煤炭企业档案数字化技术应用措施

文/陈爱瑾

为了加快档案信息化建设，建立强大的档案资源体系、利用体系和安全管理体系，同煤集团投入专项资金用于档案现代化建设和信息化建设，在生产、科学、技术、文化、经济建设、社会活动中直接形成有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史资料，为企业发展提供基础信息服务。

一、档案原始材料的技术保护措施

1.应用缩微技术做好档案原件的保护工作

同煤集团档案馆在20年的实践中，完善并规范了缩微技术，通过编号、整理、拍摄、冲洗、检测，将馆藏文书档案 （1949～2012年）全部进行了缩微拍摄，完成了200多万画幅的缩微胶片母片，需要时再制作拷贝片。同时，利用计算机系统进行目录录入，将相关信息输入计算机上找到相应的目录，再到缩微库里将缩微胶片提出来，在阅读器上还原放大，并可将原件复印，时间短，速度快，不需到库房提出原件翻阅，很好地保护了档案原件。另外，应用缩微技术，经过二次、三次加工，编写档案专题，丰富馆藏结构，为档案现代化建设奠定了基础。

2.推进传统载体档案数字化技术

档案数字化的主要内容，一是建立档案目录数据库，二是载体档案的数字化，如纸质档案、照片档案及录音录像档案等的数字化。

档案目录数据库的建立。传统的档案借阅是利用手工检索工具查到档案目录，再去库房提卷，不但时间长，而且效率低。如今应用计算机检索，输入需要的信息，即可在计算机上调出用户所需的资料目录。

同煤集团编写了《档案信息计算机管理系统》用于全公司的档案信息管理，2005年，又开发了网络版“档案管理系统”软件，在全集团100多家二级单位联网应用，档案馆也将1949～2016年的全部各门类档案目录都录入计算机数据库，并将扫描后的档案原文挂接到档案系统，实现了档案的发文登记、收集、整理、鉴定、编研、借阅、保管、提供利用、打印等九个模块由产生到终结的管理。系统管理员可查看所有用户的档案，便于指导和监督各用户使用计算机的情况。只要给用户授予权限，用户在自己的办公室就可以查阅档案。2017年全面改版的由CS架构变成BS架构的“档案管理平台”已经完成，连接局里的OA办公系统，及时收集上传电子文件，实现了档案网络服务，发布网络信息，提供网络服务。

载体档案数字化技术（全文数据的建立）。同煤集团档案馆纸质档案数字化技术，一种是利用扫描仪直接将文件转换为数字化档案，存储于计算机；一种是利用缩微胶片扫描仪，将胶片上的内容数字化，然后送入计算机处理，以此实现档案文件原文数字化。第三种形式是直接产生的电子文件，和OA办公系统上产生的有电子签章的电子文件及时收集，连同签发纸一块进行归档。还有项目档案中形成的电子图纸文件、隐蔽工程的声像、数码照片也及时收集归档。

二、建立档案信息传输平台，在公众网上开通档案网站

单位档案数字化完成后，下一步就是建立自己的档案网站。同煤集团利用升级后的B/S架构的《档案管理平台》系统，将有用的档案信息发布到网络上，开放档案信息资源，让利用者根据自己的需要选择信息，通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

信息的发布必然要求档案管理者鉴定哪些是不需要保密可以上传的，哪些是绝密不可以上传的，对此，须建立利用审批机制，确保档案信息安全。未经开放审核、审批的档案，一律不得对外开放，严防有损国家安全和国家利益以及公民权益的不宜公开档案被公开利用。凡拟在网上公开的已开放档案、公司公开信息及其他信息，同样要严格按照规定进行审核、审批，确保档案信息安全。

三、加强档案信息化网站集群系统工程建设

长期以来，各档案馆档案数字化没有统一的标准、统一的软件，十分散乱，不仅省与省之间有差别，即使同一个省的不同企业也存在着不小差别。为此，要打造一个统一的档案数字化平台，在这个平台上有统一标准、统一软件、统一路径。这样档案数字化就更加便捷，更利于档案的管理和利用，从而促进档案事业的快速发展。档案网站集群系统，也就是整合各级各类档案馆区域内档案网站信息资源，统一档案的功能模块、版面形式、信息沟通渠道和安全管理模式，实现区域内同一类型档案信息资源共享的网络管理平台。档案信息化网站集群系统工程的开展，必将促进各级各类档案馆从封闭状态逐步走向开放，这样档案馆可在自己建立的档案网站上举办展览，开放档案目录，开放政府部门已开放的现行文件，建立馆藏档案信息专题数据库，开通开放馆藏档案的全文检索和阅览服务，接受社会群众网上提交的查档预约单等服务。

档案馆档案网络集群系统工程建立后，一旦并入互联网，它就成为网络中的一种管理系统，档案用户之间、档案馆与档案网络之间、档案馆与档案利用者之间的地理距离将因网络的连接而消失，彼此间的交流与合作将在档案工作的管理中普及。广大档案用户在办公室或家庭的计算机终端前，都可以对远程数据库进行访问并查阅自己所需的档案信息，从而为档案的利用拓展了空间。这样，馆际交流、互通有无、丰富馆藏结构将成为现实。

四、加强档案基础管理，大力推进档案数字化

档案数字化推动档案基础工作的规范化、标准化，只有基础工作规范化、标准化，才能促进档案数字化规范化。档案收集时，要严格按照依据国家档案局第10号令编制的《大同煤矿集团有限责任公司文件材料归档范围和保管期限表》，档案整理时，要按照《大同煤矿集团有限责任公司档案分类办法》，以保证归档文件门类齐全，载体形式多样。

档案数字化之前，必须对“浩瀚”的档案库房资源有所选择和鉴定。对那些使用频率大、保存价值高的档案率先进行数字化转换，提供数字产品在网络以供使用；对使用频率小，需永久保存的缩微胶片，提供缩微品以供使用。争取做到有所取舍，重点突出，减少不必要的人力、物力和财力的浪费。

同时，要加强专业人才队伍建设。档案数字化建设要求档案工作者不仅具有牢固的档案专业知识，具备档案信息采集、分析、处理、研究的能力，还要求掌握计算机通信、数据库、网络技术等现代信息技术以及其他专业领域的相关纵向知识。特别是从事信息开发和编研工作的人员必须以“博才”或“通才”取胜，档案人员要有埋头苦干、乐于奉献、锐意进取的精神，要接受专业培训，努力造就一支政治强、业务精，作风硬、纪律严，懂业务、会管理的一专多能的人才。

综上所述，档案馆以数字化方式生存是新时期所赋予我们的使命，加快档案数字化进程，实现数字化档案馆，建立档案信息化网站集群是我们期待已久的一项系统工程。