高校办公室管理

2017-01-24庞威

中国民族博览 2017年11期

关键词：职能办公室管理工作

庞威

（沈阳音乐学院，辽宁沈阳 110000）

高校办公室管理

庞威

（沈阳音乐学院，辽宁沈阳 110000）

作为高校管理工作的枢纽，高校办公室需要较好地开展管理工作，以确保学校各项事务能够顺利完成。基于这种认识，本文对高校办公室管理问题展开了分析，并结合这些问题提出了相应的管理对策，为关注这一话题的人们提供参考。

高校办公室；管理职能；信息平台

引言

随着高等教育的发展，高校办公室管理工作也随之变化，从而产生新的问题。就目前来看，高校办公室管理普遍存在管理职能弱化、管理制度落后、管理条件不佳和能力水平不一等问题，不利于高校各项工作的顺利开展。因此，还应加强高校办公室管理问题的分析，以便结合这些问题制定有效的对策，继而更好地促进高校管理工作水平的提升。

一、高校办公室管理问题分析

（一）管理职能弱化

现阶段，高校办公室管理出现了职能弱化的问题。随着时代的发展，高校办公室职能目标也发生变化。明确新的职能，才能更好地制定工作目标，从而有效开展高校办公室工作。但从实际情况来看，高校办公室未能认识职能目标的变化，未能及时实现职能拓展，出现了职能弱化的情况。受这一因素影响，办公室人员大多只负责自己的“一亩三分地”，在工作中缺乏热情。此外，高校办公室也未能及时开拓新鲜业务，难以为全校师生提供全方位服务。

（二）管理制度落后

高校办公室管理工作需要借助文件、会议等途径开展，需指定完善管理制度，以确保各项工作能够有序开展。但就目前来看，高校办公室管理制度落后，不符合新时期管理需求，以至于人员工作与制度脱离[1]。受这一因素的影响，办公室管理人员在工作中总是缺乏计划性和针对性，主要按照上级领导要求确定工作内容。此外，高校办公室管理未制定相应的奖惩机制，导致实际工作中存在职责不明和奖惩不清等问题，难以对人员形成有效激励。

（三）办公条件不佳

在信息技术快速发展的背景下，高校同样完成了计算机等信息设备的引进，以期提高高校工作效率。但从高校办公室的工作条件来看，多数办公室存在硬件设施不全、设备陈旧老化等问题。而即便高校引进了有关设备、设施，也未能做到及时完成技术更新、升级，所以导致设备未能发挥应有作用。受这些因素的影响，高校办公室人员无法在工作中加强信息技术的充分运用，工作效率普遍不高，也未能获得工作质量的提升。

（四）能力水平不一

高校办公室管理工作的开展，需要依靠办公室工作人员。由于高校办公室管理工作较为琐碎，所以需要人员拥有较强的业务能力和过强的专业素质，以确保相关工作能够高效开展。但实际上，高校办公室人员来历不同，一些是由教师中选拔的，一些则是从机关单位抽调的，还有一些是高校直接招聘的应届毕业生，在学历、经验等方面存在较大差异，能力和素质水平也高低不一。受这一因素影响，高校办公室管理工作难以得到统一、高效开展。

二、高校办公室管理对策探讨

（一）强化管理职能

为加强高校办公室管理，还要对高校办公室的管理职能进行强化。首先，需强调服务职能，要求高校办公室为领导会议、文件简报等工作的开展提供服务，并致力于服务学校的各个部门，面向全体师生提供优质服务。为此，还要加强办公室人员服务意识的培养，确保人员能够改进服务态度，积极为学校师生提供服务。其次，需突出办公室的调研职能，结合高校发展现状开展高校课题调研，采用多种形式加强办公室调研工作开展，以便为高校经营管理决策的制定提供依据和保障。再者，需强化办公室协调能力，结合高校各项事务重要程度对各种事件的关系和顺序进行调整，减少高校科研、教育和管理等工作的冲突，从而使高校和谐发展。最后，应加强办公室监督职能发挥，使办公室行使监督各部门工作的权力，以确保各部门能够将责任和事务落实到个人身上[2]。针对未能按时完成学校布置任务的部门，办公室则要适时问责，以督促各部门加快工作的开展，确保学校管理工作效率得到全面提升。

（二）完善管理制度

结合高校办公室管理工作现状，还要对现有制度进行完善。首先，需加强办公室内部制度建设，确保各项工作的开展能够做到有章可循。为此，还要对办公室人员的职责进行进一步细化，确保个人能够明确自身岗位责任，并在制度指导下通过分工合作顺利完成各项工作。在实际工作中，则要结合学校发展需求实现制度创新，确保办公室管理工作内容得到进一步丰富，并确保各项制度能够得到落实。其次，还要完成长效激励机制的建立，以确保办公室工作人员能够更好地投入工作。为此，还要从物质和精神两方面制定相应的激励措施，确保管理人员能够通过积极工作获得更加丰厚的回报，同时也能在精神上产生更大的工作兴趣，继而更好地完成各项工作。此外，还要制定相应的奖惩机制，给予工作表现优异的人员一定的奖励，并对工作表现较差的人员进行适当惩罚，继而使人员认真开展各项工作。最后，需制定人员的教育培训制度，确保人员能够通过学习不断提高自身能力和工作水平，并通过加强人员培训实现高校资源的充分利用，使办公室人员更好地为高校教育提供服务。

（三）改善办公条件

为给高校办公室管理工作的开展提供基本保障，高校还应改善现有办公条件，建立专款进行高质量办公设备的购置，并加强办公室的修缮、整合，以便为办公人员提供相对独立的办公环境和良好的办公条件。在此基础上，则要加强办公室管理信息平台的建设，完成高效、科学办公室管理信息系统的建设，引入更多的先进技术设备，完成高校管理平台建设。而利用该平台，办公室人员则能完成高校大量信息的收集、处理、存储和传达，从而使办公室工作效率得到进一步提升。此外，借助该平台，人员也能实现管理信息资源共享。因此，通过信息化建设，可以推动办公室管理的自动化发展，从而在节省高校办公室管理人力资源的同时，使高校的管理效益得到提高。

（四）加强队伍建设

在高校办公室管理队伍建设上，需完成高素质、强能力的先进性管理队伍培养，以便使高校办公室始终保持较高的工作效率，坚持满足新时期高校发展需求。首先，需加强办公室人员思想意识的培养，确保人员能够形成正确的思想价值观念，持续加强办公室作风建设，严格按照高校的规章制度开展工作，产生推动高校发展的使命感和责任感。其次，需加强办公室人员业务素质培养，加强管理人员选拔培养，对人员沟通能力、协调能力、文字表达能力等各种专业能力进行培养，从而使办公室业务处理效率得到提高。针对缺乏经验的工作人员，需加强人员实践锻炼，从而使人员能够完成丰富工作经验的积累，不断提高自身服务水平。针对业务知识水平较差的人员，需加强专业培训，安排人员提供专业性的帮助，确保人员素质水平能够得到尽快提升[3]。最后，应加强办公室人员职业道德培养，使人员在工作中恪尽职守，严肃进行工作和生活的区分，采用职业化的方式解决工作问题，避免将生活中的烦恼带入工作，使办公室服务质量得到进一步提升。