企业印章规范管理与日常问题思考

◎孙　静

企业印章规范管理与日常问题思考

◎孙静

印章是企业单位行使权力并担负法律责任的一种凭证，具有合法性和权威性。印章具有确认法律行为的作用，识别行为主体的作用，区别主体身份的作用，代表代理权限的作用。企业文本资料及合同协议等材料一旦用印，就代表着文书材料的合法性和权威性，印章管理责任重大。

在现代企业生产、经营和管理工作中，印章代表着企业的意志，具有相应的法律效应。我国相关法律法规已经明确将印章标志作为是否具有法律效力的关键因素，在具体的纠纷案件中用以裁断相应的权利和义务的归属。印章管理疏忽，不仅影响企业正常的生产经营，严重时会卷入复杂的法律案件和纠纷当中，并且造成巨大的经济损失。因此，企业印章的规范管理和日常使用日趋重要，如何规范管理使用印章成为企业管理中一个重要的环节，是管理者需要认真思考的命题，在当今形势下，企业必须出台有效规范的管理制度势在必行。

印章的规范管理

规范建立建全企业印章管理制度的意义。印章制度源于封建社会的官印文化，从产生之日起就具有表征效力，历经朝代，延续至今，印章始终具有其应有的效力，并衍生出印章的公信力、证明力与约束力。当今社会，企业的印章管理尤为重要，因此企业印章的管理必须有规可依，有章可循。这就要求企业必须建立建全一系列的规范严谨的印章制度。印章制度包括，《印章刻制管理制度》、《印章启用管理制度》、《印章使用审批管理制度》、《废旧印章作废管理制度》、《印章保管制度》等。各类印章制度的建立与完善，一方面促进企业各项生产、经营、管理工作的有序进行；一方面防患印章滥用、印章盗用、印章伪造等事件发生。

企业印章的分类。企业印章分类有企业公章、部门章、财务章、合同专用章、业务专用章等等。印章级别不同，用处不同。企业公章，用于公司内部管理以及对外事务处置如工商、税务、银行等。部门章，是企业内部各个部门的印章，具有其部门职能的效力。财务章，用于公司财务经营业务的往来，出具票据时加盖。合同专用章，公司在签署合同时需求加盖，具有法定效应。业务专用章，是指企业内部具体业务，在日常工作中，为满足实际工作需要而刻制的印章。

建立建全印章基础表单。企业在进行公章使用管理时，应建立建全印章的基础表单。从一枚印章的申请刻制直到最终的作废归档，都应有相应的基础表单，如：刻制印章草图；启用印章登记表；颁发、停用印章登记表；移交印章登记表；作废印章登记表；印章使用审批单。

印章刻制管理制度。印章刻制工作，首先由使用部门提出书面申请，逐级审批完成后，由印章管理人报送具有当地公安部门授予刻制资格的印章刻制公司进行刻制。印章管理人报送时，应当持有编制或人事等相关部门正式批准文件的原件和复印件、单位介绍信、印章管理人的身份证复印件以及待刻制印章的模版、字样、规定尺寸。刻制完成后，印章刻制公司应及时到公安部门将印章备案。

印章启用管理制度。印章刻制完成后，印章管理人应进行启用程序，按照规定做好戳记备案，草拟企业的红头文件发布启用通知，通知中注明印章使用范围，启用时间应为红头文件的发布时间。印章发放至使用部门，应有与印章刻制人有交接手续，并确定印章专人保管。

印章使用审批管理制度。印章管理最为重要的是日常使用，必须坚决执行印章使用审批制度。建立规范的基础表单《印章使用审批单》，表单应设用章事由、印章名称、用印单位、用印名称、使用份数、部门审批人、用印人、签批人以及盖章人等条目，登记清晰，签批人应为企业的主管领导，重大事件时应由企业主要领导签批。

废旧印章作废管理制度。因机构、职能变化或者撤消的印章（包括更名及因使用而磨损严重的印章）应执行废旧印章作废管理制度，工作流程为，收回、登记、发布企业红头文件宣布此印章作废，作废时间应为红头文件发布的时间。印章作废后，应由管理人进行年度归档，存放在企业的档案部门，按照档案部门的年限要求进行印章销毁。

印章保管制度。印章保管，专人专管，确定责任人，确定领导负责人。印章保管人员应认真负责，遵守纪律，外出时需要印章上锁，不能随意移交他人。长期离岗期间，应提交主管领导，由主管领导交派他人。节假日期间，印章应放置专用保险柜存安全存放。印章散失、损毁、被盗时，印章保管人应在第一时间向公司提交书面报告，在公开声明作废后，申请重新刻制启用。

印章管理日常工作中的问题思考

在实际的印章管理工作中，如何规避风险，杜绝隐患，是值得管理者思考的命题。印章管理人应奉行印章的管理原则，保证其安全性、严肃性、规范性，这样才能为企业的蓬勃发展保驾护航。下面是印章日常管理中应注意的几个问题：

印章需设专人管理。管理印章人员应选用自身综合素质较高，工作认真负责人员担任，这样才能确保在日常管理中规范有序，严格办事程序，杜绝违纪印、人情印。

确定领导责任人。应确定直接领导负责人，对印章管理岗位进行督察，实行领导责任制。

坚决执行审批制度。印章审批制度的建立，贵在执行，不能因手续繁琐，制度形同虚设。

禁止加盖空章。不能因为任何理由，在未填写资料的空白文本上加盖公章。

避免印章外带。尽量避免印章携带外出使用，如遇特殊需要，使用人需要提出申请，领导同意后由专人携带，并且用印时管理人员不得离开。

印章安全存放。节假日安全存放专用保险柜，防止被滥用或盗用，确保印章安全。

保养与清洁。印章及时清洗，确保印痕清晰。

印章是企业权利、责任的象征，具有凭信作用和法律效应。只有加强规范企业印章的管理，维护印章的严肃性，确保印章安全使用，才能实现企业管理工作的规范化、科学化、现代化、法制化，才能为各项生产经营任务保驾护航。

（作者单位：中国石油大港油田滩海开发公司）