人力资源档案管理问题及对策探讨

张耀锋

摘要：人力资源档案管理工作是人力资源局的重要日常工作，在人力资源管理中，人力资源局发挥着至关重要的作用，人力资源局为劳动资源与企业社会的交流提供场所，并保存、调用人才档案。人力资源档案管理中，就业培训档案和就业创业补贴档案是十分重要的组成部分，对于这部分档案需要加强管理工作，充分发挥人力资源局的社会服务职能。本文就人力资源档案管理问题及对策进行阐述分析。

关键词：人力资源；档案管理；问题；对策

社会经济快速发展，人才是推进社会以及国家发展进步的重要。人力资源档案的管理是人力资源局的重要工作之一，档案管理的效果以及质量将对劳动人员的社会福利待遇等产生十分重要的影响。因此需要积极加强人力资源档案管理，更好的为社会提供服务。

一、当前人力资源档案管理的现状

人力资源档案管理中，就业培训档案和就业创业补贴档案是极为重要的内容，在对这些档案资料进行管理时必须要提高重视，做到准确无误，保证相关人员的利益不受损害。但是在实际的档案管理中还存在一些需要改进和优化的地方。档案管理在分类上缺乏合理性，期限保管不准确，对于文件归档是比较重视的，但是忽视材料归档。有些档案的编号编制不规范，案卷的标题不够严谨，组卷极为混乱。[1]

在人力资源档案中，材料种类单一，内容不具体、不能凸显个人特点也是普遍存在的问题，在人才培训和创业补贴的开展中会遇到一定的问题，不能保证人才的权益。而且档案材料管理不规范也容易使档案内容遭到破坏，使得人力资源管理成本提高。

在人力资源档案管理中，安全性也是极为重要的，但是由于一些档案管理人员的疏忽，以及自然社会因素的影响，或是档案管理建筑消防、用火问题的不规范，使档案存在于危险的环境中，档案的安全性无法得到保障。

档案移交也是人力资源局的重要工作，档案移交使比较认真严谨，手续严密，并且程序比较规范的工作，但是有些档案人员在调动或者离开岗位时，不能严格按照相关的程序、手续办事，对移交工作不够重视，移交工作不能按时开展，或者移交后的档案并不完整，会使人才今后的就业、创业等开展受到不利影响。

二、人力资源档案管理的有效策略

（一）科学分类档案

在人力资源档案管理中，应对档案进行科学的分类，保证档案管理更加科学有序。常见的档案分类方法有单式和复式两种。

单式档案分类方法就是用一种方法对档案进行管理，使得档案分类更加科学。单式档案分类管理按照不同的标准有不同的划分分类方法。可以按照文件产生的时间进行分类，按照时间顺序对档案进行分类整理。还可以按照文件的来源进行分类管理，或者是文件形式特点进行分类，如文件种类、载体材料以及形状规格等进行分类管理。[2]

复式档案分类管理就是用两种或以上的方法对档案进行管理，从而使档案分类更加科学，管理更加高效。不同类型的档案使用的分类方法也是存在差异的。

复式分类方法可以利用不同的分类标准科学的划分档案的类型，有助于档案管理体系以及库藏体系的建设，实现档案资源的科学化管理，对于资源的开发利用也是极为有利的。

（二）做好档案的安全保管工作

人力资源档案管理工作中，安全管理是极为重要的，档案管理人员要按照相关的规章制度开展工作，对档案内容进行维护，没有权限的人员不能进入到档案库房中，档案工作人员的调动需要办理交接手续，档案资料未经许可不能进行复制，也不能泄露档案内容。档案管理人员需要对档案内容进行保密，何时利用，怎样利用也需要保密，减少繁琐的审批手续，为使用者提供便利。

在档案安全管理过程中，也需要积极使用网络信息技术，建立完善的数据库和计算机系统，提高计算机系统的安全性，升级应用程序，将计算机系统中的安全隐患去除掉。使用加密技术，这是一种比较普遍的验证方法，对档案信息进行加密，避免非法用户浏览使用信息，通过加密的方法将能够读懂的明文数据转变为随机的乱码密文，避免档案信息资料被窃取和泄露。安装防火墙和防御系统，保证网络安全，在档案储存资源的局域网位置安装防御功能，避免非法入侵。[3]

此外还需要加强硬件设备的完善，档案管理中需要保证档案室的干净、整洁、做好防潮、防火、防水、防霉以及防虫等工作，避免纸质档案被损坏。保证档案室的温度、湿度适宜，档案装具需要便于调阅，整齐划一，档案管理要设置空调、加湿器、通风设备、防火报警器、灭火器、复印机、微缩拍照设备、监控设备等，清理干净灰尘，防止外来磁场的干扰，也避免有害气体和光线的影响，做好档案的日常维护管理工作。

（三）做好档案的移交工作

在档案的移交工作中需要做到认真、严谨，将档案移交工作放在日常管理工作的重要位置中，依据工作制度以及程序开展工作。档案移交是档案管理的重要内容之一，需要提高重视，档案管理人员的调动、离岗等需要把好关，先对工作进行交接，然后在办理调动的手续，没有办理档案交接手续的档案管理人员不给予调动工作的通知，档案人员不能离开工作岗位，实现制度化档案移交工作，同时明确相关人员的岗位职责。

对于档案移交工作需要加强监督检查工作，没有进行交接工作就随意签发调令的工作人员要查明原因，明确责任的划分，科学处理。档案移交有移交和接收两部分，要做好档案移交前的准备工作，使得档案移交工作顺利推进。

积极开展档案监交工作，对档案的交接进行监督和鉴证，监交需要由专人负责，保证监交人员的认真履行自己的职责，依据程序开展工作。交接双方需要在监交人员的监督下做好移交工作，保证手续齐全，帐物相符，[4]在交接的证明上写明交接的时间、地点、移交人、接收人以及监交人、移交的页数等。移交的证明一式三份，交接工作结束后需要相关人员在证明上签字，对交接工作进行负责。

三、结束语

总而言之，人力资源档案管理是极为重要的工作，当前科学技术快速发展，政府的管理职能水平也逐步提升，人力资源档案管理是服务性的工作，并且与人民群众之间有着密切的联系，因此需要做好人力资源档案管理工作，对档案进行科学的收集检查、整理归档、保管、移交等，提高人力资源档案管理的工作效率，更好的发挥人力资源局的作用。

参考文献：

[1]孙丽华.谈人力资源档案管理中存在的问题及解决策略[J].价值工程，2015，02：135–136.

[2]周敏华.人力资源档案管理工作中的问题和对策探讨[J].办公室业务，2015，05：80–81.

[3]耿洁.探讨人力资源档案管理存在的问题及对策[J].城建档案，2016，01：36–37.

[4]杜海玲.辽宁省事业单位人力资源管理存在的问题与对策探析[J].对外经贸，2012，09：80–81.