医院常用公文写作误区辨析

2017-01-20李传辉

中国卫生产业 2017年26期

关键词：种类发文报告

李传辉

蚌埠医学院第二附属医院，安徽蚌埠 233040

医院常用公文写作误区辨析

李传辉

蚌埠医学院第二附属医院，安徽蚌埠 233040

医院管理者不但要熟悉医院工作流程，还要具备语言表达、文字总结、归纳概括能力，准确使用公文开展工作。医院管理者大多是来自临床一线的医生护士，他们大多不熟悉公文知识，写作中常出现文种选用错误、公文标题拟制与格式有疏漏等误区。该文对医院常用公文写作误区进行详细的解读并提出提升医院管理公文写作水平需要从加强理论知识学习、熟悉医院相关情况和沉淀文字修养等方面入手。

医院；公文写作；误区

能正确运用医院常用公文是医院管理人员的基本素质和必备能力。医院管理工作的新思想、新理念要得到落实，管理者不但要熟悉医院工作流程，还要具备语言表达、文字总结、归纳概括能力。准确使用公文开展医院工作，对每一名医院管理者传达工作理念、提升管理实效意义重大。现实情况是，医院管理者大多是来自临床一线的医生护士，他们大多不熟悉公文知识，写作表达能力欠缺，有的还缺乏行业基本知识，以至于造成政令不畅、执行不到位。对医院管理人员来说，医院常用公文的系统学习、准确运用就显得十分必要。

1 文种选用常见误区

在医院公文写作的常见毛病中，种类选择一直是个难题，最常见的错误就是性质近似的种类混着用。比如，分不清什么是“通知”和“通报”，搞不懂“报告”和“请示”的区别，弄不明白“函”和“文件”的差异，也经常混用“批示”与“批复”等。

①“通知”、“通报”和“通告”混用。“通知”和“通报”属于告知性文件，就是告诉别人有什么事情发生，有什么工作要做，要怎么做。一般都是上级告诉下级，属于“往下走”（下行）的文件。“通知”重点是告诉你干什么、提出工作要求。“通报”重点是“报”道一件事情的具体情况，要么说明一件事“为什么”，要么介绍一件事“是什么”，说清楚这件事的来龙去脉。“通告”的“告”，是告知的意思，就是把某个单位和组织的目的和要求让所有人都知道并且按要求遵守。“通知”的“知”也有告知的意思，不过告知范围没有“通告”的大，就是上级告知下级，不告知其他人。若是向社会上所有的人宣传就应该使用通告；而单位内部告诉事情，上级告诉下级就应该使用通知。正因为如此，上文举例的报送总结和计划的通知，因为告知对象是本单位相关下级部门，所以用“通知”。而XX市《关于加强医院环境卫生管理工作的通告》，因为告知对象属于全市所有医院和全市群众，所以用“通告”。

②“报告”和“请示”不分。“报告”和“请示”都是报给上级的文件，可是它们出文的目的非常不一样。“报告”以“讲事情”为主，就是跟上级部门讲自己单位最近发生的事情，开展的工作情况，不要求上级对交出去的报告有回复。举例说《关于2017年职工考核结果的报告》，就是跟上级讲自己单位职工年度考核结果是什么情况的，有多少人考核优秀、有多少人考核良好、多少人不及格，不必回复。“请示”是请求上级批准本单位做某件事，希望得到上级明确的回答。比如《关于新院建设工程审计事务所邀请招标工作的请示》，就是请示上级关于招标工作的做法行不行、管不管，并要求有回复。

“报告”和“请示”写的内容也不一样。“请示”里头可以说说情况、提提意见、讲讲道理，有一点汇报的意思搁里面。“报告”就不行，里面不能有请示的意思。两种文件的结束语也不一样。“报告”经常讲“以上报告如有不妥，请指示”；“请示”都是讲“当否，请批复”。还有，这两种公文对时间的要求不一样：“报告”属于那种事情干过了再讲，“请示”是事情还没干之前先问问能不能干，等上级同意后再干。

