ERP系统中的销售退货流程

2017-01-09谢振华

国际商务财会 2016年11期

关键词：负数发票仓库

谢振华

【摘要】ERP实施中的特殊业务流程是重点也是难点，本文针对特殊业务中的销售退货如何结合ERP系统操作流程做出系统研究。

【关健词】ERP特殊业务流程销售退货

【中图分类号】F270.7/F426.7

一、ERP系统中的特殊流程

企业在实施应用ERP系统的过程中，有很多成功的案例，也有更多的失败案例。从大量失败的案例中，我们发现，失败的一个很重要的原因，就是对系统涉及的特殊业务的流程定义不清楚或定义的不可操作性。

什么是系统内的特殊业务呢？就是指那些业务总量不多，但操作却较复杂的业务，比如销售退货流程、采购退货流程、BOM修改流程、调价流程、订单变更、物料结构工艺变更等。这些业务的总量，往往占企业业务总量5%不到，但他们的复杂性和操作难度却远高于常规业务的系统操作，占用操作人员大量的时间和精力。特殊业务流程可能对整个系统数据的准确性、操作的流畅性产生非常不利的影响。因此，研究并规范特殊业务的系统操作流程，对于一个企业ERP系统实施是否成功至关重要。

由于特殊业务流程种类较多，本文只对系统实施过程中的销售退换货问题做重点研究，寻找最简单且符合法律规定的方法。希望能为更多的准备实施或正在实施ERP系统的企业提供务实的、可操作的经验借鉴。

二、特殊流程产生的原因

企业的类型有很多种，各种类型公司对于ERP系统的需求和使用有很大的不同，没有一个标准的模板适用于所有的公司。所以，本文所论及的观点，主要适用于涉及进出口的中等规模的生产制造型企业集团，本文阐述所依据的ERP系统为用友NC系统。

在系统实施的过程中，尽管很多企业的前期准备工作比较充分，但是对一些特殊流程的研究还是不全面的，导致在后续实施过程中经常遇到新问题。这主要有四个方面的原因：一是业务本身是复杂的、千变万化的；二是每家企业的经营模式不尽相同；三是某些业务流程还要考虑各个部门的实际利益；四是对ERP系统本身各个模块在开始实施时难以做到充分研究。由于上述原因，软件开发商也难以将这些特殊流程固化下来，而是要企业根据实际情况重新改造。

在这些特殊流程中，销售退货由于其业务发生的普遍性、会计处理的特殊性，以及税务、海关、外汇等政府部门的数据监管要求，退货流程必须符合公司内外部各部门的工作需要，所以显得尤为重要。

三、会计准则和税法对于销售退货的操作实务

企业在销售过程中，由于商品品质等原因，造成一部分商品在销售之后发生退货行为。目前在会计准则中，对于销售退回的处理规定很明确，即依据退库单和红字发票做销售收入的冲减。

对于内销商品开具红字发票的规定，实务中可以总结成以下两个方面：

对于跨月退回的销售发票，如果未认证，销售方往往选择销方申请开具红字发票，此时不需要客户提供拒收证明，销方自行在开票软件中开具红字发票申请单，凭红字发票申请单在开票系统中开具红字发票。

对于客户已认证的发票，无论是否跨月，均需要由客户先行开具申请单，并到主管税务局申请开具通知单，以表明客户已做进项税转出，凭纸质通知单，销售方才能开具红字发票。

对于外销商品开具红字发票的规定，需要先提供申请书、国外公证文件、原出口货物报关单、核销或注销已核外汇证明、《出口商品退运已补税证明》等文件办理退货进口报送手续。货物进口报关后，依据上述各项文件，开具负数出口发票，办理补税手续等。

以上开票的实务操作均能符合会计准则和税法的要求。但是，在实际开票时，开具红字发票（特别是客户已认证的发票）可操作性较差，主要有三个原因：一是多数情况下，采购入库时往往不是全检，多数商品发现不合格的时间点是一个月之后的事，此时发票已经被客户认证抵扣，这也造成了销售方不能使用销方申请开具红字发票，而必须要客户开具申请单。二是客户是上帝，发生退货行为一般是由于产品质量原因或其他由于供应商的原因造成的，开具红字发票如果要客户去主管税务局开证明，客户往往不是很积极配合。三是对于出口商品，办理退关手续比较复杂，有时也不经济。

另外，很多情况下，客户对于发现的不合格品只要求提供换货，并不是真正地退货，此时就更不需要按退货来操作金税发票和系统操作了。

鉴于以上原因，企业在实务操作时，可以灵活简便地操作。本文主要针对客户要求换货的退货，且原批次发货的金税发票已认证抵扣的这种情况来进行流程总结。而对于不要求换货的退货，要么在未认证的情况下由企业做红字发票申请单，要么在已认证的情况下由客户提供主管税务局审批的红字发票通知单。此外，也对出口商品的退货进行流程总结。

