医院档案信息管理的作用与对策分析

赵 挺

医院档案信息管理的作用与对策分析

赵 挺

随着信息化技术飞速发展，医院档案管理已从传统的人工管理逐渐走向了自动化、信息化和电子化，在减轻人员工作负担的同时，也可以提高档案管理效率和质量。强化医院档案信息管理，对于实现医院整体现代化管理意义重大，应该予以足够重视。针对目前医院档案信息管理中存在的认识不足、人员素质不高、管理方法落后、管理制度不完善等问题，采取切实可行的应对策略，从强化档案管理意识、加强人员素质培训、完善档案管理制度以及引入先进管理技术等方面加以改进，已推动医院档案信息管理专业化水平不断提高，促进医院整体管理水平提高，为医院稳定健康发展提供良好保障。

医院档案信息；管理；作用；存在问题；解决对策

医院档案是指医院各个部门在日常工作中形成的文件、图表、录像等，不仅记录了医院经营发展过程中的重大事件，而且存储有大量医疗科技成果，能够为医学研究提供可靠数据支持。近年来，随着我国医疗卫生事业的稳步发展，医院档案数量呈持续增长趋势，对于档案管理工作也提出了许多新要求，信息化管理逐渐取代人工管理，其可有效提高档案管理效果，但同时也暴露出一些问题，需引起医院管理人员的高度重视。

1 医院档案信息管理的作用

医院档案信息管理是指利用现代化信息技术，针对医院各部门和科室在日常工作中所形成的各种信息资料等进行管理，其在医院运营管理和长远发展中发挥着非常重要的作用。

1.1 保证医疗工作效果在医疗工作中，经常会遇到一些需要抢救的突发性事件或疑难杂症，要对病症进行快速准确分析，于第一时间确定有效的治疗方案，就需要档案信息的支持。通过快速检索档案信息，医护人员便可从以往成功案例中汲取经验，然后借助先进医疗设备，及时对患者进行抢救[1]。

1.2 解决医患争端随着医疗卫生事业的发展，医院数量和规模持续增长，在为人们提供更加全面、细致的医疗卫生服务的同时，医患纠纷问题也频繁发生，其影响医院正常运营。在这种情况下，合理运用病例档案信息，可以为司法机关作出公正法律判决提供可靠依据，进而保护医院或患者基本权益，解决医患争端问题[2]。

1.3 推动医院文化建设随着医疗体制改革的持续深化，医院开始逐渐参与至市场竞争中，强化医院文化建设，是推动医院长远稳定发展的关键因素。医院文化建设离不开医院档案信息管理工作的支持，利用医院档案信息中记录的医院本身的经营发展过程，可以从中发掘出医院赖以生存和发展的基础信息，建设医院本身所特有的文化体系，在激发员工积极性、促进医院稳健发展方面具有重要意义[3]。

1.4 服务医院发展全局医院档案信息管理能够为医院发展全局提供良好的服务，满足各部门和科室对于信息的需求。在当今信息时代，随着云计算、大数据等的出现，数据信息数量持续递增，但是如果缺乏有效的信息提取和整合，想要挖掘出有用信息非常困难。而医院档案信息管理不仅能够收集和整理医院经营管理中产生的各种数据信息，还可以将整理好的信息提供给所需部门，起到资源共享的效果，为医院发展提供良好的信息服务。

2 医院档案信息管理的现状

从目前来看，多数医院在开展档案信息管理过程中，存在着一些不足和问题，影响其作用的充分发挥，同时也制约了医院全面信息化管理的实现。具体来讲，存在的问题包括以下几点。

2.1 认识问题目前，许多医院领导乃至档案管理人员对于医院档案信息管理的重要性仍缺乏足够认识，在制订管理方案时存在着很大随意性，导致档案资料无法及时归档，出现了缺失、损坏等问题[4]。同时，部分医院在档案管理中仍采用传统纸质管理模式，不仅需要占用大量存储空间，而且会受到外部因素影响，存在着保存难、查找难、调阅难等问题。档案信息资源开发严重不足，信息共享性差，档案利用率极低，其本身的作用完全得不到发挥。

2.2 人员问题管理人员是确保医院档案信息管理工作有效展开的关键，其必须具备档案管理专业知识以及相应的管理经验。但目前许多医院在设置档案信息管理人员时，缺乏必要的考核工作，导致医院档案管理人员的专业素质偏低，同时缺乏责任意识，虽然部分非专业人员在经过一定培训后，能够从事档案信息管理工作，但在工作中易出现各种各样的问题，导致档案资料遗失或损坏，严重影响医院档案信息的合理利用[5]。

2.3 制度问题医院档案本身并不具备直接产生经济效益的能力，这也是其容易被忽视的主要原因。医院因对档案信息管理缺乏明确制度规定，档案管理相关制度缺乏完善性，导致管理人员无法结合制度相关内容对档案信息管理的要求进行明确，也无法有效指导档案信息管理工作顺利开展，影响了档案信息资源的整合。另外，在医院档案信息管理中，还存在着主次不分以及重要信息遗漏等问题，在很大程度上阻碍了医院发展，使得无法满足信息化时代的新要求[6]。

2.4 技术问题部分医院在档案信息管理方面缺乏先进技术支撑，导致管理工作无法实现与计算机系统以及网络技术的有机结合，给医院档案信息的查找和更新维护带来了诸多不便，而保密技术相对落后也使医院档案信息的安全性得不到保障，经常出现档案信息丢失和损坏问题，影响应用效果。