③“批示”与“批复”混淆。这两种公文让人分不清就是因为“批”这个字。它们都可以被上级用来向下级表明意见，都是“往下走”的文件。“批复”的“复”是答复的意思，“批示”就不大一样，比如下级打个工作报告给上级，不需要上级给指示。如果上级觉得这个报告很给力、有意义，就可以在报告上写点感想再发给下级，这就是“批示”。“批复”都是上级给某个特定下级的；“批示”就不一样了，有的是上级给一个下级，有的是上级给所有下级学习、借鉴。

④“函”以“文件”代用。“文件”一般是机关、事业单位或正规企业的公文，是正式的材料，需要接收文件的人或者单位执行.函就是没有隶属关系的单位或平级之间使用的公文，它属于“平着走”的文件。比如，民政部与财政部要合作做一件事，一个学校和一家公司之间需要协商一件事，都可以发“函”给对方。

2 公文标题与格式误区

2.1 医院公文标题的常见错误

标题一般由“发文单位”、“发文原因”和“文件种类”组成，被称作“三要素”，排列公式是：“单位＋关于＋事情＋的＋公文种类”。对医院来说，发文单位就是“XX医院”、“中共XX医院委员会”。公文标题不但要写清楚主要内容，还要方便阅读、分类管理和使用，要做到结构完整、原因清楚、种类合适、语言简洁。在医院公文写作中，起标题有以下常见问题。

①“三要素”不全。有的缺少医院名称，比如《关于XX的通知》，应该是《XX医院关于XX的通知》。有的缺少公文种类，比如《XX医院关于XX的总结》，用“总结”这类词代替种类，这样的标题不规范。还有，转发通知的时候常把种类给漏掉了，比如《XX医院关于转发》，应该是《XX医院关于转发的通知》。

②种类使用得“四不像”。有的把两个种类放在一块使用，最常见的是将“请示”和“报告”放在一起，如《XX医院关于XX工作的请示报告》，再比如《XX医院关于XX同志任职批复的通知》，就将“批复”和“通知”放在了一起。还有把“请示”写成“申请”的，把“批复”写成“批文”的等等，用得随心所欲。

③“关于”这个词用得不合适。“关于”这个词应该放在“XX医院”的后面，如《XX医院关于向XX医学院的XX请示》，这是正确写法。有的却放在了“XX医院”前面：《关于XX医院向XX医学院的XX请示》，这就不对了。

④标题里缺少“的”。有的标题中“的”是不能省的，省了就有毛病、让人读不懂。比如，《XX医院关于招聘医护工作人员报名通知》，应该改成《XX医院关于招聘医护工作人员报名的通知》，读起来就顺口很多。还有，《XX医院关于公开选拔科级干部通知》应改为《XX医院关于公开选拔科级干部的通知》。还有一种情况，“的”放的位置不对，比如《XX医院关于XX的情况报告》，应该改成《XX医院关于XX情况的报告》等。

⑤标题乱用标点符号。除了有时候用书名号，一般题目都不用标点符号。个别表示特定意义的专用词语可使用引号。标题乱用标点符号最常见的就是转发文件不用书名号而用引号，比如《XX医院关于转发“XX省卫生厅关于XX的通知”的通知》，应该改成《XX医院关于转发的通知》。

2.2 医院公文格式常见错误

公文由“版头”（脑袋）、“主体”（躯干）和“版记”（双脚）三部分组成。公文的“脑袋”，包括文件编号、保密程度和期限、文件的紧急程度、发文单位标记（如“XX医学院第二附属医院文件”）、签发人、分隔线。公文的“躯干”，包括标题、送交的单位、正文、附件、发文单位名称、发文时间、公章；公文的“双脚”，包括分隔线、抄送单位、发文单位和发文日期、页数。