四、ERP系统中的销售退货的关联订单

退货操作，是关联原销售订单还是独立创建一个负数销售订单呢？笔者简要分析如下。

理论上，ERP系统中，退货是之前销售的退货，退货当然是关联原销售订单。但在实务中，所退货物常常很难确定是哪个销售订单的，可能是不同的销售订单的，也有可能不是最后一次发货的。即使将退货指定为一个特定的销售订单，如果该销售订单已完成全部的发货收款，自动处于关闭状态，那么需要先手工打开关闭状态。如果所退货物种类较多，需要判断各种物料对应的原销售订单，且可能需要手工打开多个订单的关闭状态。这样，操作人员工作量过大，流程变得不具有可操作性。

另一方面，对于很多客户的管理而言，他们考虑采购流程的简洁性，也倾向于退货产生的退款之类的问题放在后续货款中处理，而不希望关联到之前的诸多订单。由于这些原因，退货时，一般不将所退货物关联对应的原销售订单，而是单独创建一个负数销售订单，作为后续销售结算、仓库入库的依据。可以增加一个销售订单类型，即退换货订单类型。

由于出口商品的实际操作和内销商品存在较大差异，所以分开讨论。

五、内销产品的退货流程

（一）对于客户通知退货时，且仓库没有合格品库存可以换货的。此时，就是真正意义上的退货。销售部在系统中做负数销售订单（具体操作步骤同正常销售订单，区别就是数量为负，订单类型选择退换货订单）。同时，依据负数销售订单，在系统中陆续生成负发货单、负出库单、负系统开票，最终生成负数应收单。实际金税开票时，如果当月同类产品有新的发货且数量大于退货时，可以按正负抵销后的扎差数来开票。如果当月同类产品没有新的发货时，或当月同类产品新发货的数量小于退货时，则需严格按照开具红字发票的规定流程来操作，即客户提供红字申请单。

（二）对于客户退货，仓库无合格品库存可提供换货，同时客户由于各种原因未能将实物退回的，经公司确认同意就地报废的，则简化操作。系统内做负数销售订单（费用型），财务依据负数销售订单直接做负数系统开票。至于开红字金税发票的方法，同第1种情况。

（三）对于客户退货时，仓库有合格品库存。此时，按照客户至上的原则，仓库在收到退货时，将相应的合格品发运给客户，保证客户的经营需求不受影响。在ERP系统中不需要做销售退货处理，由仓库直接做转库单，将成品库存转至客退库；待质量判定后，将客退库库存转至废品库或返修库等。

（四）对于客户退货时，仓库有合格品库存，但客户由于各种原因未能将实物退回，经公司确认同意就地报废的。处理方法基本同上述第3条，区别就是仓库在系统中做转库单，直接将成品库存转至废品库。

内销产品在各种情形下的退货流程，可以用下图来表示：

六、外销产品的退货流程

对于出口商品的退货，理论上可以通过出口退货流程办理，即要准备国外公证、原出口相关文件、补税证明等，在海关办理退运货的进口报关手续。但在实务中，考虑经济性原则，免除退货运费和退货报关等诸多负担，一般不执行出口商品退货流程，而是采用灵活方法处理。一般采取折让、就地报废等方法处理，很少将实物退货。所以，本文不考虑实物退回这种情况，而只考虑实物实际不退回的退货情况。

另外，由于每年政府部门会对企业的年度开票销售收入、出口报关金额、财务账面确认收入进行核对。所以，换货引起的报关，会造成报关金额、出口发票金额、财务收入确认金额和收汇金额很可能不一致。

在出口产品的退货流程中，主要涉及的单证包括：1.ERP负数销售订单、ERP负数销售发票、ERP负数应收单；2.报关单、出口发票、退税用进项发票。出口产品的退货流程，对于ERP系统操作并不复杂，主要在于要保证年度总报关金额、出口发票金额、财务收入确认金额和收汇金额四者的一致。

（一）对于客户不退回货物，仓库无货可换时

在系统中做负数销售订单（费用型），据以生成负数销售发票，再生成负数应收单。在后续正常货物报关时，将后续报关单、出口发票、退税用进项发票的金额扣除退货金额，即降低价格，而总数量不变。只有这样，才能保证报关金额、出口发票金额和财务确认收入金额、收汇金额四者的一致性。

（二）对于客户不退回货物，仓库有货可换时，且换货不报关

这种适用于小批量货物。在换货出口时，如果不报关（即通过快递），则仓库直接将成品库存转为废品库。这种情形的处理方法最简单。

（三）对于客户不退回货物，仓库有货可换时，换货办理报关手续

在这种情况下，仓库直接将成品库存转为废品库。在后续正常货物报关单中，需将换货报关货物的金额抵减掉，使报关金额、出口发票金额和财务确认收入金额、收汇金额四者的一致性。

外销产品在各种情形下的退货流程，可以用下图来表示：

七、结论与建议

在上述操作中，报废产品时应考虑废品所涉及的增值税，以及税务报批等，但这不是本文所讨论的重点。

每个企业的经营模式都可能不一样，在实施应用ERP系统时，无论选用什么品牌，都要根据自身的经营特点，对特殊业务的流程予以清晰地定义。否则，在实际操作时，不同的操作人员对于同一项业务的理解可能就不一致。比如，非财务部门的操作人员很难想到报关金额、出口发票金额、财务确认收入金额和收汇金额四者的一致性。