浅谈计算机公文处理系统及实践应用

2016-12-31韩凯琪

数码世界 2016年11期

关键词：办理环节计算机

韩凯琪

江苏省苏州市教育局

浅谈计算机公文处理系统及实践应用

韩凯琪

江苏省苏州市教育局

信息化高速发展的今天，办公模式发生了翻天覆地的变化，传统公文处理中的纸质媒介已不再适用。计算机公文处理系统，能够将纸质公文转化为电子公文，不仅可以起到保护公文的作用，还能够提高工作效率，避免公文处理错误导致的重大损失，目前在我国办公领域得到了广泛应用。

计算机公文处理应用

计算机公文处理系统需要依据一定的逻辑进行组织，并且对公文的呈报、流转、审批以及分发等操作予以处理。一般来讲，公文处理系统内容主要包括群众团体、企事业单位、党政机关等组织在公务办理中所需要的通用公文，即人们常说的“红头文件”，公文的安全保密、传输工作极为重要，现就计算机公文处理系统展开探讨。

1 计算机公文处理系统特点

1.1 系统与网络支撑

计算机公文处理系统主要应用字码记录，其共享、查询以及传输等功能也需要依赖于计算机网络以及硬件平台。目前，计算机公文处理系统已经向信息高速公路时期发展，且数字化印章、电子版式等技术已经相对成熟，集阅读设备智能化、安全认证规范化、公文格式标准化、多媒体信息一体化的多功能、多层次的公文处理基础开始渗透于人们日常生活中。

1.2 智能化和大容量

计算机公文处理系统目前已经实现了智能化、大容量的语音、图像、数据、图形、文字等信息结合的一体化处理，在传输、复制、检索、存放等方面极具优势，实现公文的智能化处理。

公文处理系统的广泛应用，可以实现全过程的、退文警示多节点、来文提示、限时办理、整理归档、传递发送、数字印章、审核流程、要素标识、版式生成以及文字图像输入的智能化自动处理。

1.3 高效率和便捷式

计算机公文处理系统一道程序便可以进行庞杂的工作量，并且可以通过语音、手写、扫描等方式编辑数据、图像、表格、文字，便于工作人员的操作使用。办文部门能够利用计算机全程跟踪监控，完成多道程序，秘书部门可以利用计算机实现工作环节的跟踪、查询、排序、显示，发文部门可以利用计算机远距离高速传送，档案部门可以利用计算机对比查询和自动编号归档公文，并快速检索归档公文信息。

2 计算机公文处理系统的开发及应用

2.1 电子收文程序、操作应用

计算机公文处理系统中的电子收文主要包括归档、分发、催办、承办、批办、拟办、审核、登记、签收等处理环节，衔接办文环节，可以进行文档一体化管理。

2.1.1 收文签收、登记

计算机公文处理系统可以对来自各个单位的公文自行签收、等级，并且支持手动修改公文，登记来文后，还会对回执来文单位，通知对方已收到来文，支持登记人员的统计数据修正和登记信息的删除，与此同时，计算机公文处理系统还有自动发送拟办人员功能，例如未签收的时候，会撤回操作。

2.1.2 收文拟办环节

拟办人员可以操作公文处理单的备注、办理期限、抄送、拟办意见等栏目，并在联系电话、联系人中填入对应信息，由计算机公文处理系统将处理单发送到会办单位信箱和主办单位信箱。秘书部门可以修改拟办人员的意见，并在经过上级领导的审示后，分送办理，系统对来文办理动向自动提示，并且跟踪来文单位，如果来文不满足处理规定，则予以退文处理。

2.2 电子办文程序、操作应用

计算机公文处理系统中的电子办公主要包括分发、登记、用印、缮印、复核、签发、审核、草拟等处理环节，衔接归档、收文环节，可以进行文档一体化管理。

2.2.1 办文草拟环节

公文处理系统可以自动记录秘书部门分办来件的签收姓名、时间，办文部门经办人员签署意见或由领导直接签署办理意见，经办人员根据办理意见以及反馈意见，起草文件，待办文领导审核完毕后，则予以统计、撤办、收回、作废、催办、退办、会签、修改等操作。

2.2.2 办文核稿环节

接受公文后，核稿人员在系统中登记，并进行撤办、收回、作废、催办、退办、修改以及差错统计等操作。公文如果需要补充材料，则退回办公部门，需要办公厅领导审核的公文，需要签署核稿意见，再送交办公厅。

2.2.3 审核、签发、复核环节

领导核稿没有问题后，签署问题并复核，复核若有问题，则重新办理，并回执中间操作人员。秘书部符合公文的材料、签批手续，若不全，则退回相关环节，并回执中间操作人员。此过程中，计算机公文处理系统均支持统计、撤办、收回、作废、催办、退办等操作。

2.3 电子发文程序、操作应用

计算机公文处理系统中的电子发文环节包括数据库发送、公文自动加载、打印份数、发放范围、加盖电子印章、转换版式文件、自动编号等功能，对每个文件的下发单位个性化选择，催收下发公文，衔接数据库中的相关公文。

2.4 电子归档程序、操作应用

公文处理系统可以确定公文的保管期限，并且归档于文件数据库中，以供档案员对移交的纸质文件予以装订、分类、装盒，和电子公文衔接。综上所述，计算机公文处理系统有助于单位的公文自动化处理，效率显著，出错率低，值得广泛应用。