新医改下医院档案管理存在的问题和解决方法

官瑞霞，李冬盎

1.济南市第一人民医院，山东济南 250011；2.401医院崂山分院，山东青岛 266100

新医改下医院档案管理存在的问题和解决方法

官瑞霞1，李冬盎2

1.济南市第一人民医院，山东济南 250011；2.401医院崂山分院，山东青岛 266100

随着新医疗改革体制的不断深入，新医改对于医院的档案管理工作也提出了新的要求，医院档案管理工作必须结合该院的实际情况，有的放矢，重点攻克薄弱环节，适时调整，加大医院档案管理工作的力度，通过采用现代的信息化管理手段，完善和落实档案管理工作，提升医院的整体管理水平，促进医院的可持续发展。该文主要针对新医改下医院档案管理存在的问题提出有效的解决方法，以供参考。

新医改；医院档案管理；问题；策略

档案作为现代医院管理工作的重要内容，记载了医院发展历史，同时也为领导的科学决策提供一定的参考和依据，是医院一笔宝贵的财富。在新的医疗改革的背景下，为医疗事业的发展奠定了良好的基础，不同于一般的档案管理工作，医院档案管理工作有着一定的特殊性，通常表现在档案形式和管理形式两个方面，保证档案管理工作的规范化、科学化，是推动医院各项工作有序开展的前提。因此，怎样全面落实和加强医院档案管理工作对于医院的标准化建设和发展具有非常重要的现实意义，也成为医院现代化发展必须面临和解决的问题。下面就针对新医改下医院档案管理工作中存在的问题进行研究和探讨。

1 医院档案管理工作概述

医院档案主要有书面、电子数据以及音像等多种形式，为医院的建设和发展提供了全面系统的资料和信息，记载着医院的建设和发展的点点滴滴。传统的医院档案管理工作包括两大类，分别为医疗档案管理与后勤档案管理。其中医疗档案管理的工作内容主要包括记录和整理医院日常的医疗服务工作，而后勤档案管理工作涉及的范围比较繁多，比如医院建设、绿化、装修、设备运行、水电气、清洁等。在新的医疗改革的背景下，对于医院档案的管理工作也提出了新的要求，因此，医院档案管理工作必须顺应医疗改革的发展方向，针对医院的实际情况，全面落实医院档案管理工作，实现档案管理工作高效化、信息化、自动化，促进医院管理水平的提升，推动医疗事业的不断进步。

2 档案管理中存在的问题

2.1 医院管理者档案管理意识较差

医院的经营模式和发展状况是医院管理工作的重点，然而管理人员往往没有真正认识到档案管理工作的重要性，对其没有引起足够的重视，缺乏管理的意识，从而导致档案管理工作整体的积极性不高，很多管理人员对待档案管理工作都是象征性地完成任务，抱着敷衍的工作态度，没有做好对档案的处理工作，工作都是草草了事，档案资料不完整的问题频繁发生。

2.2 档案管理体制和时代的发展要求不符

现阶段，很多医院已经拥有了属于自己的一套管理制度和规范，其中大多数内容都是有关于医疗、护理以及人事等方面，而针对档案管理的制度非常少，医院多数都是根据自身的实际情况采取管理措施，根本没有对档案管理的相关内容做出具体的规定和要求，缺乏统一的管理标准和模式。一些医院没有将档案工作归类到管理考核方案中来，最终造成档案管理工作长时间处于管理缺失、监督无效的状况。

2.3 档案管理水平低下，档案缺失严重

通常由于医院的可用房有限的原因，本来就空间有限的档案管理室被一再缩小，空间根本不够用，这也为档案管理工作的顺利执行和落实造成了一定的难度。如今很多医院对于资料收集整理仍然以人工方式为主，计算机技术还没有真正普及到这一部门，导致档案管理工作的效率低下，同时还会造成资料严重缺失的情况，导致最终的资料不够完整。

2.4 档案管理人员的业务能力有限，缺乏专职人员

现阶段，医院档案管理工作通常都是由一些兼职人员或者临时的工作人员来完成，并没有设立专项管理档案的人员，由于人员流动性大，工作频繁变动，对于档案的存档要求、档案资料的收集、整理、归档等具体环节和流程都不够熟悉和了解，从而使档案管理工作的效果不佳，一些专业从事档案管理工作的人员普遍学历较低，缺乏专业知识，综合素养不高，不具备较强的业务能力，从而不能很好地适应现代化管理工作。

2.5 档案利用率不高

档案管理的根木目标就是实现档案资源的深入开发和利用，充分发挥档案的使用价值，为临床、科研等工作提供科学的依据和信息，更好地服务每一位患者。然而，很多医院的领导都将医疗和建设医院的经济效益作为工作的重点来抓，根本没有考虑到档案管理工作对于医院长远发展的重要意义，无法保证医院发展的连续性和历史资料的完整性，最终导致档案信息资源开发力度不够，档案的有效利用率大打折扣，无法发挥其重要的参考价值。

