馆藏书画档案管理浅谈

李霞

在档案馆工作多年，整理库房时候发现多年前收录的一批书画档案，已登记在册，有收录记录。细想之，取出重新整理、重新入库，使这部分书画档案与现有的馆藏档案更加融合，借用此次整理我校馆藏书画档案的整理过程，对高校书画档案管理进行浅谈。

追溯这批书画档案，主要来源学校组织的周年校庆系列活动，承办的各种高层次的会议、学术活动等等。高校是教育的摇篮，优秀文化重地，在传统文化熏陶下，社会上的文化名人、学校校友在高层次的交流活动、学术活动中，会产生不少书画墨宝，这部分墨宝构成了我校收藏的书画档案的主体，随着时间的推移，不断的积累，书画档案越积越多，科学的规范的管理是势在必行的。下面我将从两个部分阐述我个人的观点：

一、实物档案的整理与收藏入库

1、如何分类

书画档案，又称为书画收藏档案的，在《高等学校档案实体分类法》中虽然没有注明书画档案的分类，在我校《文件材料归档范围》中已提及书画档案应归于实物档案中，编码为sw11。书画档案应归于实物档案中，收录、整理、入库、保存与普通实物档案基本相似。

2、前期准备

书画档案入库前，需要前期准备，本馆内馆藏书画档案不足百卷，均已时装表完整的卷轴书画作品。首先要清理，清理即将整理归档的书画档案，逐件清理上面的灰尘、虫网虫卵，用绒棉布清理正反面的黑霉点，再将全部书画卷轴打开、平铺，认真检查书画档案有无破损，是否完整，做好标注。所做的标注不能直接做在书画卷轴上，是要保证书画的档案的清洁与完整的，可以做成小标签，用短线悬挂在卷轴上，固定。第二步进行合理的分类、排序，分类是否合理、科学直接影响到书画档案以后的利用情况，或者方便简洁的发挥书画档案的作用。根据我馆馆藏书画档案现有情况分为书法、绘画两大部分，一般档案排序原则上是按级别、按重要性等进行排序，书画档案的排序也应如此，书法档案中先按作者作品集中摆放，再按照产生此书画档案的活动的重要性排序，同等条件下按照产生的时间排序，书法档案排序之后，绘画档案再按照如此排序，有名人书法、大家书法的作品也应该按照重要性排在前列。

3、登记造册

整理后按照拍好的顺序登记造册。这里的所说的登记造册并不是档案卷宗入档案馆时的“登记造册”，本部分书画档案是从库房中取出重新整理的，此步骤只是为了更方便的整理书画档案，也可以说是这部分书画档案查询目录的雏形，所以说，这步骤虽然简单，却是必不可少的。

4、档案翻拍

以卷轴形式存在书画档案是以宣纸为主要材料的，比较脆弱，随着时间流逝都会老化、褪变、最终损毁，加上经常性的利用使用，对档案本身会造成不可逆的损伤，为减少对书画档案的损伤应该对书画档案进行无损伤翻拍，由于书画档案的实际情况，不适合扫描仪进行扫描复制，书画档案的翻拍应选用高分辨率的专业相机、在柔光的环境下进行。

第一步，翻拍工作要在光线充足的地方进行，最大限度的保证书画档案图片的清晰度；有条件的话可以选用专业摄影棚开展此项；第二步，图片的后期处理也要慎重。我馆将翻拍图片做成两种尺寸，尺寸大的，是为了方便日后利用，减少或避免翻看、调卷对书画档案的损伤。翻拍图片最大限度的保持书画档案的原有面貌，有技术条件的，可以转化为二维码，方便利用下载；制作尺寸小的翻拍图片目的比较单纯，主要用于书画档案目录的查询及档案数字化数据库的使用。目录查询是对外开放的，所以应该保证书画作品的安全性，不必太清晰，能看清即可，也可以添加水印。制作完成图片，用年度、档号命名保存拟用，注意大小尺寸分别保存，并将此图片的命名标注在初始目录上。

5、包装入库

书画档案翻拍之后的工作就是将馆藏书画档案包装收藏入库。首先选择软质无色纸作衬里，字画面朝内，有轴心在内卷起，扎牢固定，注意不要弄掉先前悬挂好的小标签。卷扎好的书画档案，不能和别的坚硬物品、有棱角的档案一起堆放，更不可以将重物品压在书画档案之上。困扎好的书画档案好独立放置在定制的、不易变形的包装盒内，平放在书画档案橱内，不能竖放。在盒子表面统一位置贴好标签、填写好档号，标签上需要注明档号等信息内容；贴上翻拍此件档案的图片；同时将此件的二维码贴于旁边，方面此件的下载利用。标签、缩略图片、二维码高度都不应高于包装盒侧面（对外展示面）的高度。在书画档案存放橱摆放时，标签面应统一朝外，既美观又方便查找。

二、实物档案的数字化管理

6、录入档案管理系统

我校档案的数字化管理基于我校档案管理系统，在档案管理系统中建立书画档案类别（是实物档案子目录），命名SW11（此命名只是为了管理方便，并不是基于档案实体分类方案），普通档案在档案管理系统中是按照产生时间，分别录入归档的，但是，此次整理馆藏书画档案，并不是在同一时间段产生的，且时间跨度较大，如果按照产生时间录入系统，并不方便管理，所以，此次整理是按照整理年度统一录入档案管理系统的。

按照正常步骤，对照“登记造册”的初始目录，完成档案系统的目录，并上传挂接图片，实现书画档案在线检索查阅。翻拍、图片制作都是此步骤的前期工作，前篇已经详细叙述，在此不再赘述。

书画档案录入完毕后，打印查询目录，个人建议书画档案的查询目录与一般档案的查询目录稍作修改，添加书画档案的缩略图片，以便提高书画档案后期利用与查找。如果需要使用原始图片，在按照档号调取。

7、书画档案数字信息安全

馆藏书画档案纳入档案数字管理系统后，数字信息的安全也是相当重要的。对于所形成的书画档案数字信息（包含原始图片、修改图片及二维码）一定要保持其完整性，按照规定不仅仅存放于我馆的档案数字管理系统中，还要分别存放在独立的储存介质中，给予书画档案数字信息最大程度的安全保障。

高校是教育的摇篮，优秀文化重地，在传统文化熏陶下，馆藏书画档案不仅仅是墨宝，更是我校的瑰宝，随着时间的推移，不断的积累，越积越多，科学的规范的管理是势在必行的。对书画档案整理的浅谈是以本次馆藏书画档案的重整为契机的，只是本人在整理过程中的一点心得。

参考文献：

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[2]何树林，吴瑞山.谈谈书画档察的收藏与保护[J].山东档案，1999，03：31

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