浅议城市规划档案管理工作的重要性

袁亚菲

浅议城市规划档案管理工作的重要性

袁亚菲

Qian yi cheng shi gui hua dang an guan li gong zuo de zhong yao xing

现今，随着我国社会主义市场经济的不断发展，城市规模也在不断扩大，使得城市规划的档案管理工作任务也越来越繁重，为了使档案管理工作更好地服务于城市规划管理工作，新时期就要求我们的档案管理工作人员，不断提高自己的专业技能，跟上时代发展的脚步，将城市规划管理工作做好，进而有效地促进城市规划工作的展开。

一、城市规划档案管理的作用

城市规划档案管理是指在城市建设部门的专项工作过程中积累起来的各种与城市建设和规划有关的图纸、文档等具有参考和保存价值的资料文献。城市规划工作档案的政治方向和根本目的主要是为城市规划管理工作服务,其作用主要有两个方面,即凭证作用和借鉴作用。档案是历史的凭证,是第一手参考材料。城市规划档案是当时直接使用的文件资料转化而来的,它客观地记录了过去的历史情况,保留着真实的历史标记。它不仅记录了城市规划工作历史活动的真实经过,还记录了在各项活动时的思想发展、形成变化、工作成果以及经验教训等。它对于记录历史、查考情况、更好地开展工作,具有广泛的参考作用。有档案做依据,研究和处理问题就比较准确迅速,从而提高了工作效率,促进了城市规划工作的正常开展。

二、城市规划档案管理现代化转型的必要性

1.实现城市规划档案管理的现代化转型是规范档案管理工作的需要

现代化的城市档案管理要求相关部门制定严格的档案管理程序和执行标准，各个具体的工作环节都必须严格依照工作章程，对城市规划档案管理的开发和利用提出了更高的要求。

2.实现城市规划档案管理的现代化转型是适应社会主义市场经济的需要

我国经济社会已经处于市场经济的大环境下，在市场机制下强调的是效率和公平，过去那种依靠政府的财政支持而安于现状、不思进取的旧思维已经远远不能适应新时代的发展要求，城市规划档案管理工作必须提高其工作质量和服务水平，体现出该项工作在市场经济条件下对城市建设和规划工作的有益性和不可替代的价值。

三、现阶段城市规划档案管理工作中存在的问题

1.档案管理工作人员的业务素质不高

城市档案管理工作人员往往是部队转业人员或者不懂专业档案管理知识的人员组成，业务素质普遍不高，对提高档案管理工作效率和质量的意识浅薄，甚至有些管理人员对有些档案的保密规则和档案材料的归档、装订、搜集和保存等一系列基本的工作业务都不熟悉。在有些经济欠发达的县市里，一般都不设置专门的城市规划档案管理部门，而是由其他相关部门代为管理档案，这就造成了城市规划档案管理的混乱和无序，其工作效率也是非常低下，根本无法体现城市规划档案管理工作对城市建设的智力支持功能。档案管理人员普遍缺乏工作热情，在档案管理的过程中只是单纯地保存资料和收藏资料，而没有对城市规划档案资料做进一步的分析和系统化的整理，尚未挖掘出更加具有价值的档案信息。城市规划档案管理人员的业务水平低下是制约档案管理事业发展的瓶颈，严重影响了城市规划档案管理工作效率和质量的提升。

2.城市规划档案管理的相关设施不健全

很多城市的城市规划档案管理工作部门没有健全的硬件设施，缺少档案管理必备的基本软件条件，没有专业的档案管理室或者档案管理室潮湿、阴暗，导致相关的城市规划档案发霉变质等,影响了这些档案的页面美观和文字显示效果。在一些经济欠发达的城市基本没有城市规划档案管理部门，而是将相关的档案管理工作交给建设局、文物局来处理，这极大地影响了城市档案管理工作的科学性和有效性。

