交通部门档案管理探讨

2016-12-30姜艳秋

现代商贸工业 2016年12期

关键词：交通部门工作效率档案管理

姜艳秋

(公主岭市运输管理所,吉林公主岭136100)

为了适应时代的发展要求,提高交通部门整体的工作效率,需要采取有效的方式提升部门内部整体的管理水平,增强档案管理工作质量。做好档案管理工作,可以有效地记录交通事件的基本信息,加快这些部门可持续发展的步伐,提高处理交通突发事件的工作效率。

1 档案管理的相关内容

1.1 档案管理的内涵

为了增强决策者战略部署的有效性,需要最大限度地提高档案管理资源的利用效率。所谓的档案主要是指能够记录保存一些重要文字、图表、影像资料等具有重大参考价值资源的组织管理方式。科学的档案管理方式,可以为使用者查阅相关的资料提供可靠的参考依据,增强相关信息的传递效率。档案管理方式实际的作用效果有所差异,具体的保存方法也存在着较大的区别。开展档案管理工作时,必须遵循一定的原则,对档案的形成、整理、保存方法等有着充分地了解,增强具体管理方式的适用性。

1.2 档案管理原则

常见的档案管理可分为纸质档案和电子档案。二者的保存方式差异性显著,使用寿命区别很大。为了更好地管理档案,保证档案资料的完整性,管理者在具体的工作开展中应该遵循相关的原则。这些原则主要包括:(1)标准化原则。这种原则主要强调的是档案在具体的管理过程中信息资源的集成和共享需要满足相关参考标准的要求。这样做的主要目的在于可以促使档案的分类归档更加合理,可以及时地纠正其中存在的相关问题。(2)数字化原则。现阶段电子档案的应用范围较广,对于相关行业发展产生的积极影响显而易见。为了更好地体现出档案的参考价值,应该利用数字化的方式对档案进行合理地保存。完成这样的操作,提高了档案管理的工作效率,方便了信息的快速检索。(3)双套化原则。社会不同行业在长期发展的过程中,档案管理方式选择应该根据实际的工作需要,同时使用纸质档案管理和电子档案管理两种方式,满足不同行业档案管理的多样化需求。完成这样的发展目标,主要依赖于可靠的双套机制。(4)信息化原则。档案管理工作效率和工作质量的高低,直接关系着相关部门工作部署的顺利开展。信息化技术的不断发展,丰富了档案管理方式。为了更好地保存档案,避免档案损毁丢失现象的出现。利用可靠的信息化技术,可以增强档案管理能力,延长档案的使用寿命。

2 交通部门档案管理的基本内容

结合现阶段交通部门档案管理的发展现状,可知它的主要内容包括:(1)收集档案。由于交通部门日常的工作量非常大,工作内容丰富,需要收集某些重要的档案材料,为后续的工作提供重要的参考依据。档案收集工作的顺利完成,促使交通部门整体的档案管理水平有了较大的提升,增强了档案材料的完整性和安全性。(2)档案的整理。交通部门的档案管理内容形式多样,各种复杂的材料混合在一起,为交通部门带来了一定的工作压力。为了改变这种不利的发展现状,需要对档案进行有效地管理,提高交通部门整体的工作效率。档案管理的工作中要求专业的管理者遵循一定的管理原则,最大限度地保证管理措施的适用性。(3)档案的鉴定。为了满足使用者的多样化需求,有效地应对各种突发的事件,需要充分地发挥不同类型档案的作用。档案的收集。整理等,为交通部门档案分类奠定了坚实的基础。作为档案管理中的重要组成部分,档案鉴定工作的顺利开展,保证了档案管理的高效性,实现了交通部门档案管理的科学化、系统化的发展目标。(4)档案的保存。档案的保管及保质,主要依赖与交通部门档案的有效保存。由于某些档案的价值非常大,保密性程度非常高,体现着交通部门档案管理的综合能力。因此,采取有效的方式保存档案,对于交通部门长期稳定的发展具有重要的战略意义。同时,当交通部门的档案管理保存达到预期的效果时,可以提高档案的利用率,增强了档案的完整性和真实性。这些不同方面的内容,客观地体现了档案管理内容的丰富性,决定了交通部门做好档案管理工作的必要性。

3 现阶段增强交通部门档案管理工作质量的有效措施

3.1 采用集中管理的方式增强档案管理质量

现阶段交通部门档案管理涉及的内容非常多,需要采取集中管理的方式,来实现档案管理的制度化、标准化和规范化。当档案材料过于分散时,交通部门很难在较短的时间内获取有效的档案管理信息,降低了档案的利用效率。交通部门应该在相关的制度约束和指导下,对档案材料进行统一的管理,将某些交通事故的档案纳入重要的管理内容中,增强档案管理质量。实现这样的发展目标,需要交通部门做到:(1)在相关的理论体系指导下,细化档案管理内容,明确档案管理人员的职责范围,健全档案管理机制;(2)结合交通部门实际的发展概括及工作要求,将档案的分散管理及集中管理有效地统一起来,规范档案管理行为,为使用者查阅当前提供可靠地保障。

3.2 提高档案管理工作者的综合素质

现阶段交通部门内部某些档案管理工作者在实际的工作开展,缺乏必要的管理意识,管理方式不合理,影响了档案管理质量,降低了档案管理的工作质量。在此形势影响下,交通部门采取有效的方式提高档案管理人员的综合素质,加强他们对于档案管理的重要性认识,显得尤为重要。为了更好地实现这样的工作目标,交通部门应该定期开展培训活动,提高档案管理人员的专业素质,培养他们良好的职业道德,从根本上减少档案管理中不必要的工作失误。同时,档案管理工作者也应该充实自己的专业知识,增强解决实际问题的综合能力。

3.3 完善档案管理中相关的硬件设备

信息化技术的不断发展,对于交通部门档案管理产生了积极的影响,为管理部门拓宽档案管理思路带来了可靠的参考依据。为了丰富档案管理手段,提高管理工作效率,交通部门应该完善档案管理中相关的硬件设备。当档案管理系统的硬件资源配置发挥出良好的作用效果时,可以缩短交通事故的处理时间,增强档案管理人员处理实际问题的工作效率。由于交通档案管理系统的复杂性,对于硬件设备工作的可靠性及安全性要求非常高,需要技术人员对于档案管理工作中存在的问题进行深入地分析,增强相关技术手段后期运用的适用性。当交通部门档案管理中的硬件设备性能增强后,系统的运行效率将会得到很大地提高,减少了档案管理工作开展中系统资源的消耗量,加快了现代化档案管理系统构建的步伐。