内部控制视角下的高校科研经费管理

葛钰杰

高等学校是我国科学研究的重要平台，国家对科研投入了大量财力。然而科研经费滥用案件频发，降低了科研经费的投入产出效率，对教育事业和科研事业的健康发展产生了不利影响。如何提高科研经费的管理水平和使用效率，成为高校亟待解决的问题。本文主要对高校改善内部管理进行探讨。

一、高校科研经费管理现状分析

（一）科研经费滥用案件主要发生在“三高”人群

长期以来，由于制度设计不合理、执行不规范等原因，高校科研经费被视作部分科研人员报销个人消费的“小金库”。随着我国对于科研经费管控力度不断增加和科研经费信息愈发公开透明，高校科研经费案件成为社会关注的焦点。

高校科研经费案件的当事人呈现出高学历、高职称、高职位的特点。如在事发之前，宋茂强是北京邮电大学软件学院的执行院长、教育部高等学校软件工程教学指导分委员会委员；陈英旭是浙江大学水环境研究院院长、博士生导师；段振豪是中国科学院地球深部重点实验室主任，曾是中科院院士候选人。不难看出，这些人共同特点是职位比较高，在经费使用管理上有较大的决定权，在获得科研经费、获取其他科技扶持政策上拥有更多优势，其拥有的事权、决策权往往使监督、管理成为摆设。因此，掌握一定权力的高校科研经费管理层，是违规使用高校科研经费案件的重灾区。

（二）高校科研经费滥用方式多元

高校科研经费违规使用内容和形式两方面。

内容虚假。是指在科研项目中列支不真实、不合理、不相关的支出，如开具假发票或克隆票开支未发生的费用；科研人员购入的儿童书籍、奶粉、化妆品等个人消费以办公用品的发票列支；与项目组以外人员的差旅、餐费等以校外专家的名义进行经费列支；以协作费名义将部分科研经费转给协作单位，以公司名义列支高校不允许支出的费用等。

形式虚假。是经费耗用真实发生，为了逃避审批程序或管理规定，以其他方式列支费用。如为了逃避固定资产入账、验收、盘点程序将发票开具为办公费或材料费；为了规避工资性人员经费开支的限制性规定，以学生或校外人员身份冒领劳务费；为了列支超标准的费用等，通过会务公司等中介机构开具统一发票并列出符合标准的清单等。

二、高校科研经费管理问题原因分析

（一）各部门信息沟通不畅，标准不一

我国高校实行“统一领导、分级管理、责任到人”的科研经费管理体制，即在高校校长的统一领导下，科研、财务、设备和院系等各部门及项目负责人各司其职，紧密合作。在科研项目管理实务中，由于项目组成员及所在院系、科研院、设备处和财务处四方立场不同，使得其工作目标并不一致。科研人员着重争取科研经费，获得收益，不考虑科研经费使用的合理性和效率；科研院关注课题申请数量、结题率及验收达标情况、成果、奖励与专利情况，不跟踪科研经费的使用情况；设备处仅关注设备购置、报废情况，不了解设备使用对象和频率，影响了科研经费使用效率；财务处不了解科研项目的进展，无法对科研经费的使用情况及效率进行综合管理和监督。由于缺乏有效的沟通、协作及信息共享，使得科研项目的管理和科研经费管理产生了脱节现象，无法有效地通过经费管理来控制科研项目进程，降低了科研经费管理的效果。

（二）预算编制不科学

在高校科研经费管理实践中，经常会出现项目后期由项目负责人根据使用情况，向主管部门申请大幅调整预算的情况。这种现象的出现有三种原因：一是许多科研项目负责人在科研预算编制过程中，只凭经验或猜测将科研经费总额进行粗略的分配，使得科研经费预算缺少科学性，精细化程度不高；二是人为造成的预算松弛，由于部分经费开支审批手续较繁琐，部分科研人员以材料费、办公费等消耗性物资的发票开支代替固定资产的支出；三是由于科研设备的特殊性，部分零配件采用特有技术或特需制造，很难在成品市场购置，维修更换成本较高，而且存在事前不可预见性，实际操作中不可避免地出现无法与预算匹配，不能完全执行预算，或者执行中出现明显不合理现象。

