档案的管理效率。本文对新形势下人事档案信息化管理的策略展开研究。

人事档案；信息化管理；管理制度；综合素质

人力资源和社会保障局的人事档案管理包括相关档案的收集、整理、保存、鉴定、统计与使用，这一系列的工作完成信息化后，能优化人事档案的统筹安排及全面管理，因此，信息化管理水平决定了人事档案管理的有效性。

一、人事档案信息化管理的现状

（一）人事档案管理不受重视

档案管理属于基层工作，很受得到相应的重视，但实际工作量繁重，关系到相关档案的收集、整理、保存管理、鉴定、统计与服务，各个环节紧紧相扣。在缺乏相应管理制度和方法时，人事档案管理工作非常容易陷入不安全、不规范的状况中。

（二）人事档案管理平台落后

传统的人事档案管理是人工进行的纸质档案登记记录，分类归档。由于来源分散，每一年都会产生新档案或需要迁移的档案，也会有过期注销的档案出现，所需档案室的容量要求也越来越大。纸质档案管理需要注意防潮、防虫蛀、防火等，投入的管理成本随着档案的增多而增加，导致财务负担逐渐加重。目前虽已实施信息化管理，但还无法实现多单位之间的云共享，所有档案信息只能内部查询，不能推动人事档案管理的信息化建设。

（三）人事档案管理人员素质有待提高

当前从事人事档案管理的人员大多并不是专业的信息技术人才，而是经验型的人员，是由“老带新”模式出来的“人才”。他们在档案管理这方面没有专业性的知识，有的上岗前也并未进行系统性培训，使得在岗的档案管理人员素质能力层次不齐。由于档案管理人员不能熟练操作信息化系统，人事档案的信息化管理进程就会受阻，最终限制人事档案作用的发挥。

二、新形势下人事档案信息化管理的策略

（一）加强对档案管理工作的重视

档案管理虽说是基层工作，却决定了人力资源和社会保障局相关工作的顺利开展。单位领导班子必须充分重视，规范档案管理人员的工作行为，制定严格的管理制度，加大投入设施资源，引进信息化管理的专业人才，确保人事档案信息化管理的先进性与高效性。同时，也要注意激励档案管理人员，做到奖惩分明，调动管理人员的积极性。

（二）加强档案管理制度建设

进行规范的档案管理必须规范档案管理制度，有了制度才有标准，才能使档案管理全面有序地展开。档案管理制度要具体细化，比如规范性的档案登记收集、归档、统计等操作行为，明确一岗一责，完善监督权衡制度，奖惩与绩效评估公平公正，提拔晋升公开透明。制度制定出来，就一定要严格执行，确保权威与公正。当然，也要结合档案信息化的现状，不断调整修订，使制度规范化却不失人性化。人力资源和社会保障局的档案管理包含应届高校毕业生的档案，这部分档案每年都会产生大量资料信息，收集、登记、归档工作量很大，并且经常出现档案迁移，要充分考虑到流动性，应专门设置一套管理制度，提高办事效率。

（三）提高档案信息化管理水平

人事档案管理信息化的首要任务，就是要对档案进行信息化和数字化建设，这就要求专业的系统软件设计团队为人力资源和社会保障局及其他有相关工作联系的事业单位，设计出适应实际档案管理工作环境和要求的软件系统，并同时保证操作界面简洁易懂、操作简便易上手，更要保障系统的“一岗一责”权限制度和系统安全防御性。在借助高新信息技术管理的同时，不仅要提高人事档案管理的效率，更要加强应对各种突发事件和意外的发生，事业单位应在信息化的基础上，保留部分重要的传统纸质档案，比如已注销或已销毁的档案目录、已迁移的档案目录。这是由于当前信息技术发展还未到极致，部分系统软件的功能开发受到制约，导致人事档案管理信息化的全面建设存在局限性。管理者应以数字化和纸质版两种档案进行结合管理，充分运用实际和虚拟资源进行双向管理传播，全面发挥二者在档案管理上的优势长处，提升档案管理的有效性和便捷性。

（四）促进档案管理工作规范化与标准化

要想使档案管理工作在现代化发展的进程中逐步稳健地发展完善，第一步就需要搭建全新的云端平台，应用系统性的操作软件，让所有信息资料可以通过云端，在各个相关事业单位的线上进行便捷传输。如此一来便能方便各部门的相关工作人员查阅所需资料，还能更好地监管档案查阅人员。第二步，更新操作系统，使资源信息可进行云端备份和数据恢复，让档案管理的丢失几率极大减小，为日后工作查档提供保障。第三步，详细制定日常档案工作流程一览图，明晰每天的准备工作、操作准则、收尾工作，要求人事档案管理人员每天以工作流程为基础，开始一天的规范作业，降低工作中的错误率。最后一步，也是最重要的一步，要设立专门的审核人员，定期进行档案信息的审核统计，作为档案信息安全性和准确性的二次保障。

（五）提高档案管理人员的综合素质

新形势下档案信息化管理的关键在于档案管理人员综合素质的提高。目前大部分档案管理人员均不是专业学习过档案管理的人员，这严重制约了档案管理工作的高效性。所以，在科技、经济高速发展的新形式下，从事档案信息化管理的在岗人员不只需要熟练掌握档案管理的专业基础知识和实际业务操作，还要求熟练掌握计算机的基础操作，懂得互联网技术，能够运用各类办公软件，另外，还需对新政策有正确的理解认知，对单位工作岗位的工作流程和行为规范有透彻的认识，能又快又好地适应新时代档案信息化管理的新环境，以更好地推动档案信息化管理的发展。