3.档案管理设施落后

二十一世纪是一个信息化和网络化的时代，我国各个政府部门的电子政务建设也在如火如荼地开展起来，试图通过网络化的管理手段来提高政府部门的工作效率和为人民群众提供更加便捷的服务以提升政府的公众形象，但是在城市规划档案管理工作领域，信息化和网络化建设却没有能够有效开展起来。在一些城市和地区，城市规划档案管理部门的资料存储库房阴暗、潮湿、封闭，缺乏基本的防火、防盗措施，这样不但不利于相关档案文件的安全性保存，而且还造成了很多珍贵的档案文件的发霉、虫蛀等，严重影响了文献页面的美观性和参考性，使很多资料和文档发生了不可恢复的损害。在档案管理工作中仍然采用的是传统的手工作业的方式，管理效率低下，错误率高，使得城市规划档案管理工作在信息社会中难以发挥其应有的功能，难以适应时代的发展。

四、加强城市规划档案管理工作的措施

1.领导重视规划档案管理工作

领导重视是搞好规划档案管理工作的关键。抓好规划档案工作，需要有关领导在档案库房及相关设备等方面给予必要的保障。在办公用房相对紧张的情况下，应保证库房面积，并投入大量资金购置密集架等档案装具，设置档案信息中心，实行集中统一管理。应责成专人将现有的规划图纸、资料等输入微机，实行微机辅助管理，使每一个规划项目、每一个规划成果形成的档案资料都方便可查。

2.提高规划档案管理人员的综合素质

要明确归档范围，严格遵守各项立卷归档制度，及时整理立卷。要努力拓宽收集渠道，保证收集材料的全面完整、真实可靠。档案管理人员要紧跟时代发展的步伐，要学习双方面的知识，要不断学习有关规划建设方面的法律法规并尽可能多地接触了解规划建设业务，同时要学习新形势下档案管理方面业务。要熟悉馆藏，对所管理的档案资料做到了如指掌，不断提高服务质量和服务水平。要切实抓好各环节业务工作。只有不断提高档案管理人员的综合素质，拓宽档案管理人员的知识面，才能适应工作环境，驾轻就熟地干好此项工作。

3.完善软硬件基础设施

要完善城市规划审批档案信息化建设，首要的任务就是要完善软硬件基础设施，即根据实际需要配备计算机软、硬件和网络设备，选择先进、成熟、适用的技术，使之能完成业务管理、事务管理、档案利用服务等工作。同时，为了进一步提高城市规划审批档案管理的技术水平，还应努力与资源数据库系统相互融合，构成一个有机的整体，形成从数据录入到数据管理再到数据加工输出全过程的应用。

4.实行科学管理

（1）实施综合管理

将各门类、各载体的相关规划档案都纳入到集中、统一的管理范围之内，以维护档案完整性与安全性，提升工作效率，为档案资源更深度的开发利用提供便利。对城市规划档案加强保护工作，改变以往在档案出现破损后才开始修复的工作模式，在资料档案入库前就对存放环境、资料破损的实际情况等多因素进行研究分析，以预防为主，防治相结合。与此同时，利用复印、扫描、微缩等现代化科技手段，实时地做好档案备份工作，以减少原件损耗，从一定程度上延长相关档案的使用寿命。

（2）实施目标管理

结合实际，将定性管理变为定量管理，层层分解目标并逐项进行落实。

（3）标准化管理

制定相关的管理标准，让各个步骤、各道工序、各个环节都做到有章可循。以现代化的管理技术为指导，加强基础业务，加强保护技术，充分发挥已有设备的潜力，探索现代化管理新方法。

（4）加强对城市规划档案管理的制度建设

一个严格、科学、合理的管理制度是实现档案管理工作高效运行的基础，城市规划档案管理部门应该制定更加严格的制度标准，使得工作人员的每一项具体工作都能按照章程有条不紊地进行，当工作出现问题的时候及时追究相关工作人员的个人责任，将造成的损失降低最低，促使工作人员提高对档案管理工作的责任感，对于激发其工作热情也具有积极意义。

（5）实现档案管理现代化

只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。因此，要充分利用现代化技术整理档案。档案记载着丰富的信息，也汇集着大量的知识，是一种丰富的信息资源。相比其他的工作，档案管理工作者可能会更加辛劳，因为档案管理工作繁琐、复杂、重复性强，可能会相对枯燥，因此信息时代我们可以利用计算机等现代化手段整理档案，省时省力，还确保档案管理工作高效、高质量的完成。因此实行现代化的档案管理方案势在必行。同时需要我们的档案管理工作者有一定的耐心、责任心和勇于创新的精神。

（作者单位：湖北省枣阳市城乡建设档案馆）