论新时期如何做好文书档案管理工作

2017-01-09鹤山市环境保护局冯颜英

办公室业务 2016年12期

关键词：系统架构文书档案挑战

文/鹤山市环境保护局冯颜英

论新时期如何做好文书档案管理工作

文/鹤山市环境保护局冯颜英

【摘要】本文透过客观解析档案管理活动的重要地位，使得目前遗留的档案规制隐患问题倾盘托出，为后期规模化建议的制定提供丰富疏导线索。

【关键词】文书档案；管理实效；系统架构；挑战；规划

文书档案可以说是真切反映着细致化工作交流场景，是稳固事业主体可持续发展实效的必要前提条件，使得创新工作内涵梳理与过往实践经验补充都能顺利交接。需要明确的是，文书档案管理工作本身具备一定的政策性与专业性，尤其是在市场经济结构不断更新过程中，为了确保资源开发持续力度，这部分工作内容的完善显得十分重要。

一、文书档案管理工作规划现状研究

此类档案资料记录着特定事件发生过程并且具备一定法律效用，产生这类结果与其形成规律有着千丝万缕的关联。文书档案依照自然评判标准记录真人事迹，使得人们学会如何适应并改造自然，对于相关理念开发参考价值丰厚。但是，由于部分人员责任意识低下，后期规划细节中不免衍生各类瓶颈限制状况，具体表现为：

（一）文书档案管理内容过于陈旧。现下大部分企业部门已经开始严肃讨论专业规范性问题，决定针对档号、卷宗标题结构实施逐层审查，经调研发现案卷目录丢失以及混乱迹象显著。

（二）文书档案查阅实效不够稳健。随着计算机数字化技术的不断发展，涉及档案检索模式基本沿用智能调控手段，但是不免一些地区持续沿用手工检索模式的现象，这类工作人员经常需要耗费大量精力，并且将精度指标搁置，错误地将工作重心转向检索工具创新开发层面上去。

（三）文书档案管理人员素质普遍不能达标。截止至今，尽管部分事业单位已经吸纳稳定的档案人员，但是关于人员文化素质以及技术能力方面不免存在矛盾冲突状况，尤其是在经济结构不断扭转的前提下，真正熟练掌握档案记录内容并进行系统规划的人员可说是寥寥无几。

二、强化目前文化档案管理工作进度指标的必要措施分析

为了全面灌输单位工作人员坚定的责任意识，文档管理工作决定全面吸纳专业内涵，同时要求相关管理人员能够拥有优秀的职业道德素养，能够在工作环境中勇于探索、任劳任怨。

（一）全面提升文化档案管理人员的责任意识。在专业化知识不断完善的基础上，有关管理主体必须牢固树立现代化技能应用形态，使得文档规范指标得到全面贯彻。文档管理人员不得不时常监督与告诫自己，涉及自身知识掌握架构以及综合文化素质等，必须在文档规制流程中得到同步补充。依照我国文档工作统一规范标准鉴定，管理人员应该全面贯彻个人权责规划指标，并且将文件中的形成过程、统计数据以及整理结果等作为领带监督职责范围，其间特定组织领导体系也应该得到进一步加强，使得文档规划工作无论从检查或者是验证考核，都能迎合现代管理需求，不造成任何交流秩序紊乱结果。

（二）详细规范文书档案管理职务内容以及布置流程。针对案卷资料进行全面性检查是第一要务，其间需要将一些暂时不用的文件删除处理，规避日后检索活动中提炼结果混乱现象，这是发挥档案标准化管制功效的基础。再就是必须学会重新拼装案卷，其核心理念就是尽量将存在关联特征的文件整编为一个整体，包括重组环节中一些不存在卷内目录和标题模糊的资料要适当开展重新加工项目，确保工作管理效率能够得到质的飞跃。最后，题目名称应该得到统一规范，确保查准率足够精确。因此，在著录设计活动中应该尽量将规范机构简称等详细信息附着在上面，杜绝计算机检索过程中出现识别不清的危机状况。

（三）全面加强文书档案管理的计算机信息应用实力。为了在新社会结构中做一名出色的文书档案管理人员，其必须首先掌握各类现代化技术操作与管理知识。目前计算机应用现象已经在文档规制流程中频繁出现，使得特定文件形成到格式转换都能一气呵成，同时系统地完成文件修改以及统计职务，此类综合化管理手段需要文档规划人员进行全面掌控。不可否认，信息社会对文档管理工作提出全新的要求，有关人员必须学会站在本职岗位上进行换位思考，能够在实践流程中总结经验，使得个人计算机应用能力和文档规划素质都得到同步延展。而按照新的《归档文件整理规则》分析，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。