移动互联环境下的高校OA系统建设研究

彭雪涛

（华南师范大学，广东广州510631）

移动互联环境下的高校OA系统建设研究

彭雪涛

（华南师范大学，广东广州510631）

高校OA系统是信息技术在高教管理领域的深度应用，推广OA系统应用对高校管理具有重要意义。文章回顾了OA系统的发展历程，指出传统高校OA系统的局限性，并结合实践，提出在移动互联环境下，OA系统建设应关注的重点内容。

OA系统；管理信息化；高校

在21世纪的第一个十年，国内高校围绕着数字校园的酝酿、规划、建设和应用展开信息化工作，几乎所有的高校都经历了一至两轮的数字校园建设。[1]大部分高校都建成了OA系统（Office Automation，办公自动化系统），围绕业务流程贯通和办公资源共享展开应用。

近年来，随着移动智能终端的逐渐普及、移动网络技术的逐步发展、移动应用场景的日益丰富，泛在的移动互联环境初步形成。在这个大环境下，高校信息化工作更关注如何方便、快捷地实现内部各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效整合,如何以信息化为师生员工提供更高效优质的管理和服务。工作流程向移动终端延伸成为了高校OA系统拓展升级的需求之一，移动办公成为高校OA系统建设的新热点。

高校对OA系统的新需求主要体现在：

简单：高层管理者公务繁忙，不可能长时间在办公室里计算机旁响应事务请求，希望有一种简单快捷的方式登录办公系统处理公务；

及时：教职员工出差期间，希望可以获取办公信息资源；

快捷：发起申请的用户，希望减少流程周转的等待时间，得到更迅速及时的响应；

方便：部分场所不宜或不便网络布线，无法对每个终端提供网络接入端口，希望采用基于无线网络的移动办公，免去网络布线的工作量；

灵活：教职员工希望在快节奏的社会活动中灵活利用碎片时间；

集成：用户希望得到整合无缝的一站式服务，避免职能部门各有各的业务系统、应用“烟囱”林立的局面。

一、OA系统发展历程

OA系统是管理理念和信息技术的综合体，是办公自动化的高级形态，包括工作流管理、知识管理、公文管理、办公事务管理等。从发展历程来看,OA系统经历了一个从以数据为核心到以信息交流为核心,进而提升为以系统运用知识为核心的发展过程。[2]根据其技术特点，可以大致划分为三个阶段，包括实现纸张信息数字化的萌芽阶段、实现手工业务自动化的起步阶段和实现全网资源协同化的深化阶段。

实现纸张信息数字化的萌芽阶段，以PC为中心,以Office、WPS等办公软件为工具，辅助个人处理办公事务。这一阶段实现了基本的个人办公数据管理，办公效率有所提高，但基于单机，并未“协同”，缺乏办公过程中的沟通协作支持。这一阶段的特征是“无纸化办公”，是OA系统的基础。

实现手工业务自动化的起步阶段，在前一阶段的基础上，开始建设OA系统，也称协同办公系统，强调“协同”的概念。以网络为基础，以工作流为中心，提供文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等沟通协作支持。通过网络，之前基于单机的手工业务转变为流转可控的工作流，信息的共享、信息的综合处理得以实现，办公效率大大提高。这一阶段的特征是“协同办公”，信息流通过系统流转、用户通过联网的PC即可处理各种公务，远程进行响应。

实现全网资源协同化的深化阶段，在前一阶段的基础上升级OA系统。以互联网和移动互联网为基础，提供移动审批、业务协同、资源共享、知识管理、效率分析、流程定制等随时随地、统一集成的沟通协作支持。协同工作程度更为深化。这一阶段的特征是“移动协同办公”，处理待办公务的终端由计算机转变为便携性更强的智能终端，事务响应更为及时，信息流流转更具时效。

纵观以上三个发展阶段，可以发现OA系统的时空概念越来越淡化。第一个阶段，以单机应用为主，简单的人－机交互、计算机技术作为辅助个人办公的手段。第二个阶段，以互联网应用为主，计算机与计算机之间连接了起来，不同地域的用户通过联网的PC机协同工作，信息流通过互联网更为有效快速地流转。第三个阶段，互联网应用与移动互联网应用相辅相成，在前一阶段基础上，通过移动互联网，人与人之间连接了起来，可以近似地视为待办公务直接推送到人，办公时间、办公地点等被淡化，OA系统即时的业务和通讯成为可能，实现了更为有效的协同。（见图1）

图1 从互联网时代到移动互联网时代OA系统的特征变化

二、传统高校OA系统的局限性

从OA系统的发展历程来看，OA系统与信息技术环境息息相关。在互联网时期，OA系统尽管已发展到了网络协作阶段，但OA实现的工作合作也仅是局部的、浅层次的，只是将一部分手工进行的事务搬到计算机网络上,除了将一些文档、信息进行了电子化，并在工作流管理上有所增强外,并未体现出更多价值。主要体现在：

