浅谈加强地质档案管理工作

2016-12-30施晓莺

中国管理信息化 2016年18期

关键词：档案室档案资料勘查

施晓莺

（福建省煤田地质局，福州 350005）

浅谈加强地质档案管理工作

施晓莺

（福建省煤田地质局，福州 350005）

随着国家对生态文明建设重视程度的不断提高，地质档案建设为今后自然资源的开发利用以及保护提供了重要的保障基础，尤其对于矿产资源勘探、地球环境保护、自然灾害预防以及社会文明建设等方面更是凸显出了其优越的科学依据。因此，必须加强地质档案管理工作，以更好的促进生态文明建设和社会经济的快速发展。本文主要对如何加强地质档案管理进行探讨，提出相应的有效管理策略，为今后地质档案管理工作提供参考依据。

地质档案；管理；策略；建设

地质档案是指地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的，记录着重要地质勘探成果，是地质工作者在矿产勘查中总结出来的重要科技档案，是开展地质勘探以及矿产资源普查等资料信息的重要来源。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件，以及成果报告和有关的图件、附表等。具有为国民经济有关领域提供基础材料，具有十分重要的研究价值。因此，加强地质档案管理工作尤为重要，是地质勘查工作的重要组成部分。

1　地质档案的特性

1.1地质档案形成的周期性长，区域特征明显

地质勘查是一项周期比较长的工作，需要野外和实验室相结合，通过对目标区域内工作量及勘查目标的确定，并掌握工作区内各种复杂地质特征和现象，然后总结形成最终的勘查报告，这期间需要很长的时间去调查和编写报告。因此，由于地质勘查工作的原本特性，使地质档案具有明显的地域特点和工作周期长等特性。

1.2地质档案内容广、综合性强

由于地质勘查所涉及到的专业及技术手段较多，该工作是一项多样性的综合型工作，包括区域地质调查、矿产地质、物探和化探、水文地质、工程地质等，因此相应的也会形成多种类型的地质档案报告和材料。

1.3地质档案利用广，具有持久性

地质档案需要经常收集整理，最终汇总成具有一定参考价值的档案资料，国民经济有关领域的地质工作者在进行某区域地质工作时往往会先对之前该区域的勘查档案资料和地质研究成果进行翻阅和研究，并结合现有工作条件进行下一步的勘查规划，不仅有利于工作的顺利开展，而且有效节省了人力、物力以及财力，大大提高了工作效率。现阶段地质档案的利用，不仅有助于地质勘查，还可以对区域环境保护城市建设工作提供支持。

2　加强地质档案管理的具体策略

2.1加强领导，增强档案管理意识

不管什么工作，都需要单位部门领导的重视，如果领导对于该项工作不予以重视和支持，将为今后的工作进展产生种种困难。地质档案管理工作同样也不可缺少部门领导的重视和支持，领导的管理意识对于地质档案工作的收集、整理和档案室的发展具有重要作用。随着地质勘查工作的不断进行，地质档案资料也越来越多，对档案管理人员安排、设施建设以及档案室扩建等基础建设都需要领导的肯定和认同，如果领导对于档案管理建设工作没有足够的重视，档案管理将得不到充分的基础保证，使得档案管理工作者在日常工作中出现各种问题，严重影响档案管理者的情绪和态度，进而不利于地质档案的建设和管理。因此，只有加强领导地质档案管理意识，积极地调动起档案管理人员的工作热情和服务态度，才能更好地加强和促进地质档案管理工作的发展，以发挥地质档案资料在地质勘查、科研以及深部找矿中的重要作用。