（三）科研经费使用监管力度不强

各高校审计部门工作重心主要是领导干部经济责任审计、基建修缮项目决算审计和财务收支审计等，对科研经费审计方面关注甚少。同时，各高校审计人员配备较少，难以承担起高校诸多项目的科研经费审计职责，更不可能实时跟进科研经费支出情况，错失了自我纠错和自我修正的良好时机。由于高校财务体系与企业相距甚远，对高校科研项目管理运作比较熟悉的会计师事务所比较少，第三方审计对于高校经费监管的效果有限。

（四）绩效考核缺乏标准

目前高校一般将科研成果重要性大小作为科研项目绩效奖励的依据，这是因为有标准可以进行判断，如论文、著作可以分为Science论文、Nature论文、SCI论文、EI论文等；科研获奖可以用所获奖项是国家级、省部级还是学会、协会级进行区分。而科研经费使用效率方面缺乏考核的标准，一方面是由于科学研究本身是专业性很强的活动，在特定的科研项目中哪些测试是必须要做，哪些实验步骤是冗余的，这些都需要依靠该专业人员去判断，一般的行政管理人员难以细化管理目标；另一方面是科学研究是不确定性活动，在对未知世界的探索过程中，有可能会产生许多意料之外的测试和研究工作，增加了科学研究的投入。我国高校还没有建立全成本核算体系，如固定资产暂未计提折旧；未建立完善的无形资产管理制度；科研辅助成本、行政管理成本、后勤保障成本等间接成本分摊不科学等。科研成本和科研收益难以准确计量，使得管理部门对科研项目难以进行有效的监督和管理。

三、高校科研经费管理的对策建议

（一） 建立科研经费管理平台

联合科研院、财务处、设备处等相关部门成立科研管理联席会，定期通过联席会沟通各部门在科研管理、科研经费管理中出现的问题和需要其他部门协助的事项，重大事项提交校长办公会讨论。利用云平台整合科研项目申报、审批、立项、预算、设备管理等多项管理内容，使得项目审批流程更加清晰、明确，审批状态可追溯，省去科研项目层层审批需要来回跑多个部门的麻烦。

（二）建立专业科研经费团队

借鉴美国的先进经验，结合中国实际情况，逐步推广实施科研项目财务经理人制度，在科研项目组中设置财务负责人员，由财务负责人与高校科研经费管理相关部门进行沟通与协作。定期向科研项目财务经理人和科研人员提供科研经费使用培训课程，明确科研经费的开支范围及相关规定，降低科研经费预算设置的不合理性，使得科研经费使用过程中的支出更合理、合法，减少高校科研经费管理机构与科研项目课题组的沟通成本，提高科研经费预算管理的精细化程度。

（三）强化监管力度

加强对科研经费的全过程监督。加大科研经费使用管理力度，扩大审计处规模，提高高校审计人员素质，与其他兄弟高校的审计人员沟通了解科研经费管理中出现的新问题、新形势，以便对高校科研项目进行全面跟踪、重点跟进。同时，建立健全高校科研经费财务收支审计体系，大力开展科研经费绩效审计和责任审计业务。

引入外部监督机制。过去由于外部监督机构，如会计师事务所等，不经常接触高校科研经费的审计业务，对高校科研管理体制、科研经费管理体制了解甚少，无法有效发挥外部监督作用。可以引入独立的外部监管机构，让外部监管机构参与到科研经费管理中，使得科研经费管理更加公平、公正、公开。

（四）完善科研经费绩效考核制度

针对当前科研项目结题管理比较松散，科研经费产出率比较低的情况，科研经费主管部门应逐步建立健全科研经费使用的绩效考核制度和问责制。在建立科研完全成本计算的基础上，对预算编制精细化程度、科研经费使用的经济性等进行考核，防止通过频繁调整预算达到预决算一致的目的，提升科研经费的使用效率。依据考核结果，进行相应的激励与处罚措施，对于在科研项目进行过程中，科研经费管理情况良好、支出合理合规、科研转化成果多的科研项目，给予绩效奖励；对于科研经费管理效果较差的科研项目，将考核结果记入负责人科研档案，影响负责人未来的科研项目申请；若有滥用行为，则依据相关程序追回经费，如果情节严重的，按法律法规的条款进行查处。