档案管理信息化发展研究及初探

文/广东省连州市不动产登记中心 陈延芳



档案管理信息化发展研究及初探

文/广东省连州市不动产登记中心 陈延芳

【摘要】档案是人类进行社会活动所保留下来的真实记录，作为不可再生的资源，它对于国家的发展有着重要的作用，具有一定的文化价值。目前，我国档案管理的信息化水平得到了明显的提高，通过电子档案进行档案资料的信息化管理，能够使信息管理的效率得到提高。结合档案管理信息化发展现状存在的问题，研究创新发展档案管理信息化的策略。

【关键词】档案；管理；信息化；发展研究

行政事业单位管理部门基本的配置包括打印机、复印机、数码相机、扫描仪等。档案管理人员计算机配置也达到了人手一台，永远档案管理软件，对于事业单位档案管理、收集、应用等方面提供了便利。面对档案信息化存在的问题，探究档案管理信息化的策略。

一、 档案管理信息化发展的现状

（一）档案管理信息化重视程度低。行政事业单位对于档案的信息资料的重视程度不够，没有形成系统的档案管理制度体系。行政事业单位只针对需要处理的档案进行管理，并没有真正地意识到档案管理信息化发展的重要性。只有通过不断强化行政事业单位对档案管理信息化的重视程度，才能有效地档案管理工作人员的信息化管理水平，从而完善档案管理信息化体系。

（二）档案管理信息化基础设施投入的资金不足。行政事业单位实施档案管理信息化需要通过计算机网络设备以及相关管理系统，因此需要行政事业单位投入大量的资金，提高档案管理信息化基础设施建设的水平。由于事业单位重视程度的偏差，对于档案管理设备更新不及时，因此，无法满足档案管理人员的需求，档案管理信息化发展受到了严重的影响。

（三）档案信息化管理的网络安全维护意识薄弱。伴随着我国信息技术的日益发展，网络的信息安全存在安全隐患，档案所处的网络环境存在一定的危险性，很容易受到电脑病毒、黑客等方面的恶意攻击。行政事业单位的档案管理工作存在一定的安全风险，很容易造成机密档案信息的丢失和泄密。档案管理人员应该积极地强化网络安全维护意识，通过先进的网络技术手段确保网络的安全性。

二、 档案管理信息化的有效策略

（一）增强档案管理信息化意识。行政事业单位应该积极地提高档案管理人员的档案管理信息化意识，由于档案管理人员对于传统档案管理模式形成了一定的依赖心理，没有创新意识。只有行政管理单位强化档案管理人员的管理力度，才能从根本上改善档案管理人员的信息化管理意识，从而树立正确的档案管理思路，提高档案管理工作的效率，更好地为行政事业单位服务。

（二）建立完善的档案管理系统。行政事业单位需要建立完善的管理体系，才能促进行政事业单位档案管理人员的工作积极性，有效地提高工作效率。只有改革管理制度，不断完善行政事业单位的管理体系，才能不与时代的发展脱轨。档案管理信息化逐渐成为时代发展的必然趋势，同样是衡量档案管理工作标准的重要环节。只有建立档案管理相应的奖惩措施，才能充分调动工作人员的积极性，主动进行档案管理信息化的学习，从而有效促进档案管理工作的开展。

（三）加大档案管理信息化方面的资金投入。行政事业单位需要加大对档案管理方面的资金投入，通过档案管理设备的更新更好地发挥档案管理信息化的优势。部分企业正是因为意识到了档案管理信息化的重要性，将传统陈旧的档案管理设备进行更新，提高了档案管理的效率的同时，还确保了档案管理的安全性。比如，行政事业单位通过引进计算机设备、扫描仪等，减少档案管理工作人员工作量的同时，还能确保档案管理工作的准确性，更好地为单位服务，创造更多的经济效益。部分行政事业单位的档案管理人员综合素质不高，不懂得利用先进的技术设备。因此需要行政事业单位做好管理人员的培训工作，使档案管理人员适应档案管理信息化工作，从而促进档案管理信息化工作的开展。

（四）建设优秀的档案管理队伍。优秀的档案管理人员队伍建设，能够有效提升档案管理信息化发展的速度。档案管理队伍的建设，一方面能够提高档案管理人员的档案管理信息化意识。行政事业单位通过培训使档案管理人员更加熟悉单子档案信息的规范管理，并且掌握相关的网络安全防范方法，提高安全防范意识，确保档案管理安全性的同时，使档案管理具备高效性和准确性。作为行政事业单位的档案管理人员，应该强化自身的档案管理能力，不断更新和完善档案管理专业知识，积极地参与行政事业单位的培训课程，使档案管理工作更加得心应手。另一方面，建立档案管理队伍能够提高档案管理人员的工作技能，树立正确的档案管理观念。

三、结束语

行政档案管理对事业单位的生存发展起到了重要的作用，因此面对档案管理工作中遇到的问题，档案管理部门需要结合时代的发展趋势进行大胆的创新。档案管理人员也应该不断地提高自身的综合素质，强化档案管理人员的信息化观念。行政事业单位应该建立完善的档案工作制度，强化档案工作人员的培训工作，使他们的综合素质得到提高，进一步推动档案管理信息化的进程。

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