外贸从业人员英语函电写作中常见错误分析

郑德虎

(上海健康医学院文理学院,上海201318)

1 引言

经济全球化过程中国的进出口越来越频繁,贸易额也不断攀升,已成为全球第二大出口国。英语已成为中国对外贸易的主要语言,英语能力的高低也成为衡量企业综合实力的重要指标。笔者在外贸公司进行产学研实习的一年期间主要负责公司外贸函电的解读与撰写以及对业务员进行外贸函电写作上的指导,发现外贸从业人员英文函电中会出现各种错误,这些错误与在校学生英文写作中的错误相比有其自己的特点,而且有的还可能造成理解错误,给公司造成重大损失。所以,外贸函电的撰写国际贸易有十分重要的意义。本文对外贸从业人员在对外贸函电撰写中常见的错误进行了归纳总结,有助于外贸从业人员在函电写作中规避这些错误,达到准确有效的商务沟通。

2 错误分析

笔者发现,除了一些基本的书写错误和浅显的语法错误之外,外贸从业人员在外贸函电的写作中所犯的错误主要集中在两个方面:语言错误和语用错误。

2.1 语言错误

语言错误主要表现在选词不当或词语搭配不当、无主句、复合句结构掌握不牢等。

(1)用词不当。

例1:We wish to let an order to you.

改:We wish to place an order to you.

例2:I think the price you offered is too expensive compared with other companies.

改:I think the price you offered is too high compared with other companies.

(2)无主句。由于汉语中无主句特别多,所以外贸从业人员在写英语函电是无主句特别多,而我们知道除非是祈使句,否则我们应该加上主语的。例如,

例3:Hope you can cut the price by 5 percent.

改:We hope that you can cut the price by 5 percent.

(3)缺连词。由于汉语注重意合,而英语注重形合,也就是英语的复杂句要有连词连接,不能将并排的两个简单句只用逗号连接。

例4:Please send the sample and price list to us first,we will help you to connect with the factory.改:Please send the sample and price list to us first before we help you to connect with the factory.

2.2 语用错误

2.2.1 违背合作原则

美国著名语言学家Grice(1975)提出,在人们交际过程中,交际双方都在有意无意地遵循着合作原则。这一原则包含四个子准则:(1)数量准则:所说的话包含交谈目的所需要的信息和说的话不应包含超出需要的信息;(2)质量准则:不要说自己认为是不真实的话以及不要说自己缺乏足够证据的话;(3)关联准则:说话要贴切;(4)方式准则:避免表达晦涩,避免歧义,说话简洁(Grice,1975)。人们遵守这些原则就可以达到语言交流效率的最大化。这不仅体现在口头对话中,在文字语言交流中也要遵循这合作原则。而在外贸从业人员做写的英文函电中我们发现了大量的违反合作原则的语句,现以例说明:

例5:In respect to the price you offered,we would like to say that if it is increased,we shall be able to persuade the makers.

此句中,作者要求对方把价格增加到什么程度、说服厂商做些什么都没说清楚,没有达到现时目的所要求的详尽程度,让读者难以明确其意图,也就是违反了合作原则,致使交际失败。上句可改为:

In respect to the price you offered,we are afraid that it is unacceptable.If your price is increased to 25 dollars each,we shall be able to persuade the makers to accept your order.

例6:What is the price for CFR to China?(笼统)

改:What is the price for CFR to Shanghai?(具体)

2.2.2 违背礼貌原则

语言学家Leech(1983)提出礼貌原则,认为在所有的语言交际中,说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌和尽量减少不礼貌的表达方式。礼貌原则对外贸信函写作中意义重大。因为外贸函电的交流目的就是为了进行有效沟通以促成交易,获得利润。所以在撰写外贸函电时,应规避不礼貌的话语,应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气,否则会引起不必要的不快与误解而是交际中断,交易也因此中断,造成利益的损失。请比较下面的一组例子:

例7:You ought to send the quotation to us no later than September 1st.

改:Perhaps you could send the quotation to us before September 1st.

例7给人一种盛气凌人的感觉,一般客户难以接受,而修改句语气比较温和,符合礼貌原则,客户更容易接受。

例8:You have made this kind of mistake for two times and we are angry with your poor service.

修改:This is the second time this mistake has occurred and we are far from satisfied with the service you offer.

例9:Please make sure that you won’t commit such mistakes again.

修改:Please ensure that this sort of problem does not arise again

例8和例9都是向对方提出抱怨,但是抱怨应该是对事不对人的,所以在抱怨的时候我们不提到谁犯的错,而改用被动语态,这样对方更容易接受。

3 结语

许多中小型外贸公司都没有专门的翻译,合同文本的翻译一般都是外包给翻译公司,而日常函电的理解只能由业务员自己去弄明白,由于许多从业人员的英语基本功不够扎实常出现一些语言方面的错误,而语用方面的错误是由于对商务函电的写作原则把握不够,对合作和礼貌原则的敏感度不够,这一方面需要公司对从业人员在外贸函电写作方面进行短期培训,更重要的还需外贸从业人员自己的日积月累,提高语言修养,增强文化意识。

[1]Grice,H.P.Logic and Conversation[J].In Cole&Morgan(eds.),New York 1975:307-308.

[2]Leech,G.Principles of Pragmatics[M].Longman Inc,New York,1983.