基于高校学生档案管理中隐私权保护的问题

◎赵静



基于高校学生档案管理中隐私权保护的问题

◎赵静

高校学生档案管理中的隐私保护问题，不仅局限于档案的公布，在学生档案材料的搜集、利用过程中都涉及隐私权保护的问题。在学生档案管理中，针对隐私权保护机制的规范与完善，建议通过不断加强档案立法工作、建立档案利用管理制度、建立高校个人档案专门机构，保护学生的档案隐私。

高校档案信息不断开放，已为社会广泛利用，但“档案作为一种特殊的信息载体，在管理利用过程中不仅涉及到利害关系人的知悉权，更关系到当事人的隐私权”。档案管理过程中，档案部门作为管理者，其职责不仅包括满足查阅人对档案信息的合法查阅和利用需要，也包括有效保护档案主体的隐私权，防止信息的不当泄露。因此，在信息化的今天，档案资料的网络化，档案信息当事人的隐私问题也日益凸显。

高校学生档案管理的现状

高校学生的隐私权是指高校大学生在校期间依法享有的与社会公共权益无关的对自身学习、工作和生活等私人信息、私人活动和私人空间自主支配的人格权。比如，每个人的身份证号、家庭出身、父母收入、生理缺陷、疾病及不幸遭遇等都属于个人隐私，这些均记载与体现在个人档案中。

我国法律对个人信息隐私权的保护采取的是一种间接的、零散的保护方式，这就导致了高校档案管理中对学生隐私保护的薄弱。近年来，随着高校自主管理权的扩大，高校基于管理和教育的需要，从学生档案中了解个人信息，就要保证档案的保密性。然而，部分高校存在着泄露学生档案信息的情况。不管是档案管学生档案材料的收集出现扩大化、缺失、伪造等情况，虽然这些问题只是局部理部门无意泄露学生的档案信息，还是个别档案管理者的有意为止，学生档案被不合理公开和利用的现状在客观程度上或多或少地损害了学生的隐私权。法律的空白，理论的缺失，现实的无奈，使得高校加强档案隐私管理与保护工作迫在眉睫。

调查发现，虽然档案相关立法不尽完善，但是高校从提升档案管理人员素质和加强业务管理的角度采取了相应的措施，切实保护了学生的隐私权。

该措施可分类总结如下：

在学生档案整体管理方面，高校档案管理部门建立了学生档案材料接收、查阅或借阅、移交登记等有效的管理制度。

在学生档案查阅程序方面，高校档案管理部门严格执行，要求所查阅学生档案的个人或部门，须持有关部门的证明、介绍信并经学院负责人签字审批方可查阅的目的性审查程序。借鉴一般档案的管理要求，规定阅档时不得涂改内容、勾画、添加批语、损坏档案材料；不得将档案内容向无关人员传播；未经允许不得转抄或复印；不得查阅与其没有利害关系的他人档案。

在学生档案整理移交方面，学生档案管理部门要求学生档案归档材料的相关职能部门或组织在向档案馆移交学生档案材料时，必须当面点清、核查，登记备查，对出现的毁损、灭失等情况，由当事人负责处理。

在学生档案日常管理方面，学生档案材料的出具者与管理者不得随意涂改、杜撰、增删、抽取学生档案材料。

此外，各高校也普遍加强了对高校学生档案管理工作者的管理力度。学校为档案管理工作者提供档案业务培训，明确对从业人员的专业要求，客观上减少了学生档案信息外泄的机率。各高校还加强了对档案管理工作者的监管力度，陆续建立、完善了相关的管理制度，对故意非法泄露学生档案信息的行为予以严厉制裁。

学生档案管理中的隐私权问题

档案收集、整理和传递等环节受到侵害的问题现象，但是对学生个体和学校群体有着不同程度的影响。对个体学生而言，档案材料收集范围的扩大化，容易侵犯学生的隐私权。有些学校在收集档案材料时，就要求学生明确注明对社会没有威胁的某些健康状况，此即对学生隐私权的侵犯和学生心理的伤害。而学生档案的缺失、伪造，不利于体现其档案的完整度、真实性，对于需要学生档案的部门单位而言是不具有参考价值的。

高校档案馆使用的档案管理软件，都普遍存在着或多或少的安全漏洞，系统的安全性能存在缺陷，黑客攻击系统更容易造成信息外泄，学生信息被不法分子利用，其隐私权也就无法得到保证，加之高校档案馆很少有专门负责管理和支持系统网络的专业技术人员，学生隐私权保护工作更显薄弱。

在学生档案的转递与托管上，档案馆要负责组织和实施学生档案转递与托管工作中的一切事务，毕业学生就业派遣方案的详细名册和档案转递与托管移交具体准确的部门或单位地址等信息学校就业部门向档案馆提供，两部门的交接不当也容易造成学生档案信息的泄露。

