云存储用于医院科研档案管理的构想

李威，饶从志

中山大学附属第一医院科研处，广东广州510080

·编读往来·

云存储用于医院科研档案管理的构想

李威，饶从志

中山大学附属第一医院科研处，广东广州510080

云存储具有安全可靠、使用方便、快捷共享、节约成本等技术优势，结合医院科研档案管理数据量大、保存时间长、使用对象多等特点，探讨将云存储应用于医院科研档案管理的可行性及优缺点，提出医院科研管理“云档案”的构想。

云存储；医院；科研档案

科研工作是医院“医教研”三大工作之一，各大医院在建设地区乃至国内外一流医院过程中，纷纷以研究型医院为定位，积极承担基础医学与临床应用研究任务，以科技创新驱动医院发展。随着医院科研任务的不断增长，科研档案资料也在大量增加，以往通过传统纸质档案形式对其进行管理，存在容易遗失、调阅困难、利用不便等问题，对科研档案利用也停留在简单存档、提供证明材料等层面，未充分发掘其在科研管理上潜在价值。随着网络信息技术的发展，可以尝试充分利用云存储的技术优势，将科研档案转化为云端存储、人人共享的科研资源。

1 医院科研档案管理的意义及存在的问题

医学科研档案是医学科技知识的重要载体，它包含着大量的科研成果、高新技术等科研信息，是一种丰富的信息资源[1]。医院有丰富的科研档案资源，这些科研档案资料全面地记录了医院长期以来科研项目、科研成果、科研平台等的实施与开展工作，能较好地反映医院各学科的历史发展情况，具有数据量大、保存时间长、使用对象多等特点。通过对科研档案资料进行分析整理，能总结医院各学科不同阶段的研究重点，归纳学科优势，指导研究方向，为科研人员避免低水平重复研究提供指导，为医院学科规划提供重要参考，为医院科研管理决策提供依据。

然而，目前传统的医院科研档案管理工作存在诸多问题：①仍以纸质材料存档为主，在保存过程中，易遗失、破损、褪色、霉变，无法永久保存；②使用过程不够便利，在需要调阅的情况下，只能到档案存放地点进行人工复印，费时费力；③缺少信息挖掘，多数档案长期“沉睡”，无法转化成可分析的信息资源；④无法快捷共享，纸质材料属于固定介质，用户之间无法实现互联互通，大量宝贵数据难以得到利用；⑤保管困难，大量的纸质档案需要专门的存放地点和适宜环境，还需要配备专门的档案管理人员，管理成本很高。以上问题制约了医院科研档案的管理与利用。

2 云存储的概念与技术优势

云存储是在云计算(cloud computing)概念上延伸和衍生发展出来的一个新的概念。通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等功能，对外提供数据存储和业务访问功能的一个系统，保证数据的安全性，并节约存储空间[2]。云存储承担着的工作任务是在最底层以服务形式收集、存储和数据处理的工作，主要的服务内容是在此基础上为上层云平台、云服务等业务进行服务。云存储将网络中大量各种不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协调工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能。云存储是分布式存储技术与虚拟化技术结合在一起形成的综合的高科技产物，这也就是意味着，存储是可以作为一种新的服务，通过互联网提供给网络用户在服务的过程中，云存储技术成为影响服务质量的关键因素[3]。

云存储通过网络获取共享数据，可以做到随时随地的资源共享，具有以下技术优势。

2.1 安全可靠

相比较原始的纸质档案管理所面临的材料遗失、破损、霉变甚至因灾害引发的销毁危险，云存储可将数据保存到虚拟网络中，避免了纸质材料的弊端；即使“云”中的某台服务器出现故障，其他服务器也可以在极短的时间内快速将这台服务器中的数据完全拷贝到其他服务器上，并启动新的服务器来提供服务[4]；电子数据理论上可以永久保存，且能存储图片、视频、音频多种格式的文件，相比纸质档案的有限保存时间及单一存储介质更有优势。

2.2 使用方便

医院科研档案资料目前常用于项目申报、人事晋升、评审检查等工作，用户涉及全院科研人员，在调阅过程中，用户需要到档案室请档案保管人员查找调取，过程繁琐、使用不便、费时费力，更难以用于分析整理后为学科建设和科研管理决策服务。云存储可以有效解决该问题，通过向用户分配使用权限，用户可以随时随地登录云端调阅相关文件，不再需要亲自到档案室调阅，档案管理人员的工作量也相应减少；通过对原始档案的电子化处理，为后续对科研信息资源的深度统计归纳提供便利；云存储使用的是虚拟空间，信息化水平高，可以节约大量的办公空间和办公人力。