3 医院档案信息管理的对策

针对上述问题，医院领导层应予以高度重视，采取切实有效的措施，确保医院档案信息管理发挥应有的作用。

3.1 强化档案信息管理意识医院领导层和管理层应及时更新观念，了解档案信息管理在医院发展中的重要作用，强化档案信息管理意识，将档案管理工作放在医院重要议事日程上，提升对于档案管理工作的重视程度[7]。同时，应该在医院内部加强宣传工作，使医院全体员工均能够树立档案信息管理意识，从思想层面上提升对于档案管理工作的重视，使其主动参与至档案信息收集和管理中，通过各个部门相互协调，确保医院档案信息管理的效果。

3.2 提升档案管理人员素质随着现代医学快速发展，医院在运营过程中产生的各种档案信息数量也在不断增加，档案管理工作已不再是仅针对档案收集和整理，而是需要从海量档案信息中提取出有用信息，做好经验教训总结分析，为医院后续发展提供数据支持。因此，档案管理人员必须具备更高的专业素质和档案管理能力，应加强对其培训和教育，通过定期专业机构培训以及专家技术讲座两种方式，促进其专业素质和实践能力得以提升[8]。在培训中，不仅需包括档案管理相关内容，还需包括一些先进信息技术，如计算机技术、网络技术、设备管理技术等，确保档案管理人员能够顺应时代发展潮流，进一步推动档案管理信息化。做好档案管理人员的定期考核，一方面能够及时发现档案管理工作中存在缺陷和漏洞，及时进行弥补，另一方面也可以督促档案管理人员严格要求自身，不断提升自身的专业素养，以便更好地适应医院档案信息管理的要求，促进管理水平提高[9]。

3.3 完善档案信息管理制度健全完善的管理制度是确保医院档案信息管理工作顺利开展的基础和保障，也是医院档案管理中必须重点关注的问题。一是应该成立专门的档案管理部门，从医院自身的实际情况出发，对档案信息管理制度进行完善，对档案管理人员的权利及职责进行明确，对档案管理工作进行规范，确保其能够有序展开；二是应该熟悉档案管理工作的流程，对照《档案法》的相关条款，结合医院的具体情况，健全医院档案信息管理制度，从管理层面、技术层面和业务层面建立起相应的标准化体系，为档案管理工作提供制度保障；三是应该对档案管理的细节进行明确，减少管理中存在的问题[10]。例如，对于医院人员档案的管理，可以以科室为单位，进行信息的整理和归纳总计，形成完整的人员档案表，如表1。而对于医院设备档案的管理，同样可以形成相应的统计信息表，如表2。

表2 某医院设备档案信息统计表

3.4 引进档案信息管理技术在条件允许情况下，医院应该适当增加对于档案信息管理的资金投入，积极引进先进档案管理系统，提升系统技术性，构建相应档案管理信息服务平台，确保医院档案的分类、收集、整理、编制以及存储等工作能够有序开展，医院内各部门和科室也可以通过服务平台，查找相应档案资料，以提升档案的实用价值。同时，医院应该立足自身实际，开发专业档案管理系统，加强档案室与其他科室间的相互联系，对档案管理工作的服务范围进行拓展；对硬件设施和软件设施进行完善，一方面加强对于扫描仪、复印机等设备的配置，另一方面需注重管理软件和系统软件的开发及更新换代，为医院档案信息管理工作提供良好的基础条件[11]。

4 结束语

医院档案信息管理在医院经营发展中意义重大，需引起医院管理层的高度重视，针对目前医院档案信息管理中存在的认识不足、人员素质不高、管理方法落后、管理制度不完善等问题，采取切实可行的应对策略，从强化档案管理意识、加强人员素质培训、完善档案管理制度以及引入先进管理技术等方面加以改进，以推动医院档案信息管理专业化水平不断提高，促进医院整体管理水平提高，为医院稳定健康发展提供良好保障。

[1] 谢海仙.医院档案信息管理的作用分析及常用措施[J].管理观察,2013(32):191-192.

[2] 曹瑶瑶.医院档案管理工作的对策分析[J].办公室业务,2015(11):67.

[3] 陈虹.大数据时代医院档案信息管理策略探究[J].中国管理信息化,2016,19(4):185.

[4] 吕春艳.关于医院档案信息管理的几点思考[J].办公室业务, 2014(2):175-176.

[5] 陈力.浅谈医院档案信息管理[J].管理观察,2015(8):162-163.

[6] 冯琪.计算机在医院档案管理工作中的作用及对策[J].赤子, 2012(6):124.

[7] 刘小齐.档案管理在医院建设中的作用及对策探讨[J].卷宗, 2013,3(3):139-139.

[8] 阿木.医院档案管理工作的重要性及实施对策[J].档案天地, 2015(2):50-51.

[9] 任红霞,术颖.医院卫生档案管理的重要性及对策研究[J].卷宗, 2016,6(2):77-79.

[10] 罗碧玉.发挥档案信息管理作用有效提高医院管理[J].医药前沿,2014(17):134.

[11] 胡桂周,吴志华,鲁鸿,等.医院科研档案管理存在的问题与建议[J].中国病案,2012,15(11):54-55.

R197.323.1

A【DOI】10.12010/j.issn.1673-5846.2016.12.076

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