信息化条件下会计档案的电子化管理

文/王海燕

信息化条件下会计档案的电子化管理

文/王海燕

随着科技的发展，现代信息化技术在越来越多的领域得到了应用，会计档案的管理也逐渐走向了电子化，电子档案对环境的要求比较高，而且容易遭到破坏，这对档案的管理也提出了更高的要求。当前的会计档案电子化管理中还存在一些问题，导致会计档案不能进行有效的管理，要加强会计档案的电子化管理，应该进一步加强会计档案的管理措施，建立严格的内部控制制度，充分发挥电子化在会计档案管理中的作用。本文介绍了会计档案电子化管理的特点，分析了当前会计档案电子化管理中存在的问题，并提出了电子化会计档案管理的对策。

信息化；会计档案；电子化管理

会计档案的电子化管理正逐渐代替了传统的管理方式，纸质档案发展成为了电子档案，这也对会计档案的管理提出了更高的要求。电子档案在管理中存在容易销毁、丢失等问题，环境因素、人为因素等都可能给会计档案的管理带来影响。因此需要采取措施来避免这些因素给档案带来的损害，以提高会计档案电子化管理的效果。

一、会计信息化下电子档案的特点

目前会计电子档案主要采用磁盘、磁带和光盘等进行储存，也有一些采用云存储方式，存储在云端的网络空间，相较于纸质档案其对存储环境要求更高，容易遭到破坏，但是信息量也更大，查阅方便。

（一）电子档案的载体对环境的要求较高

纸质的会计档案占用的存储空间比较大，分类、保存相对都比较复杂，管理难度比较大。电子档案相对占据的空间比较小，查阅更容易，但是电子档案一般是储存在光盘或是磁盘等磁介质上的，光盘和磁盘在保存时对环境的要求比较高，一旦所处的环境潮湿或是温度过高等，都可能造成磁盘、光盘中的信息被毁。

（二）电子档案容易遭到破坏

电子档案是存储在磁介质内的，信息高度集中，与纸质档案不同的是，电子档案被篡改之后一般不会留下痕迹，因此很难被发觉，这样电子档案就会失去真实性。而且磁盘一般有一定的使用寿命，在保存的过程中存储的数据也有可能会被破坏，加上设备的更新等问题，都有可能会影响到会计数据的真实性，造成信息失真。除此之外还要防止有人恶意篡改信息，一旦数据被篡改或是丢失都会带来重大损失。

（三）内容丰富、领域宽泛

传统的会计档案一般包含了原始单据、记账凭证以及账目和报表等，都是反应经济业务的重要资料，电子化的会计档案不仅包含了传统意义上的这些会计档案，还包括了存储在计算机硬盘以及其它磁性介质中的电子数据，档案的内容更加丰富。

（四）共享性和高速性

基于信息化条件下的会计电子档案，在处理的过程中采用计算机进行处理，无论是信息的处理还是数据的整合，速度都相对更加的快速，并且信息可以通过网络进行传递，方便信息的共享，具有较高的共享性。因此会计档案的电子化管理及使用更加的方便快速，同时最大程度的发挥了会计档案使用价值。

二、会计信息化下电子档案管理中的问题

（一）管理制度不完善

当前的电子会计档案一般都是财务软件的管理人员进行保管的，但是这些工作人员并不是专业的档案管理人员，在进行电子档案的管理中，经常会出现管理不到位的情况。而在会计电子档案的管理过程中也没有完善的管理制度，工作人员的职责不明确，管理没有规范的流程，具有很大程度的随意性。因此在管理中经常出现档案的丢失或是归类错误，无法查找等情况，给档案的使用造成了很大的不便，使得档案无法发挥其应有的作用。

（二）保存环境不达标

在保存会计电子档案时，许多部门还是采用传统的方法进行管理和保存，保存的环境经常出现潮湿或是磁场干扰比较严重的情况，或是档案室可以被工作人员随意出入，这就导致档案可能被环境破坏或是被有心之人进行篡改，造成无法挽回的损失。

（三）计算机财务软件版本的使用不一致

现在的财务软件存在许多版本，还没有进行统一，每一款软件的功能和操作方式都不相同，财务人员在学习时存在较大的困难。一般情况下，财务工作人员并不能了解所有的软件，对软件的熟悉程度也比较有限，可能就会造成在工作中的操作失误。

（四）备份不及时

会计档案记录的都是十分重要的信息和数据，但是许多档案管理人员并没有认识到会计档案的重要性，对自身的工作要求不严格，经常出现对档案不及时备份的情况。这样一来一旦档案出现丢失或是损毁就会造成永久的损失，数据无法再进行恢复。

（五）缺乏专业的计算机维护人员

电子化管理会计档案是在计算机网络的基础上开展的，但是网络本身也存在较大的危险性，例如网络病毒、网络黑客等都会对网络中的信息造成威胁。这就需要网络技术人员对网络进行安全性维护，但是很少有单位、部门有自己专业的网络技术人才，通常都是财务人员经过短暂的培训担当日常的维护人员，或者是在网络出现问题时聘请外界的专业人士来进行网络维护，这样不仅维护效果不好，而且容易造成信息的泄露，从而造成巨大的损失。

三、会计信息化下电子档案管理的对策

（一）完善管理制度

对于电子档案的管理要建立完善的管理制度，财务档案中包含的都是比较重要的数据，因此在管理中要格外谨慎，防止出现差错，有效的开展档案的电子化管理就要建立完善的管理制度。首先要制定电子会计档案的传递及管理流程，数据和信息整理完成后要按照要求刻盘、备份，然后按照规定保存到档案库，进行分类存放，管理人员要定期检查，维护，确保档案的完整性。然后是制定严格的管理规范，例如查阅档案时需要经过审批等，管理人员要按照规范进行档案的管理，不能出现违规的操作。

