加强对业务招待费及相关经费的控制

◎朱虹

加强对业务招待费及相关经费的控制

◎朱虹

针对我国很多企业在生产、销售以及管理产品的过程中没有全面落实对业务招待费全面控制的问题，最终导致超支现象出现的后果，提出提高对企业业务招待费管理是极为必要的论点。基于此，在论述企业业务招待费概念、分析现阶段企业业务招待费存在问题以后，探索提升业务招待费及相关经费管理效率的措施。

业务招待费通常是指企业因为经营管理活动的需要而支出的经费，例如用于来宾接待、产品宣传营销以及公关交往等环节。通常来讲，业务招待费用的支出能够协助企业塑造优质的品牌形象，帮助其在社会中获得良好的口碑。但是近几年在我国企业经济效益逐步提升的进程中，业务招待费用的管理工作却没有落实到位，超支与浪费现象屡见不鲜。因此强化对业务招待费及相关经费控制的力度是极为必要的，故此本文对相关对策进行分析与探讨。

企业业务招待费的内涵

业务招待费作为企业费用管理体系中的重要组成成分，一般是指企业为了进行业务联系、产品促销或者会议接待、商务洽谈、对外联络等社会关系而形成的费用。其在企业产品生产经营中是真实存在的，作为必要的开支项目，等同于企业事业正常营运的一类成本费用。在提升企业产品形象、强化企业在经济市场的竞争实力方面发挥了不容忽视的作用，当然对企业自身管理水平的升级发挥了巨大的功效也是毋庸置疑的事实。

列举企业业务招待费用管理过程中存在的问题

攀比之风兴起。在市场经济迅速发展的局势中，企业发展与运行的压力不断加大，很多企业在招待宾客之时，不断的升级宴请、娱乐等的层次，造成招待费用与日俱增的场面。有的企业在攀比的过程中，为了打造从宴席、游玩、娱乐至纪念品“一条龙式服务”，甚至出现了滥用公款进行消费的行为方式，扩大了企业招待费用支出规模的同时，也产生了不良的企业风气，不利于企业文化的建设。

企业招待费用的范围日益扩大。具体是指有些企业人员把请客送礼的费用纳入到招待费用中；购物费、娱乐费、名烟名酒费等被变相的列入进招待费用开支体系中。

企业内部的管理机制滞后性极为显著。这种财务机制的应用不能够达到对费用支出有效管理的目标，存在较多的缺陷。虚报、造假以及多开等现象在发票报销的环节频频出现，这在很大程度上将企业经费管理体制中的问题披露出来。此外，发票互联网技术在部分地区的企业应用缺乏完善性，这也是致使企业各项经费得不到有效管理的又一大诱因。

控制业务招待费与相关经费的对策

建立健全业务招待费控制的整体原则。企业业务招待费控制的整体原则应该涵盖以下几方面内容：一是总额优先控制；二是预算工作全面落实；三是进度管理与权职责明确化；四是奖惩待遇适度化。

首先要全面落实总额控制工作，该额度是与企业运行规模、战略目标以及企业文化是息息相关的，业务招待费能够为企业的发展提供基础性的服务。在总额确定的基础上，通过对企业历年招待费分部门、分口径实施统合与细化的策略，才能使总额控制目标得以编制。再者，预算管理，即预算管理模式，相关实践证明零基预算与减量预算形式的应用所取得的效果是较为理想的。预算过程中最忌讳的就是“一刀切”，因为企业部分部门的业务性质使它们招待支出所用的费用处于较高的水平；因为业务招待费针对的对象是企业业务，所以最好不要细分到个人，而是采用分层量化的预算方法，将对业务招待费用的管理工作由部门管理。再者对预算体制进行编制之时，为了落实杜绝例外的原则，一定要控制好活动余地，对部分事项的开支可以另开渠道，但要对核销手续进行严格的审查。

启用严格管理的模式，推动其规范化运作的进程。具体是指完善招待审批机制。将招待费融入进本级部门预算体系中，严格依照政府财务部门编制的有关标准规则对企业招待费用进行全面的管理。与此同时，建立健全并推行企业内部“一支笔”审批机制，此时招待费的审批程序，企业在对招待费进行安排之时，是建立在有关部门提交申请书基础上的，负责招待的经办人需要填写《业务招待费使用审批单》，只有得到主管招待费负责人的批准，才能招待。并且在顾客离开以后，负责招待的领导及经办人员应该在第一时间对招待费用明细表进行审核，确定无误后签字，以示负责。另外，业务招待费要达到报销的目的，审批单等手续必须齐全，否则财务部门不予报销。

制定并实施严格财经纪律，推行责任机制。对于企业来说，它们一切招待活动均不能应该资金来源渠道匮乏而造成混乱开支的局面，也不能擅自利用专项资金，更不能打破预期指标。其外，企业切忌在公务招待费上动手脚、制作假账。当然，若没有充分而合理的理由就违背了财政标准与规定，势必就导致招待费超过控制总额或规定标准局面的产生。企业也不可以招待为借口开展宴请、旅游观光或者是组织各种高消费娱乐活动，杜绝以任何借口挪用公款互相请客。一旦企业人员违背上述制度准则，相关审计部分以及行政管理、财务管理部门有权对相关责任人的几率责任进行追究，一切费用均有责任人自行负责，同时给予其降职或者是减薪的处分。

由全文的论述我们认识到招待费有效管理实现的价值与意义，同时也了解到目前企业产品在生产经营的过程中招待费以及其他经费的管控工作存在诸多的问题，因此企业应该积极建立健全相关财务制度，明确定业务招待费控制的整体原则，加强对各项经费监督的力度，使招待费用的范围具体化、明确化，为其规范化运转奠定基础，此外对企业内部进行严格的管理，推行责任制度也是极为可行的。上述对策的实施为企业可持续发展注入活力。

（作者单位：金堆城钼业集团有限公司财务处）