交通集团档案管理规范化的探索与实践

随着社会经济的快速进步，我国交通行业日益趋向规模化、系统化，相关交通行业如春笋般涌现。但是由于我国现代交通事业的发展历史较短，相关的制度建设、管理规范等尚不完全，成为制约我国交通事业发展和进步的瓶颈。交通运输事业的发展，离不开对于交通集团运行系统的科学化管理；交通集团要想壮大，也必须实现对于档案管理规范化。这是企业立足的根本，也是影响企业发展的基础性工作。因此，笔者对交通集团档案管理规范化的进行探索与实践。

一、交通集团档案管理系统的现状

1.档案管理系统的特点：

随着集团规模的不断加大，集团业务的繁多，人工登记、人力查询等档案管理方式已经难以满足集团管理的需求，档案管理系统的的出现解决了这些管理难题。档案管理系统的优点体现在如下方面：

（1）科学化：以计算机技术为系统管理工具，在专业人员的操作下完成工作。

（2）系统化：以交通集团的档案管理系统为例，包括了车辆信息、往来单位、车辆使用、集团历史等诸多信息，信息兼具内容的深度和涉及的广度。

（3）规范化：档案收集、档案管理、档案使用为一体，内容规范、流程统一。

2.交通集团档案管理系统的现状

交通集团档案管理系统存在着巨大的优势，仍有一些令人担忧的现状存在。集团管理层对于档案规划、档案收集作用的不重视，管理过程不规范，容易出现档案丢失、恶意修改、信息泄露的现象。管理系统老化，数据库功能不全面，内容繁多无用，档案清理工作不到位，在档案使用时无法满足使用者的需要。管理人员技术水平低，操作不专业，档案管理不科学，档案存放混乱，分类不科学，造成档案丢失、使用无效等现象出现。

二、推进交通集团档案管理规范化的重要意义

1.完善相关信息，保障集团权利

集团档案是指在集团运营管理过程中形成的有保存价值的各种形式的材料。档案材料既有文字、图像等内容，可以以数据的形式存在。既包括了集团往来的相关文件、重大会议记录，又记载着集团的发展历史，同时还包括集团经营业务中的资产信息。规范集团档案管理，可以使集团的有关信息更加全面，覆盖面更广范，内容更加精炼。对于新入职的陌生员工、新晋的合作伙伴，可以让他们了解集团的发展历史和文化底蕴，为集团树立良好的形象；同时集团档案中还包括了外部往来的相关法律文件和具体材料，对于档案的有效保管，可以减少不必要的交易风险，减少经济纠纷，保障集团的权利，明确集团的责任。

2.健全档案系统，促进行业发展

健全档案管理系统，虽然只是集团管理的一小部分，但是对于计算机系统的应用，可以逐渐普及到全集团、全行业，有利于整个行业管理水平的的提高。在交通集团的档案管理中，包括以往的大事记，如集团成立之处遭遇困难时的缓解措施、融资手段，业务车辆、工具的采购原则、对于不同采购环境的经验总结，交通事故的应急处理方式、善后手段、公关处理方式，在之后遇到相似的情况时，这些档案材料都是很好的经验总结和教训记录，对事故的处理带去很好的借鉴、指导作用。这有利于提高集团的服务质量，增强集团的经济效益，对于明确集团的发展方向、轨迹指导都具有积极作用。

三、推进交通集团档案管理规范化的具体措施

1.加强工作重视，规范档案管理

一些集团的档案管理意识淡薄，对档案收集、和管理的重视程度不够，使档案损坏严重，丧失了档案的严肃性和权威性。集团领导应该加强档案管理系统的建设工作，深化档案管理工作重要性的认识。只有领导摆正态度，加强重视，才能激励员工的认真工作态度。档案管理工作应该贯穿到交通集团的每一部门、每一岗位，把档案管理理念贯彻到工作的每一环节。成立专门的档案管理部门，建立一套完整的档案信息管理制度，确定完整的档案管理流程与体系，分工明确，责任到位，认真详细记录每一辆汽车、每一件工具的领用、维修、报废等各个步骤，实时追踪，防止资产的蓄意浪费和无故丢失，提高工具的利用效率。

2.管理系统升级，增强系统实用性

交通集团的档案管理系统，一般是从专业的系统开发集团购买，专人指导安装使用，专业性、科学性较强。随着计算机技术的不断更新，档案管理手段的不断升级，旧的管理系统已经难以充分发挥应有的功能。这就需要企业的资金投入，根据技术环境的变化，对集团的档案管理系统定期检修、维护、更新。同时结合交通集团的管理实际，形成一套符合集团运营、车辆档案记录实际的车辆档案管理模式。对于档案的管理还要保证档案系统的实用性，实现档案资料查询、借阅的方便快捷。

3.专业人员管理，提高利用效率

作为一项技术型较强的信息系统，集团应该采用专人管理的手段，保障档案收集的全面性、保管的安全性、使用的规范性。管理人员应该利用专业技术知识，充分发挥专业人员的技术优势，在档案收集环节，多渠道、多层次、多手段的收集信息，保障档案的全面性和真实性。在档案管理时，对档案进行分类、区别，对错误信息进行筛选、剔除，对于频繁使用、意义重大的档案归类、整理，实现高效利用。系统的分类手段有助于保证使用者明确档案的寻找范围，提高利用效率。

以郑州市公共交通总集团的档案管理系统为例，该集团的经营范围包括营运业务、租赁业务、运输业务、汽车修理、公交卡充值业务等，营运业余又包括出租车业务和公交车营运业务，公交车营运业务还可以分为城市公交和郊区公交。集团购买了专业的档案管理系统，并制定了规范的档案信息管理制度，以经营业务为分类标准，具体的档案信息内容还包括车辆牌号、购买时间、维修次数、事故发生、报废原因、车主信息等详细内容。同时，随着车主变更、业务扩展，工作人员要随时收集信息，完善档案。

（作者单位：交通（集团）有限集团）