（二）确保会计电子档案保存环境的安全

电子档案需要采用现代设备加以保存，当前的会计档案的保存一般是电子档案和纸质档案共存，电子档案方便查询，纸质档案相对更加可靠，在电子档案数据出现差异时可以用来校对。电子档案的保存应该进行至少一份的备份，防止在保存的过程中出现损毁，用来恢复数据，因此备份的磁盘和原盘要分别保存。存放电子档案需要防火、防潮、防磁，库房的温度不能过高，要选择阳光不会直照的环境，同时通风性也要好。入库的磁盘都要放在特制的防磁柜中保存，并防止磁盘感染计算机病毒。

（三）选择版本一致的软件

财务软件的版本较多以及版本更新速度比较快等因素造成了财务人员使用软件比较困难，因此要加强财务人员的培训，在采用新的软件或是软件版本更新之后，都应该对财务人员进行专业化的培训，提升财务人员的操作水平，防止财务人员因为不熟悉软件的操作而造成的操作失误。另外会计档案的操作软件应该选择与财务软件版本一致的，财务人员在进行数据整理和档案查询时都会更加的方便。

（四）提高档案管理人员的素质

首先要提高档案保管人员对档案重要性的认识，要让档案管理人员明白，财务档案包含了许多重要的数据，在企业的经营和发展中都是不可或缺的，向档案管理人员强调档案的重要性，防止管理人员在管理中出现随意性。其次是规范管理人员的操作，例如在磁盘提交过来之后及时进行备份，明确不同档案的位置，以方便维护和查找等。企业要加强管理人员的培训，对管理人员进行适当的财务专业知识的培训，在管理档案时更加的方便，另外也要加强其自身素质的培养，才能有效提高工作效率，防止工作中出现误差。另外企业也要招收专业的计算机网络人才，对系统进行定期的维护，保障档案信息的安全。

四、结束语

会计档案有着十分关键的作用，会计档案的电子化管理可以有效提高档案的管理效率，方便档案资料的查询。我们必须切实做好会计电子档案的管理工作，使它同纸质档案一样发挥作用，能够长期的存真、保实。总之，会计电子档案是传统会计档案管理的一次质的改变，它代表着未来档案管理现代化、信息化的发展方向。

［1］孙红雁，邱明东，王樱桦.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理［J］.商业会计，2012（19）：124-126.

［2］刘阳，刘雪晶.会计信息化下电子档案的管理［J］.商业经济，2011（8）：40-41.

［3］杨芳.高校会计档案信息化管理评价指标体系的构建［D］.中原工学院，2013.

（作者单位：北方铜业股份有限公司）

上接（第188页）模式和经营理念也是医药批发企业谋求新的生存和发展的重要途径。由于两票制压缩了药品流通过程中的经营利润，医药批发公司要转型向药品流通行业发展。第三方医药物流可以通过现代化的信息技术、先进的专业化设备和高端的人才把握药品流通的关键关节，从而实现生产、流通和消费之间的相互协调。只有形成专业化与社会化并行的第三方医药物流服务系统，才能面对目前的市场和经济政策给医药服务行业带来的挑战，并在激烈的市场竞争环境中逆流直上，为医药批发公司谋求新的经济效益关键点，并实现公司效益的持续发展。

（三）产业链的兼并重组是发展趋势

医药行业由于受到两票制的影响，行业优化和重组将成为医药批发行业的必然趋势。在兼并与重组的过程中，大型医药批发公司将有实力进行企业优质资源的分割与发展，并逐步转向新型产业和药品相关的新的业态领域。因此，为了防止市场变革的大潮对医药批发公司带来的不利影响，优化其产业结构，通过产业链模式的发展可以逐步增强企业在竞争中的实力和稳固性。两票制在一定程度上优化了医药批发公司的整个产业链组合，通过优胜劣汰的方式，保证了优势企业的持续性发展。

（四）发展新型商务模式，拓展业务渠道

两票制模式为医药批发公司向新型产业转型提供了必要的动力。随着信息技术的发展与普及，电子商务给医药批发公司带来了新的商机。为了扩大市场份额，谋求更大的发展前景，B2B电子商务系统成为了现代医药批发公司的必争之地。B2B电子商务系统可以通过电商平台实现流通层级的不断缩减，使得药品从制药企业或药品批发企业直达零售终端，从而改变药品流通的传统结构，为企业创建更高的效益优势。因此，药品批发企业需要根据自身发展的特点，拓宽业务渠道，并抓住电子商务的兴起和发展带来的商业机遇，才能在新的政策下找到最为合适的发展战略方向。

四、结束语

2016年对于医药行业来讲是格局复杂的一年。随着营改增税制改革的推行，国家主张实行的两票制对于传统的医药批发公司的经营模式带来的巨大的影响和冲击。因此，只有与时俱进，适应政策的变革给医药批发公司带来的各种影响，并结合新的环境调整自身的发展模式，才能够保持企业经营的长久不衰，在新的政策环境下取得稳定持续的发展。

参考文献：

［1］黄锡伟.医药行业的互联网化［J］.软件和集成电路，2016（Z1）：52+54.

［2］经济日报社中国经济趋势研究院国家统计局中国经济景气监测中心.中经医药产业景气指数报告［N］.中国信息报，2016-05-13008.

［3］白光银.医药行业“两票制”下代理商的发展方向［J］.全国商情（理论研究），2011（16）：11-12.

（作者单位：四川华通药业有限公司）