2.3 快捷共享

目前的医院科研档案仍然是“点对点”的工作模式，档案资料难以在不同部门、不同用户之间灵活共享，造成“信息孤岛”现象，降低了科研工作效率和医院管理效率，容易造成重复研究、资源浪费。云存储科研档案模式能有效消弭信息鸿沟，实现用户之间、部门之间的快捷共享，提高工作效率、降低管理成本。

2.4 节约成本

医院传统的科研档案管理模式，大量的纸质档案需要专门的存放地点和适宜环境，还需要配备专门的档案管理人员，管理成本很高，而且随着科研档案材料的增多，所占用的空间会更大。云存储平台的结构构成主要有：数据存储层、数据服务层以及数据管理层3部分组成。云存储的系统可以根据用户的需求合理分配空间,完全不用担心空间不足,还有就是能够大大减少移动存储设备的使用,这是不可忽视,也是其他装备、软件系统所无法取代的优点长处[3]。虚拟云空间不占据物理空间，能无限拓展存储空间，操作简便，无需额外配备专门的档案管理人员，长远来看，能为医院节约成本，提高经济效益。

3 云存储应用于医院科研档案管理中存在的问题

3.1 知识产权问题

科研档案是科研人员知识成果的物质载体，具有对应的知识产权归属，对其的利用应当有法律边界。资源的共享服务是云存储系统的重要的突出优点，但同时也是该系统所面临的挑战，是关于信任与安全的挑战[3]。由于科研人员合作者之间、科研人员与所在单位之间的产权归属界限是模糊的，共享带来的知识产权问题难以界定，在档案使用过程中存在一定的法律风险和产权纠纷。

3.2 安全保密问题

和其他网络数据资源一样，云存储数据也存在安全保密问题。虽然目前各大网络公司提供的商业云存储服务已经广泛使用且防护完善，但仍存在漏洞和风险。科研档案资料是宝贵的知识财富，一旦被破坏或被不法分子攻击、窃取，都会给医院带来巨大的损失。

3.3 管理问题

云存储技术的使用将带来管理制度方面的问题。首先，它将颠覆以往的档案管理模式，需要重新制定新的档案管理制度与流程；其次，为实现各部门信息资源互通，需要将其纳入到医院整体信息化建设中，由此也会产生不同服务器间由于配置差异导致的不兼容；最后，管理部门与用户之间存在层级差异，必须制定用户手册，按等级明确职责与权限。

4 总结与建议

综上所述，云存储具有安全可靠、使用方便、快捷共享、节约成本的技术优势，云存储技术是数据大爆炸时代有效的数据资源管理方式，将其运用于医院科研档案管理的优势是显著的。但同时，它也存在需要注意的不足之处，如潜在的知识产权纠纷风险、安全保密问题、管理问题等，在具体使用过程中，需要对应用中的信息资源进行分析规划，明确使用目的，合理划分用户使用权限和数据保密级别，做好网络安全防护，加强安全管理，设置防火墙和数据备份，对知识产权归属问题要有明确界定，分清哪些是公用资源、哪些是受保护资源，加强与医院现有信息系统的数据对接。通过以上措施，建立医院科研管理“云档案”，使这项技术更好地服务于医院学科建设和科研管理工作。

[1]胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨[J].中国病案, 2012,13(3)：43-44.

[2]陈玉环.浅谈云存储技术在档案管理中的应用[J].兰台世界,2014(S5)：67.

[3]杨娜.云存储技术及其应用[J].电子技术与软件工程,2014 (21)：220-220.

[4]邢阳.“云技术”在档案管理中的应用[J].档案天地,2014(7)：48-49.

Conception of Cloud Data Storage in the Hospital Scientific Research File M anagement

LIWei,RAO Cong-zhi
Department of Scientific Research,First Affiliated Hospital of Zhongshan University,Guangzhou,Guangdong Province, 510080 China

The cloud data storage has the technical advantages of safety and reliability,simple use,rapid sharing and cost saving,and the paper studies the feasibility and advantages and disadvantages of cloud data storage in the hospital scientific research file management and puts forwards the conception of cloud fine in the hospital scientific management combined with the features of a high volume of data,long preservation time andmany use objects.

Cloud data storage;Hospital;Scientific research file

R197.3

A

1672-5654（2017）04（a）-0074-02

2017-01-04）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.10.074

基于云计算的基层医务人员远程继续教育体系模型与综合管理系统建设项目类别：广东省科技计划项目（项目编号：2013B022200004）。

李威（1993-），男，江西丰城人，本科，研究方向：卫生事业管理。

饶从志（1967-），男，硕士，研究员，研究方向：科研管理。