ERP系统在油田企业设备修理管理应用中的几点建议

2016-12-30武明

中国管理信息化 2016年1期

关键词：ERP系统油田企业

武明

（辽河数码科技发展有限公司，辽宁盘锦 124010）

ERP系统在油田企业设备修理管理应用中的几点建议

武明

（辽河数码科技发展有限公司，辽宁盘锦 124010）

［摘要］本文结合油田企业ERP系统实际应用情况，提出该系统在设备修理管理中应用的局限性，并提出了有针对性的解决办法。

［关键词］ERP系统；油田企业；设备修理

ERP在国内应用已经有20多年了，随着信息化的快速发展，ERP已经在电子、医药、航空等多个方面得到了广泛应用。近些年，随着信息化带动工业化战略的确立，国内软件企业的推动，油田企业也掀起了应用ERP的高潮。

1　ERP系统管理在油田企业应用中优势的体现

设备修理管理作为设备模块功能的一部分，整个蓝图设计过程和运行过程体现了“管理提升”（设备管理、运行管理、维修管理统一信息化管理平台；以修理管理单台核算为基础，向精细化管理迈进；将修理管理和财务结算通过系统集成，实现相关部门流程串联、数据共享）和“有效实用”（通过ERP与AMIS资产系统接口，实现数据一方录入，多方共享；ERP系统提取业务流程数据自动生成报表，业务实现透明化）两大特点。

2　ERP系统在设备修理管理功能的局限性及建议

在设备修理管理中，由于部分设备修理的不确定性、生产中的实际需求与ERP系统部分功能实际操作要求存在一定差异，造成系统功能在实际应用得不到最大发挥。其局限性主要表现在以下几个方面。

2.1采购订单的有效审批与计划的偶然性

拿金马油田开发公司（辽河油田下属的二级单位）来说，设备的维修计划一般情况会按以往的实际发生或维修经验进行主管判断，为此计划和实际发生往往会有不同程度的差异。按照设备维修的标准流程：计划下达后，二级单位组织三级单位按照计划进行工单维护，形成采购订单后进行逐级审批，终审后开始项目实施。待项目实施后会发现，已审批工单的内容与实际发生存在差异。如默认差异的存在，采购订单在整个系统运行中的意义受到了质疑；如不认可差异，采购订单进行重新审批，审批的严肃性受到了挑战。对此，笔者认为，在采购订单的建立过程中，对于工单的建立应有一个严格的标准（比如大型设备要建立工单），常规设备（如抽油机、加热炉等）无需通过建立工单形成采购订单，采购订单的形成可以通过行项目中成本中心进行粗放式管理，在结算时对详尽的设备维修信息进行确认，同样可以达到对设备维修信息的掌握，实现精细化管理。

2.2服务确认（预提）的设置与实际业务不融合

一是“不支持”分批次预提。所谓的“不支持”是在服务确认数据上传（传统称之为预提）的设置上体现的。在服务确认表单的内容中需体现“验收时间”，而在项目的具体实施过程中，一般情况下要在项目整体施工完毕后，主管部门组织联合验收。以跨月合同（合同期限超过一个月）为例，如果第一个月发生了工作量却没有验收，理论上讲不能在系统内做预提，从而导致成本的实际发生在财务账面上没有真实体现。如通过线外预提（ERP系统之外，做手工预提表单），可以实现成本发生的真实性，但在系统内的服务确认功能无从实现。为此，在服务确认表单中的“验收时间”应设为“当月完成时间或验收时间”，在填报表单时对没有验收的项目根据项目进度填报具体的当月完成时间，在结算时按照验收时间进行填报，这样在ERP系统内既可以体现成本的真实发生，又可在系统内完成真实填报。

二是不能完成超限额预提。上面曾提到，计划与实际发生存在有差异的可能性，这会造成采购订单的行项目的数量、金额的不准确，此时应在预提过程中将其体现出来，但系统无法实现超行项目金额预提，影响了成本的真实性。也就是说，假如某个采购订单共有4个行项目，分别为10、20、30、40，金额分别为5万元，在实际发生时，10、20行项目分别为6万元，30、40行项目分别为4万元，此时系统并不支持真实数据的填报，每个行项目只支持该行项目金额以内数据填报。而在结算环节，系统可以在不超采购订单整体金额的前提下，实现超行项目结算，在一定程度上弥补了预提环节设计上的不足。笔者认为，既然系统内可实现超行项目结算，应在预提环节设置超行项目预提。

2.3无法实现单台设备核算

ERP系统在设备管理上，体现了强大的数据统计功能，但在结算过程中对单台设备核算却无法实现。比如说某个修理项目，计划修理10台次，在系统内建立了包含10个工单的采购订单（也就是形成了10各行项目）。在结算过程中，预算和审计等相关价格审定部门并不是在系统内按照单台设备维修进行审定，而是在系统外对整个项目进行统一审核，在整个审核过程中，它不针对每个工单（或行项目），但在“结算明细导入”表单中，要求填写每个行项目具体的结算金额。作为资产管理部门，实际上是对工作量及工作进展程度掌握，对价格的审定方面没有介入，通常的做法是只要系统内项目结算的合计价格与最终审定价格相符，不必也不可能录入单台核算数据，尽管如此也能达到系统要求。实际上，在系统内并没有真实反映出单台设备的修理价格，数据的统计功能在似乎完成的同时造成了数据的失真。造成此问题的重要原因在于ERP系统还不能提供覆盖企业各个关键业务流程的管理功能，在整个业务流程上存在疏漏。

除此之外，分批结算对于乙方单位，尤其是对于中小型修造企业来说，意义至关重要，它在一定程度上可以缓解资金周转的压力，但在ERP系统的蓝图设计上，得不到支持。在蓝图的设计上，不应单方面考虑操作的方便或管理的便捷，更应该有利于维护双方共同利益，这对于企业的协调、可持续发展奠定了外界环境基础。

2.4采购订单的审批和撤销审批

在上面提到，一旦采购订单与实际不符并不认可差异时，采购订单需要进行重新审批。在实际的操作过程中，“采购订单部门负责人审批”作为采购订单审批的最初审批者，可对完成最终审批的采购订单进行取消审批操作，笔者认为此功能并不符合流程设置初衷。系统内的设置应该执行逐级审批流程，相反在撤销审批应设置为逆向流程，最初审批者不应有权对已审批的采购订单进行撤销。