3 改善医院档案管理问题的有效策略

3.1 健全档案管理制度，建立完善的档案管理体系

建立健全医院档案管理的职能部门，改变以往分散的档案管理模式，采用集中管理的方式进行档案管理工作，进一步规范和落实档案管理中不同工作内容（归档、保管、节约、已交、保密、销毁等）的制度和规范，医院的现代化管理工作必须充分结合档案管理工作，并将其归类到现代化建设的内容中来，重视档案相关法规制度的学习，积极宣传档案管理工作的重要性，无论是领导还是职工都要对档案工作予以足够的重视，深刻认识到档案管理工作在医院发展工作中占据着非常重要的位置。此外，还必须将档案管理工作和科室的管理责任制挂钩，必须和科室领导工作的绩效考核、奖惩联系起来，领导人员要清楚各个科室档案管理的具体工作要求和内容，明确自己的职责和责任，保证档案管理工作真正落实到位，使其更加标准化、规范化、制度化。

3.2 加强档案法的学习

深入学习档案的相关法律法规，积极宣传档案法的相关的内容，使医院的领导以及所有职工都能够深刻认识到档案管理工作的重要性，并予以足够的重视和支持，密切配合档案管理人员的各项工作，档案管理人员必须树立较强的档案管理意识，全面了解档案管理工作的全部内容，明确自己的职责和责任，对待工作要细致认真，不能够有半点疏忽，将档案管理工作归类到医院的建设和发展工作中来，促进医院各项工作的有序进行。

3.3 转变以往的思想观念，重视档案资源的开发和利用

实现档案的有效开发和利用是档案管理工作开展的根本，从事档案管理工作的人员必须在工作中时刻树立以服务为核心的工作思想，并将其落实到实际的业务中，积极拓展资源信息的渠道和途径，加大信息资源的开发力度，力求为医院创造更多的经济效益和价值。可以积极组织一些不同形式的编研活动，实现信息的深入的开发和加工，保证信息的多元化、立体化，为使用者带来更多的便捷和服务。此外，必须落实档案利用反馈信息的管理，加强各个医院之间的沟通和交流，逐步实现信息资源的共享性，最大程度地开发和利用档案资源的价值。

3.4 加大资金投入的力度，完善档案管理室的各种硬件设施

在医院的现代化建设和发展过程中，基础设施的建设是保证医院档案管理工作有序开展和进行的重要前提，医院必须加大投入的力度，支持档案管理的硬件设施的建设。可以从以下几个方面入手：①严格遵照相关的标准和规范，考虑到医院自身的实际情况，为档案管理工作专门配备档案库房，同时还要加强各种安保设施，防止安全隐患；②建立医院档案信息共享平台，配备齐全的软硬件设施，积极引进各种现代化的仪器和设备，比如计算机、打印机、扫描机等，真正实现医院档案馆工作的网络化，通过网络平台，实现信息资源的合作共享，采用档案管理系统的专用软件；③配备整套档案扫描系统。代替人工录入，避免了人员资源的浪费，使工作效率得到大幅度的提升；④把档案的所有内容都归类到局域网中，人们可以根据自己的信息需求，借助网络平台，很快的找到自己所需要的信息，为使用者提供了更加方便、快捷的服务，同时也减少档案的占用空间，使信息的存储更加方便快捷，能够有效实现不同部门之间的信息资源共享，从而更好地满足不同领域的信息需求，真正实现档案管理工作的电子化、信息化、自动化。

3.5 加强档案管理人员专业知识和素质的培养

档案管理工作的有序高效进行在很大程度上取决于档案管理人员的专业水平和综合素养，如果档案管理人员的专业能力有限，将会对档案管理工作造成一定的阻碍，不利于其有效地实施和开展。医院应该在选拔和委派专职人员时，将专业知识和业务能力作为考核的重点，同时还要定期开展专业的培训学习活动，培养一支高素质的档案管理人才队伍，与时俱进，不断创新，更好地与时代的发展接轨，通过采取一定的奖惩措施，来有效激发工作人员的工作热情，认真做好每一项工作，保证档案管理工作的有序开展和进行。

3.6 积极调研、献计献策、合作共享

医院档案管理工作要真正落实，就必须积极开展调研活动，深入到临床一线进行调研，全面了解和掌握不同科室具体对档案信息具体的要求或者标准，这样档案管理工作在开展过程中才具有较强的针对性，有利于获取具有一定价值信息资料，积极开展编制工作，编制多种形式的检索工具，从而为临床、科研以及领导决策提供全方位、多元化的服务。此外，还应该全面系统地掌握和分析不同的反馈信息，加大信息管理的力度，充分发挥档案的可利用率，加强各级医院之间的信息交流和沟通，有效实现档案信息资源共享。

4 结语

综上所述，在医疗体制改革的大背景下，医院要想获得长久的发展，就必须顺应现代医疗事业发展的需要，转变以往的思想观念，积极引进和学习现代化的管理手段，培养创新性的人才，加大医院档案管理工作改革的力度，实现信息资源的信息化、科技化、自动化、电子化，为使用者提供更快捷便利的服务，为医院带来更多的经济效益，促进医院的现代化建设和发展。

[1]宋淑芹.新医改下医院档案管理的改进方法[J].环球市场信息导报,2015（35）：80.

[2]项挺.新医改背景下基层医院绩效管理研究[D].宁波：宁波大学,2013.

[3]丁钦.新医改背景下档案管理的不足及改进对策[J].东方企业文化,2014（20）：255，267.

R197

A

1672-5654（2017）02（b）-0132-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.05.132

2016-11-13）

官瑞霞（1968.6-），女，山东郓城人，本科，馆员，研究方向：档案管理。