2.2建立完善规范的地质档案管理制度

无论在任何单位任何岗位，都需要有管理制度的约束，管理制度也是约束工作行为的一种必要阀门。地质档案管理中都会对本单位以往历年形成的勘查资料、设计方案以及施工方案等具有重要保存价值的科研成果进行收集、整理保管，以供查阅参考。随着时代的变迁，档案室管理制度也应不断的跟随时代的脚步进行变化，合理安排和规划管理方法，及时进行改革调整，围绕地质档案管理规范化、制度化、科学化的理念进行逐步完善。地质档案管理过程中，在对地质档案进行收集整理时，应将该区域内的地质资料进行完整采集，确保该资料来源的真实可靠以及各种调查数据的科学严谨；在档案资料的借阅管理中，应严格遵守档案室的借阅条例，重要档案资料需要经过相关负责人的批准方可进行查阅，如需要将资料借出档案室，需要进一步让档案室领导批准，并进行相关登记；档案室管理人员在进行日常管理时，应按管理规范进行管理，防止出现档案资料的混淆和乱放。将档案室管理制度细致化、精细化、合理化，这样才能更好地帮助档案室资料收集与管理。

2.3加强电子档案储存设备以及办公自动化网络的安全性

随着时代的发展和科技的不断进步，地质档案室需要进一步实现现代化档案管理要求。通过应用相应的办公自动化管理系统对地质档案资料进行精准化管理，进而提高地质档案室资料管理水平。首先，要健全档案管理网络建设，以信息化管理模式推动档案资料管理的规范化进程。其次，提高档案资料管理的数字化和信息化水平，将档案室资料管理进行全信息化管理，也是未来档案室管理的重要发展方向之一，在做好相应基础硬件设施的同时，更应该进一步规范化各种基础数据的收录工作。最后，要及时对档案室各种管理设备进行定期维护和检查，对系统进行及时更新和升级，确保相应管理系统以及软硬件设施的正常运行。此外，档案室管理人员应及时对整个系统进行维护和管理，电子地质资料的安全性，也是档案室安全管理中的重要组成部分。在对地质档案室网络安全性的管理中，还需要加强对于用户身份的验证，实行数字签名验证和建立网络防火墙等，充分利用各种技术手段以提升档案管理的安全性，最大程度上保障地质档案电子资料在存储、传输和应用过程中的保密性、安全性和准确性。在使用自动化办公系统进行地质档案管理时，管理员必须遵守档案室管理条例和管理办法，不得私自对电子档案进行修改和非法下载，进而更加有效的提高档案室电子资料管理的安全性。

2.4建立地质资料档案信息管理系统

开发建设地质资料档案信息管理系统。运用现代信息技术手段进行档案信息开发，从而提高档案信息开发和利用质量，使地质工作人员和档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，为大力开发、科学管理和有效利用信息资源提供技术支持。积极加强图文地质资料数据库建设，开展地质资料的数字化工作，实现纸质综合类地质资料图文数字化，地质科研报告的图文数字化，刻录地质资料光盘，加大投入开发“数字档案馆”项目，重点抓好修订和完善服务规章制度和实现地质资料服务网络化，大力促进地质资料服务工作。构建地质档案资料管理信息平台，采用先进的科学技术，通过建立地质档案资料管理信息服务器，建立网络系统内上下相通的分布式地质档案信息服务体系，实现地质档案资源的共建与共享，提升地质档案管理的能力和水平，从而使地质档案资料管理与服务工作实现专业化管理。

2.5建立一支高素质专业性强的地质档案管理队伍

地质档案管理过程中需要有一支专业性强、素质高的管理队伍，这样才能更加有利于地质档案管理工作的顺利进行。地质勘查部门在人员招聘过程中，要注重档案管理人员的专业性，注重档案管理人员的学习能力，除了熟悉档案业务外，还应对地质专业的基础知识有一定了解，定期对档案管理人员进行专业性培训，安排管理人员去其他单位进行参观学习，进一步提升档案管理人员的专业水平和管理能力，并制定相应的管理制度和合理的人员奖惩办法加强人员管理。随着地质档案资料管理信息化程度的提升，管理人员需要不断学习和加强自身对于现代自动化办公软件的掌握能力和应用水平，转变传统管理思想和管理意识，强化管理能力，以更好的胜任当前快速发展的地质档案室的管理要求，明确管理目标，促进地质档案管理工作的快速发展。