非法公布和利用学生档案中隐私内容的问题

非法公布学生档案中的隐私内容。档案保管机构的工作人员在档案管理工作中，违反相关规定，在未经档案主体同意的情况下，擅自对外提供档案资料，使学生的隐私权遭到损害。

非法利用学生档案中的隐私内容。这一方面表现为未经档案主体收集、复制、利用的行为。例如，档案机构或者其他主体为实现自身的某些目的，未经许可擅自使用他人档案中的隐私信息；另一方面表现为商业机构通过信息比对实施的滥用个人隐私，对其展开针对性的促销活动等行为。

档案隐私权保护的建议和对策

尽管在高校学生档案管理实践中，诸多以加强档案业务管理为目的的举措，在客观上起到了对学生隐私的保护作用，但是仍需要从宏观上思考学生档案管理中隐私权的保护规范与机制的完善。具体而言，可以从以下几个方面入手。

不断加强档案立法工作

目前，我国还没有一部专门针对高校人事档案知情权和隐私权方面的法律法规，使得高校人事档案管理部门在处理两者之间具体问题的时候，常常无所适从，只能依靠档案管理者个人主观意愿的判断，这样无法对高校档案主体的隐私权和利益提供完善的保护。特别是涉及学生个人职业生涯、发展前途、就业生活等切身利益的问题，需要一个专门的法律法规加以解决。因此，档案管理的立法工作迫在眉睫。

建立档案利用管理制度

把好收集存储关。对如何收集个人档案，什么内容的个人资料能够存储，收集到的个人档案如何开放利用等应该做出详细的规定。

要把好查阅利用关。查阅利用个人档案时，对必须遵守的规定要做出详细的要求，任何查阅个人隐私档案的人都必须有完整的记录（包括利用的时间、目的和对象等）。当然，在下列情形下，高校公开和利用个人的档案记录，不需取得权利人的同意，没有构成对公民隐私侵犯，如国家安全机关、公安机关等部门为了国家利益、公共利益，必须调阅某人的材料；用人单位核实毕业生身份的真伪；各国大使馆、外国院校核实某人的学籍、身份等。

要把好档案开放关。高校档案可根据现行法规如《各级国家档案馆馆藏档案解密和控制范围的暂行规定》，对进入开放期限的档案严格鉴定审查，对任何档案的公开都必须有完整的记录，对公开的时间、性质、目的等都必须写清楚。未达到个人隐私开放期限的要列入控制使用范围，确保个人隐私不受侵犯。需要强调的是，高校所有学生都应享有隐私权，每个学生在校学习期间的成绩、操行评定、违规记录等与个人有关的档案，不能随便公开。档案机构不得将学生在校学习期间产生的隐私材料透露给无关的工作人员或机构，学生在校档案只能提供需要知情的合法利用者。

建立高校个人信息保护专门机构

由于高校与学生之间存在管理与被管理关系，学生处于相对弱势地位。因此，针对高校学生隐私权保护应设立专门的监督机构，才能有效的监督高校对隐私权保护法律法规的实践情况，及时纠正高校在学生档案管理工作中侵犯或者可能侵犯学生隐私的行为。可以赋予专门监督机构如下职能：

负责起草档案隐私权保护办法。独立职能部门的重要职能之一就是起草和制定高校学生档案信息保护办法。同时，对学校制定的与学生隐私权有关的规章制度，提出意见和建议，避免高校因行为不当导致学生个人信息的泄露而发生冲突。独立职能部门也可以通过公布案例，向师生员工和社会提出自己对某些涉及个人信息的争议问题的观点。

负责处理投诉和组织调查。协助学生维护自己的权利。学生在认为发生违法行为时，即可向独立职能部门提出投诉。独立职能部门不仅应当有权向校内各信息系统管理人索取信息，而且还应当有权不事先通知管理人而独立进行调查，以确认个人信息法的规定是否被遵守。相应地，管理人有义务不得阻挠独立职能部门进行合法活动并有义务提供所有的检查便利。独立职能部门在调查过程中发现违法行为时，有权要求信息系统管理人消除违法行为。

进行学生隐私保护宣传教育活动。宣传教育是独立职能部门的主要活动之一。在全校范围内宣讲个人隐私权、个人信息权的基本概念、与其他权利和自由的关系等、保护被侵犯人权利的方法等。

档案是公民稳私的重要载体,档案利用与保护公民隐私是一个对立统一体。因此，我们应该更加重视档案的隐私权保护问题，遇到侵权行为，学生也要积极拿起法律武器保护自己的合法权益不受侵害。

（作者单位：忻州职业技术学院）