论会务工作文书写作
——会议记录与会议纪要
2016-12-28上海电机学院机械学院
陈 田/上海电机学院机械学院
论会务工作文书写作
——会议记录与会议纪要
陈 田/上海电机学院机械学院
随着科学技术的进步与发展，人们通过会议增进沟通、交流、协作。本文论述了会议记录、会议纪要的特点、类型与写作要点，分析了会议记录与会议纪要的区别。本文的论述内容对于会务工作文书写作具有指导意义与借鉴作用。
文书写作；会议记录；会议纪要
1.引言
会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效。会务工作在企事业单位的日常工作中不可或缺，会务工作文书总结直接影响到整个会议的成效及后续工作开展的力度与实施效果。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点等进行了论述。论述了会议记录、会议纪要的特点、类型与写作要点，分析了会议记录与会议纪要的区别。
2.会议记录
在会议召开的过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录[1]。会议记录包括两部分：一部分是记录会议的组织情况，一般要求写明会议的名称、开会的时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等；另一部分是记录会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这部分是会议记录的核心。
2.1 会议记录的基本要求
会议记录主要有如下要求：
☆准确写明会议名称，开会时间、地点，会议性质。
☆详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。
☆忠实记录会议上的发言和有关动态。
☆记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。
2.2 会议记录的重点
☆会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。
☆会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。
☆权威人士或代表人物的言论。
☆会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。
☆会议已议决的或议而未决的事项。
☆对会议产生较大影响的其他言论或活动。
2.3 会议记录的写作技巧
会议记录需要满足一快、二要、三省、四代。一快，即记得快。二要，即择要而记。三省，即在记录中正确使用省略法。四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。
3. 会议纪要的制作
会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文[2]。会议纪要是独立的公文文种，是会议的总结性文件，是对会议成果的如实记录和集中整理。会议纪要必须是在会议记录的基础上加工整理而成，但它又不同于会议记录，它重在“纪”字上，是对已开会议的内容进行了归纳梳理，是一种经过加工的兼有备查、传达和指导性的下行文。
3.1 会议纪要的写作特点
通知具有如下特点：
☆纪实性：会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，必须如实反映会议内容。
☆概括性：会议纪要并非记录，要对会议内容综合概括，归纳精髓。
☆约束性：对于会议纪要，作者无权变动会议议定事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决议。
3.2 会议纪要的类型
会议纪要主要包括下面两类：
☆办公会议纪要——用以传达由机关、单位召开的办公会议所研究的工作、议定的事项和布置的任务，要求与会单位和有关人员遵守执行。
☆专项会议纪要——是指专门工作会议、专题讨论会、座谈会、交流会、学术研讨会等会议形成的纪要。
3.3 会议纪要的标题
会议纪要的标题应采用下面几种命名方式：
☆会议名称十文种
☆发文单位名称十会议名称十文种
☆纪要内容十文种
☆正题十副题
3.4 会议纪要的正文
（1）开头部分——会议概况
开头部分要高度概括会议的基本情况。
☆会议召开的目的、指导思想或依据；
☆会议的时间和地点；
☆会议名称和主持单位及与会代表；
☆会议的主要议程；
☆会议的主要收获和总体评价。
上述各项，并非每件会议纪要都需要具备，要根据需要取舍及论述详略。会议概括完成后，可用“会议纪要如下”或“会议确定了如下事项”为过渡转入会议主体部分——主要精神部分。
（2）主体部分——会议事项，即主要精神：主要撰写会议讨论问题的意义、目的、工作情况、今后应注意的事项及工作的安排。
可以选择应用不同的方式撰写：
☆条项式写法：把讨论的问题和决定的事项，分条分项写出。会议讨论了几个问题，纪要就以几个问题各自成一点写出；
☆综合式写法：按性质综合为若干部分，然后逐一写出。这种写法有利于概括丰富内容，从原则高度上把问题说深讲透；
☆摘录式写法——摘要直记会上发言内容，按发言顺序或按内容性质归类写出。这种写法可以使人觉得客观、真实。
会议精神撰写注意事项：
☆要综合提炼会议结论，善于区别一般意见和表态性的结论意见；
☆要善于抓住主管领导人或某些权威人士发言的精神实质；
☆要紧紧抓住会议主持人的意见，尤其是其总结性发言；
☆要把握多数与会人员的意见，特别是对重大问题产生分歧而最终未能统一时，应以多数人的意见作为结论性意见。
（3）结尾部分：一方面会议纪要可以在最后提出要求和希望，或发出号召；有的会议纪要则将要求和希望放在会议主体的主要精神部分。另一方面，此部分一般对会议评价或向会议主持单位表示致谢等。另外，标明成文日期，日期也可在题注中标注。
4.会议纪要与会议记录的区别
会议纪要与会议记录的主要区别如下：
☆性质上：会议记录不是公文，是会议的原始记录，用于存档备查；而会议纪要的性质是法定公文，要发送给有关单位，写作要求按需使用，不是每会必写。
☆内容上：会议纪要是对会议记录进行整理加工的会议上达成的一致认识，是会议内容的要点；会议记录是会议发言的原始记录，基本上应该做到有言必录、全而不遗，每会必录，如实反映会议情况，不加整理归纳。
☆形式上：会议纪要基本上按照行政公文的规范格式；会议记录没有统一的格式，多是各单位自定。
☆功能上：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
5.结语
本文针对会务工作文书写作，论述了会议记录、会议纪要的特点、类型与写作要点，及其会议记录与会议纪要的区别。对于会务文书写作具有一定指导意义和参考价值。
[1]王云奇. 会议文书写作规范与实用例文全书[M]，中国纺织出版社，2011.01.
[2]李广明. 应用文写作范文大全[M]，当代世界出版社，2010.04.
上海市自然科学基金（15ZR1417200）；上海市教委科研创新重点项目（14ZZ169）；市属本科高校专业转型试点--机械电子工程专业课程建设（A1-5701-16-008-02-02）及上海电机学院机械设计制造及其自动化教学团队项目。
