档案信息化建设的特征及发展措施

高艳琴

【摘要】信息化建设的发展对包括档案工作在内的各行各业产生了强大的冲击，传统的档案工作观念和方法已经无法适应新时代档案工作的需要。本文简要介绍了当前档案信息化建设的发展条件，并提出了强化档案信息化建设的具体措施。

【关键词】档案；信息化建设；特征；发展措施

随着科技的发展和计算机的普及，档案管理水平取得了飞速的发展，传统的档案管理方法由于信息单一、查询不便等已经不能满足当前的档案管理需求。档案信息化建设给传统的档案管理工作带来了新的发展，它是一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。

档案信息化建设既是档案工作发展和改革的需要，同时又为档案工作的发展和改革奠定可行的物质基础和条件。

一、档案信息化建设的基本构成

档案信息化的主要特征是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，档案信息化离不开数据技术、数据库技术与数字化技术、网络及数字通信技术、数字信息储存技术等现代信息技术的支持。一般来说，档案的信息化有5个系统组成，分别是资源信息处理系统、档案信息接口系统、用户服务系统、管理和维护系统以及适当的人才结构。其中，资源信息处理系统帮助档案人员整理分类、索引编目、进库上架，并提供可利用的信息；档案信息接口系统则是内外信息交换的平台；体系内外的数据可通过接口进行对接；用户服务系统能将有价值的信息有效快捷地提供给利用者；管理和维护系统主要进行以数据库服务器和文件服务器为核心的各类系统的基础维护管理。档案管理信息的人才有三类，即档案领导人、研发人员以及实际操作人员。

二、 档案信息化建设的现有条件

随着信息网络技术的进步和发展，网络信息终端的普及，为档案信息化建设提供了前所未有的良好社会环境。档案信息化在社会发展中的作用更是日益为社会所认识，社会档案意识得到了加强。

（一）档案信息化基础硬件配置以及技术条件日益成熟。计算机广泛应用于机关、企事业单位等领域，形成了大量的电子文件，计算机辅助设计和计算机辅助制造产生了越来越多的电子图纸；快速发展的网络技术又进一步波及到了文件、档案的运转、传递过程和利用方式。一些新技术，如语音识别、超文本和多媒体信息处理等方面的应用已逐步进入实用领域。计算机的每一项新的技术发展，几乎都会在档案管理中找到用武之地。

（二）档案信息技术不断提高。从一般的档案管理发展到文档一体化的文件全文信息自动著录标引，从较封闭的单机和局域网应用方式，发展到档案与图书、各类信息共同动作的广域网工作方式。从基于机读目录的自动编目、联机检索、发展到借助于存储器的档案全文信息存储于检索；从一般的科技档案管理发展到以计算机辅助设计、计算机辅助制造为基础的包含科研、生产全过程的信息综合管理等，档案信息化技术已上了一个新台阶。

（三）档案信息化标准、规范建设更具完善。国家前期已出台若干有关电子档案管理的规章制度和规范性文件。国家档案局印发《电子文件归档和电子档案管理指南》更明确了档案电子信息化建设的依据与要求，给档案工作数字化、网络化、信息化等信息技术带来挑战。

三、 档案信息化建设的强化措施

（一）提高档案信息化管理水平。当前我国档案信息化建设工作中遇到了较多的困难，主要原因是我国档案信息化管理工作较差，不能严格做到电子文件的归档管理。这就要求在实际的档案管理工作中，遵循档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换；并注意加强对电子文件积累、鉴定、归档等一系列的工作，保证产生有保存价值的电子文件真实、完整。这些工作是档案信息化建设的基础性工作，也是重点性工作，对后续的信息化管理具有很大的影响，工作中一定要做到认真和细心。

（二）提升服务意识。随着信息化社会的发展，档案作为重要的信息资源地位日益重要，档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强。强化服务意识、提高服务质量是新时期档案工作的基本要求。只有提升档案管理的服务意识，深入挖掘市民的需求和企业的需要，才能更好地进行档案信息化建设。

（三）强化档案信息化建设的标准化研究。档案是一类特殊的信息资源，它是社会各方面实践活动的历史记录，其形成过程及内容涉及科技、经济、军事、生产等领域，其历史任务又决定了必须对它实现集中统一保管，所以档案信息化的标准化问题便显得更为重要。具体包括电子文件的生产方式、生产格式、传递方式、保管方式等各个方面的标准化。

（四）加强档案信息资源的开发利用。 对档案进行信息化管理不是档案管理的最终目的，对信息资源的开发利用，才是信息网络化建设的最终目的。进行档案信息网络化建设，开发利用档案信息资源，就必须研究和解决数据库建设问题。只有网络环境下的档案数据才具备真正意义的资源共享。因此，要建设各类档案数据库，加强对档案资源的开发。

随着社会的发展，传统的纸质档案逐渐被新型载体的档案所取代，这是当前档案管理工作发展的重要趋势。在这种情况下，只有处理好档案信息，不断开发和挖掘新的管理方法，才能适应现代信息化社会的发展。

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