（1）传统OA系统依行政部门方便管理而建，模仿传统的行政管理模式，以满足各自部门需求为导向，系统提供的信息与服务项目少，部门间提供的应用割裂分散，用户难以从系统上获得整合的丰富的信息与行政服务，是信息员等小范围人群使用的办公系统。且限于当时技术环境，未能提供移动办公。OA系统与用户的紧密度和亲和度仍存在很大距离。

（2）传统OA系统的建设模式，多是软件供应商通过采集行政部门需求，设计系统框架及编写代码以实现。一旦成型后可拓展性有限，没有预先编程固化的流程，系统就无法处理。是“静态”的系统。OA系统无法摆脱随着应用逐渐深入、系统程序越来越难以修改甚至陷于崩溃的困境。

（3）传统OA系统建设中,关注点一直是数据传递、流程控制的自动化，为事务而事务，较少有人重视OA系统的知识管理和数据分析。组织活动中的信息与知识，难以通过积累、分享、更新、创新等过程，回馈到组织系统中，形成组织的智慧资本。

三、移动互联环境下的高校OA系统

1.移动互联环境的特征

（1）互联网络高速泛在[3]

迄今为止，移动通信技术经历了四个阶段的发展。1G：模拟蜂窝网络，实现了用户在通话期间自由移动并在相邻基站间无缝切换；2G：数字语音网络，使用了数字传输取代语音，并提供更稳定的基站信号覆盖，提高了手机语音通话的质量；3G：多媒体移动通信网络，实现了语音、视频和其他多媒体内容在内的数据包传输；4G：宽带接入和分布网络，4G网络集3G网络和无线局域网（WLAN）为一体，基于宽带IP，以无缝接入融合方式，完全利用分组交换方式传输，拥有超高数据传输速度，能够快速高质传输数据、音频、视频和图像等。

移动互联网络的发展突破了有线网络对网络接入的空间限制，实现了在社会生活任何一个地方，都有一个双向交流的网络存在。为人与人、人与物、物与物之间的互联互通提供基础网络条件。

（2）智能终端广泛应用[3]

智能终端成为人们日益普及的随身装备，智能手机上网用户已形成庞大规模。根据中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的《第36次中国互联网络发展状况统计报告》，截至2015年6月，我国手机网民规模达5.94亿，较2014年12月增加3679万人。网民中通过手机上网的比例为88.9%，较2014年增长3.1%；通过台式电脑和笔记本电脑接入互联网的比例分别为68.4%和42.5%，较2014年底分别下降了2.4%和0.7%，电脑端向手机端迁移趋势明显。我国手机网民中通过3G/4G上网的比例为85.7%。

（3）用户体验引领产品

在互联网时代，获取信息越来越便利，用户选择产品越来越有主动权，只有体验良好的产品才有可能吸引用户，并形成口碑营销。而只有用户群基数足够巨大，百分之几的付费率才能产生足够的收入，才有可能产生利润。可见，互联网产品必须高度重视用户体验。在传统经济时代，产品销售给顾客，销售过程即结束；而在互联网经济中，一个产品到用户手里，用户体验才开始，产品要根据用户的反馈迭代发展。

2.移动互联背景下的高校OA系统

移动互联背景下的高校OA系统建设，笔者认为，应该以“合”为贵：适合高校用户需求，融合管理与服务的理念，整合环境、业务、应用。

（1）适合高校用户需求

不追求大而全的“航空母舰”式系统，不盲目上马华而不实的应用，而是允许产品迭代发展。改变过去重开发、轻运维的局面，以用户需求为导向，重视用户体验，不断提高系统业务内容的实用性和使用操作的易用性。同时重视知识管理、数据分析、公共信息发布。从而为用户提供丰富的应用和信息，获取用户对OA系统的心理认同，提高OA系统生命力。

（2）融合管理与服务的理念

信息化能够提高管理效率已经取得了大家的共识，但信息化更是学校为师生服务、为社会服务的桥梁。OA系统的建设不是纯粹的技术问题，外延式的技术应用只能是“旧瓶装新酒”，使新技术去适应原有的行政业务流程、办事方式、服务范式和组织结构，新技术不可能发挥最大效用。OA系统建设的关注点应由之前的解决行政部门内部需求转向为公众提供高效优质的管理与服务，降低公众的办事成本。

（3）整合环境、业务、应用

OA系统以效率为价值追求之一，当前的移动互联网络发展为OA系统提供了良好的大环境，随时随地的协作成为可能。同时，OA系统由封闭的系统发展为开放的平台，流程设计工作由后台的程序员转移到前端的系统管理员，实现了业务与技术的松耦合，使应用逐步摆脱技术实现细节的纠缠。

笔者所在单位经过多代OA系统发展，2015年4月，基于移动互联的协同办公平台正式上线。（见图2）新平台支持组织机构树、岗位、角色构架，支持工作流程的自定义、优化和重构，支持移动办公，与学校其他信息化基础平台互联互通，充分利用目前的信息化成果和移动互联网络，打破部门壁垒，横向整合流程业务，形成响应及时、协同配合、资源共享、流程规范、节点可查的透明办事环境。

