有效提升事业单位人力资源档案管理水平

◎孙万和



有效提升事业单位人力资源档案管理水平

◎孙万和

当今社会事业单位的发展既有机遇也有挑战，人力资源是事业单位最重要资源之一，事业单位提升竞争力应该从人力资源管理和利用着手，传统的人力资源档案管理存在很多弊端，解决这些发展中的瓶颈，才能够提升人力资源档案管理的水平。事业单位的人力资源档案有着很高的利用价值，管理者应该意识到这项工作的重要性，否则难以提升单位的绩效。

提升事业单位人力资源档案管理水平的意义

对事业单位的可持续发展有利。事业单位的人力资源档案管理对其完善健康发展的影响是深远的，因为它能够提供完整准确地提供单位职员的基本情况，事业单位的管理者在制定发展战略的时候人力资源也是其必须要考虑的因素之一。市场中任何一个单位提高竞争力的基本方式都是最大限度地开发和利用人力资源，这样才能做到发挥人才最大潜能。人力资源档案为事业单位了解员工特长提供了依据，可以为员工安排适合自身能力和个性的岗位，在查阅人力资源档案的过程中对员工个人的素养和能力发展空间也会有足够的了解，对员工的品行有深入的挖掘，所以人力资源档案管理分析是大有裨益的。

人力资源档案管理是事业单位考核的有效依据。事业单位对员工进行调配和任免的最重要的依据就是人力资源档案，因为档案中记载着员工过去受到奖赏或者惩罚的情况和原因，人力资源配置是一种将人和物充分结合的资源配置方式，是一种提升人力资源利用效果的重要途径。事业单位在发展过程中必须面临着人员具有动态性这个现状，因为人员流动和岗位变化是不可避免的。人力资源档案共享一方面可以有效地激发员工的工作热情，另一方面则可以促进和应对人力资源的流动和变迁，保证人力资源配置的最佳效果。从这个层面来看，人力资源档案管理是实现战略的重要辅助方式。

人力资源档案管理可以发挥员工的最大潜能。事业单位发展过程中也面临着实现经济效益的巨大压力，所以对员工的最大利用是其管理中一直面临的难题。比如说在进行员工工作调动的时候就必须考虑员工的能力和自身的个性。人力资源档案对员工的情况有着最真实、最完整的记录。在一个员工的工作生涯中，档案占据着重要的地位，管理者承担着人力资源档案管理的职责，负责对员工的工作年限、职称评定、工资调整进行记录，对于那些特殊工种的员工，还要对其工龄材料进行真实性审核。人力资源档案是伴随着一个员工一生的记录，这本身就会对员工产生一种约束力，事业单位管理者可以借此来激励员工，提供其工作积极性，避免其出现违规行为。

事业单位人力资源档案管理缺陷

事业单位人力资源档案管理真实性不高。有的事业单位人力资源档案管理存在着漏洞，造成了档案失真、档案缺失的现象频频出现。加之对人力资源档案管理不严格，很多员工都进行档案造假。比如说有的事业单位员工进行学历伪造，而普通的人力资源档案工作人员难以对其真假进行甄别，只能被动的接受员工提供的信息，不真实的信息在评价员工的工作能力和工作绩效时势必会出现问题。

事业单位人力资源档案管理技术手段落后。传统的人力资源档案管理载体以纸质为主，但是经济的发展使得人才的流动性高度提升，很多当事人已经去另外一个单位或者城市工作，但是其档案还依然留在原来的单位和城市，这样目前单位的人力资源部门要查阅其档案就只能去原单位或者原城市，这就给人力资源管理部门的工作带来很大的困难，影响了人力资源管理的效率。

档案管理工作人员减少。我国目前社会价值取向和以往相比发生了很大变化，这种变化使得人们在工作中倾向于那些物质条件优厚、社会地位优良的工作，而档案管理工作在新的社会价值取向中既不能获得高位，也不能获得高薪，在价值肯定上往往受到歧视。在这种情况，企业变革面临着撤并和人员裁员的情况的时候，档案管理部门首当其冲，档案管理人员在企业中所剩人数寥寥无几，长期下来，人力资源档案管理工作水平日益低下、效率日益降低，档案管理工作正在日益被边缘化和弱化。

提升人力资源档案管理水平的方式和方法

要明确人力资源档案管理的工作内容。现代事业单位在招聘人才的时候往往要经过层层筛选才会最终录用，在对招聘人员进行多种方式的考核的过程中，当事业单位最终决定录用某个人员的时候，面试小组在考核过程中对应聘人的语言表达能力、应变能力、仪容仪表和分析能力进行的评价和坚定要计入到员工今后工作中的档案之中去，人力资源管理部门要认真对其进行整理。如果企业对应聘者进行了笔试考核，笔试的试卷和成绩也应一并计入到员工的人力资源档案之中去。

要建立完善的人力资源档案管理制度。人力资源档案管理活动面临着新形势、新情况和新任务，在这样的情况下，人力资源档案管理制度要随时变化和改革，要与时俱进、随时创新，人力资源档案管理在变革的过程中要朝着制度化和规范化的道路不断前进，收集档案的时候要完整、及时，在决定哪些资料应该计入档案的时候应该关注重点、取之有据，在整理档案的过程中要科学严谨，档案的借阅应该严格审核，区别对待人力资源管理部门和其他部门的诉求，保证档案的安全。

要推行人力资源档案管理信息化。事业单位要运用现代化的数字技术和信息技术以及网络化手段对人力资源档案进行管理，注重数据库的建设，运用标准化和共享化的目录对数据内容库内容进行管理，对人力资源档案管理进行网络化的信息传输和共享化的信息资源建设。要提高人力资源档案管理的使用价值，为企业的经济发展提供必要的服务。信息化人力资源档案应增加记录个人学习能力和工作能力，动态反映人才职业经历、职业能力、职业信誉等的记录，主要包括人才的基本信息、教育培训经历、工作履历、工作业绩、成果荣誉和业绩评估等。

（作者单位：四平市铁东区石岭人力资源和社会保障所）