浅谈多媒体在档案信息化建设中的应用

文/青岛市市南区拆迁服务中心 吕玉洁



浅谈多媒体在档案信息化建设中的应用

文/青岛市市南区拆迁服务中心 吕玉洁

【摘要】计算机技术的普及改变了人们的生活方式，也在档案管理中得到大量的应用和普及。解决了档案管理中的许多问题。多媒体在档案信息化建设过程中得到广泛的应用。本文将就在档案信息化过程中应用多媒体技术的必要性、应用过程中产生的问题等进行分析，明确其在档案信息化过程中应用的相关事项。

【关键词】多媒体技术；档案管理；信息化建设

随着计算机技术、网络通信技术的迅速发展，人类进入信息化和现代化的时代，各领域、各行业中对网络技术的应用也越来越广。档案管理工作也逐步进行信息化建设，档案的信息化是指应用现代信息技术以数字化建设为核心对档案资源进行开发、管理以及提供服务。将实体保管为重点的档案管理模式向以档案数字化为社会提供服务模式进行转变。多媒体技术在档案信息化过程中被广泛应用于处理文字、图形、声音、图像等档案信息，并建立具有信息联系的交互性计算机系统，通过人为干预使计算机在处理信息时更人性化。

一、档案信息化建设过程中应用多媒体技术的必要性

（一）档案信息化的必然结果。计算机的发展和普及，给档案带来了新的生命，档案在种类、载体、方式、管理技术以及档案的应用等方面都有极大的变化。随着现代信息化的发展，信息量迅速膨胀，信息的收集、整理加工、传递方式已不能满足档案领域的发展以及人们的需求。档案数据的数字化、信息化已成为档案管理工作必然的发展趋势。然而档案管理信息化过程中工作效率低、工作人员文化程度等都影响着档案事业的发展。多媒体技术具有直观性强、信息量大、传播速度快，形式多样易被接受等特点。对档案的信息化发展具有极大的辅助作用。多媒体技术在档案管理中的应用提高了档案管理、开发、档案信息利用的能力。用现代科学技术手段最大化的发挥档案信息的价值，促进了档案管理模式、管理技术和方法的转变。所以，在档案信息化过程中应用多媒体技术是档案管理发展的必然要求。

（二）多媒体技术的应用简化工作流程，提高档案信息建设管理的水平和效率。多媒体技术的应用可以简化档案管理的工作流程和工作效率。应用多媒体技术对档案文件进行扫描、分类、汇总，能够极大地降低工作人员的工作量，缩短工作时间，降低工作人员的工作压力，简化了档案管理的程序步骤。同时，工作人员使用多媒体技术对文件记性筛选、分类、归档、储存，可以保证档案资料的完整性和全面性。通过多媒体技术，用户可以直接下载或打印文字、图像、视频、音频等档案资料，同时便于工作人员跨部门、跨地域提取档案信息，大大减少工作人员的工作量，提高工作效率。

（三）档案信息存储方式多样化。多媒体技术为档案信息的储存提供了新的选择。档案信息，包括文字、影像、音像等资料，而传统的储存方式，只限于纸张，无法直观、自然、动态地描述档案内容，档案信息化的发展，使得其对储存方式、储存容量的要求提高。同时多媒体技术能够提供较大的储存空间、先进的存储方式，还能够完整地保存动态资料。

（四）信息检索便捷、高效。应用扫描、智能分类、智能检索等多媒体技术可以实现用户简单、快捷、方便地检索不同的档案资料，保证用户快速获得具体的资料信息。

二、多媒体技术在档案信息化过程中的应用

（一）应用多媒体技术建立档案信息库。构建集准备系统、数字化子系统、存储系统、数字化信息输出系统于一身的完整档案信息处理系统，将档案的加工制作联系在一起形成一个有条不紊的系统的工作流程，控制信息的各种处理，这对于档案信息化建设是十分重要的。

（二）用于检索程序的编制。实现档案信息化首要任务是实现目录信息数字化。首先需要将档案、专题等各类资料的目录录入计算机，并制作完善的检索体系；其次，建立档案著录标引并实现电子检索，进行档案自动化管理。建立档案目录数据库，将数字化档案资源进行归类整理，有利于发挥计算机的检索功能。

三、多媒体技术存在的问题及对策

（一）档案信息保护设施不完善。随着档案信息数字化管理的实现，大量的用户档案信息被泄露，甚至是被人为地进行买卖，导致客户个人资料泄露，通过网上购买个人信息进行犯罪的案件也越来越多，造成企业、个人，甚至是国家的财产损失。而且档案系统本身也存在着漏洞，导致各种组织或个人，可以轻易获得档案信息。面对这些档案信息危机，我国需要建立动态的信息安全保障系统，不断地进行技术、管理体制的改变和创新，提高人员的信息保护理念和能力。保护档案资源安全，保障人民的财产安全。

（二）保护知识产权的安全。知识产权就像信息的数字化一样，没有固定的形式，依附于外物存在。档案信息在网络传输过程中，由于检索的便捷化，给网络侵权也带来了便利。网上无论是小说、摄影设计等方面的知识产权侵权行为层出不穷。档案信息是证明知识产权所有者的有效证据。面对知识产权侵权行为，国家应出台相应的法律对网上的知识产权进行保护。同时宣传知识产权自我保护的知识，使得人人知法懂法守法。

（三）规范档案管理的原则。实现档案管理的现代化，必须建立完善的档案管理规范、原则和法律法规，按照统一的标准进行管理。我国的档案信息化建设较晚，各个地方部门的管理规范原则没有统一，导致在档案管理、提取等方面有很大的不便。实现档案的规范性，可以使档案的保管、传递、检索等有序，标准、规范。

【参考文献】

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[2]侯明昌.多媒体技术及其在档案数字化建设中的应用[J].档案学通讯,2004(02).

[3]姜澎.浅谈多媒体在档案信息化建设中的应用[J].黑龙江对外经贸,2009(06).