3.OA系统建设应注意的技术细节

（1）移动OA的适配原则

移动终端的特点有：屏幕小，移动终端以便携为主要特性，屏幕尺寸有一定范围；缺乏窗口，在移动终端上，同一时间只有一个网页显示，不能跟PC机一样打开多个窗口并进行多重任务；互动操作灵活性弱，以触摸屏作为基本的输入设备，在操控灵活性上不如PC；移动网络的收费较高，虽然政府加大对移动上网的扶持，督促运营商降低上网资费，但移动网络收费还是高于固定线路的互联网接入服务。

图2 协同办公平台系统架构图

因此，移动OA开发要考虑移动终端的特点，不照搬PC端的功能，而是通过适度剪裁，推广轻量级的移动应用，开发原则：界面简洁，充分利用有限的屏幕空间；操作简单，尽量通过简单的触屏、刷屏或上下键来操作；功能简要，尽量减小软件的体积，只提供必要的功能；终端兼容，在设计时要考虑对多种移动终端的兼容，以提高用户体验。

（2）OA系统的安全建设

习总书记指出：“网络安全和信息化是一体之两翼、驱动之双轮，必须统一谋划、统一部署、统一推进、统一实施。”移动互联环境下的OA系统面临着更复杂的网络安全威胁。要针对业务系统的不同阶段设置针对性的防护措施，做到对数据的有效保护；同时，加强和改进网络层、传输层和用户层的安全策略，系统数据和系统应用必须分开服务器部署；再次，加强对人为因素影响的控制，严管用户访问的权限和范围，开展用户安全知识培训。

需要强调的是，安全体系的建设是有经济成本、系统成本的，安全系数高，其系统的便利性和普适性也将受影响。应正确评估系统的安全级别，采取相应的安全技术方案，取得安全性和便利性之间的平衡。

四、推广OA系统应用对高校管理的重要意义

1.加快行政部门职能向管理服务型转化

通过OA系统，信息能及时、快速地传递和处理，提高了行政事务处理效率，改变了传统的部门分割运行的状况，实现了部门间的协作与信息共享，使行政活动具有了跨部门 、跨功能的一体化特征，也消除了不同地域（校区）之间信息交流的壁垒。师生员工获得更快捷、便利、自主的服务。

2.促进行政部门结构的合理化

我国高校行政机关是典型的科层组织机构，管理幅度小、管理的中间层级多、机构庞大，对外界影响应变缓慢。而网络在形式上是一种网状形的、全方位的、多元化的沟通与联系方式。通过OA系统的组织架构管理，对组织、岗位、角色灵活授权，组织结构由单一、固化的转化为多元、具有弹性和适应力，从而更有生命力。同时，OA系统可以加强高层管理者、行政执行者和师生员工的联系和沟通，减少中间管理层级，使组织结构扁平化。

3.推进信息公开进程

通过OA系统，师生员工能及时、全面了解学校工作的办事程序和议事规则，提高了行政管理工作的透明度，使行政行为的外部监督更便捷、成本更低，增加了外部监督的可行性。从而弱化行政部门的信息特权，推进高校信息公开的进程。

4.规范办事流程

高校行政办事流程通过梳理、优化后固化在OA系统中，每一步有章可循，有痕迹可查，任何节点的操作人员都必须根据权限，按流程操作。从而规避了对办事流程人为的随意性修改，实现规范、有序的管理与服务。

5.降低行政成本

OA系统比传统纸质文件更经济地收集、处理和传递信息，减少了行政人员的重复劳动和手工作业，简化了行政运作的环节和程序，实现了一定范围的信息与资源共享，形成了多校区之间扁平的、无中心的网状结构，从而大大提升了高校行政工作效能，降低了办公成本。

[1]胡钦太,郑凯,林南晖.教育信息化的发展转型:从“数字校园”到“智慧校园”[J].中国电化教育,2014(1):35-39.

[2]韩潇影.从信息自动化到知识自动化——大数据时代办公自动化系统的功能分析[J].图书与情报,2014(3): 131-133.

[3]蒋东兴,付小龙,袁芳,吴海燕,刘启新.大数据背景下的高校智慧校园建设探讨[J].华东师范大学学报（自然科学版）,2015(S1):120-125,131.

[4]蔡立辉.当代中国电子政务:反思与走向[J].中山大学学报（社会科学版）,2005(3):7-13.

[5]Disruptive technologies:Advancesthatw illtransformlife,business,and the globaleconomy[EB/OL].http://www. mckinsey.com/insights/business_technology/disruptive_ technologies．

[6]Stanford president offers predictions on a more digital future for higher education[EB/OL].https://www. insidehighered.com/new s/2015/03/16/stanford-presidentoffers-predictions-more-digitalfuture-higher-education.

[7]王广宇.知识管理:冲击与改进战略研究[M].北京:清华大学出版社,2004:46-50.

[8]吴旻瑜,刘欢,任友群.“互联网+”校园：高校智慧校园建设的新阶段[J].远程教育杂志,2015(4).

[9]李洋,柴中达.信息化与我国政府治理变革[J].管理世界,2005(2):146-147.

[10]任祎.大数据时代下高校信息化建设思路探究[J].电子测试,2014(7):128-130.

（编辑:王天鹏）

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