市政工程会计档案管理

◎窦宝珍

市政工程会计档案管理

◎窦宝珍

会计档案是财务管理的重要内容，是单位经济业务活动的纪实和史料，是会计信息系统的产物在时间维度上的积累。然而，市政工程会计档案管理作为工程管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成工程管理工作的一个薄弱环节，直接了影响整体财务管理的质量和水平。因此，会计档案对工程管理具有十分重要的意义。

市政会计档案形成的规律和特点

市政工程是指为城市基础设施服务的工程，如给水、排水、市政道路、路灯、桥梁管理等，是城市赖以生存和发展的基础工程。会计档案是各市政单位在各项核算活动中所形成的、具有查考利用价值的会计凭证、会计账簿、和财务会计报告等按照一定规律和方法集中保管起来的专业文件材料。具体包括：

会计凭证类：原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。

会计账簿类：会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、银行存款日记账、其他会计账簿。

财务报告类：月份、季度、全年财务报告，包括会计报表、附表、决算说明。

其他类：会计档案保管清册、会计档案移交清册、会计档案销毁清册。

会计档案的特点：

专业性。市政会计档案与工程各项活动紧密相关，它通过会计凭证、会计账簿、财务会计报告等数据这样一个完整的体系，反应和分析施工单位的各项工作。具有很强的专业性。

准确性。市政会计档案是在会计核算过程中依据《会计法》设置会计账户，通过复式记账、填制和审核凭证、登记账簿及编制会计报表；完整的、准确的、真实的记录、反映施工过程中的经济活动；具有较强的严密性和准确性。

特殊性。市政会计档案的外形就有它自己的特点，种类之间明显不同。会计凭证、会计账簿和会计报表都具有特定的格式和项目，分类极其简单和明了，这是其他门类档案无法相比的。

市政会计档案的作用

市政会计档案是预测、决策经济情况，开展工程管理分析的重要依据。市政工程会计档案是指施工单位对工程项目从投标、中标、合同、施工、竣工验收、决算全过程中形成经过鉴定的全部经济核算专业材料。因此，会计档案不仅可以作为从事会计工作的人员进行综合分析的工具材料，同时也为工程的编制预算、决算、节约经费、加强工程内部的经济管理等财务工作提供查询参考和决策依据。

市政会计档案的法律凭证作用。由于市政会计档案客观真实的记录了市政工程施工事项活动中的情况，在打击经济犯罪活动中，市政会计档案无可辩驳地揭露了经济犯罪活动的事实。

市政会计档案的历史查考作用。市政会计档案完整的记录了整体经济活动的真实情况，同时也记录了具体经营活动的经验及教训。因此市政会计档案有着极其重要的参考史料价值。

市政工程施工档案管理工作存在的问题

对市政会计档案管理工作的重要性认识不够，缺乏充分的认识，意识淡薄，导致会计工作与市政会计档案管理相脱节。很多建设单位的领导对会计档案的重视不够，只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的会计档案管理人员。管理人员工作前很少进行会计档案操作技能与基本知识的培训，欠缺档案管理工作经验，对基本操作规程不了解，不清楚会计档案的归档范围和标准，使得整理归档出来的市政会计档案不能达到规范的要求。

资料收集不全。有的建设单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档却忽视了工程文件材料的汇集、整理和归档工作。工程开工后，轻视工程建设过程中会计档案的收集，重视施工进度，轻视会计档案的同步，严重影响了档案的齐全性和完整性。

档案管理人员综合素质有待提高。完整的市政工程会计档案的完整资料应包括：投标、中标、合同、施工、竣工验收、决算全过程，涉及面广，专业性强。有些单位存在一些会计档案人员没有经过市政工程专业知识、正规的档案业务知识的培训，甚至还有缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不执行制度，造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了单位决策、危害极大。

档案管理管理机制不健全。设置会计档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中会计档案工作均不完善不规范，都未设置此机构。会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

完善会计档案管理工作的对策

加强领导，提高档案管理的重要性的认识，统一思想，规范管理。加大对《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定的宣传力度，提高各单位的领导对会计档案管理的意识。切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。制定完善的制度，明确岗位职责。财务部门每年度形成的会计档案，由财务部门按照归档的要求，负责立卷整理并装订成册。会计档案在当年会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，第二年由财务部编制会计档案案卷目录、移交清册和存储会计数据的磁介质会计档案一并向本单位的档案室移交归档。

加强会计档案工作人员的全面培训，提高管理人员的综合素。会计档案管理人员的综合素质包括思想道德素质、专业技能素质。提高会计档案的质量，必须把会计人员定位为会计档案整理的第一责任人。会计人员需熟知会计档案规范化整理的要求、会计档案质量的高低取决于对要求的熟练程度。加大力量培养出既具有较高的会计实务和会计档案管理两项技能，同时还要熟悉市政工程专业知识，掌握计算机技术的二级档案管理人员。

健全会计档案管理的规章制度。要想使会计档案规范化，必须制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套完整的档案管理制度。如《会计档案工作人员职责》、《立卷归档制度》、《会计档案保管制度》、《会计档案移交、销毁制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使会计档案管理工作有章可循。

总之，会计档案管理既是一项重要的会计管理工作，又是一项重要的档案管理工作。会计档案是记录和反映市政工程单位经济业务的重要史料和证据。必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的整理、立卷、归档、保管等管理制度，使会计档案管理工作规范、标准。在新的历史条件下市政会计档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式促进社会主义和谐社会建设。

（作者单位：天津市河西区市政设施监察管理所）