建筑工程档案资料有效管理方法思考

沈　茜/济南市历下区房屋建设综合开发公司

建筑工程档案资料有效管理方法思考

沈茜/济南市历下区房屋建设综合开发公司

随着建筑行业的不断发展，档案资料信息化管理的不断加深，传统的建筑行业内部档案管理方式和管理理念已经难以适应时代发展的需要，进一步完善建筑工程档案资料的管理方法是现代建筑行业发展过程中必须解决的一个问题，同时也是建筑行业长期稳定发展的基础保障。管理人员必须从根本上认识到对建筑工程档案资料实行科学有效管理的重要性，不断的优化自己的管理方法，让建筑工程的档案资料管理变得更加科学化和规范化。

建筑工程；档案资料；管理方法

1.建筑工程档案资料管理工作的重要性

档案资料的完整性是保证建筑工程施工质量的基础，由于建筑工程的施工工序复杂、涉及范围广泛，这在一定程度上增加了档案资料管理工作的难度，也正是因为如此，更应该不断强化和完善建筑工程的档案资料管理工作，让其管理更具有科学性，同时档案资料的管理工作也是建筑企业内部控制体系整体水平的一种提现，它可以很好的反映出档案资料管理者对于企业内部管理的重视程度。对于部分建筑工程项目来说，如果其存在着档案资料管理上的问题，则将整个工程的当作是不合格工程来处理，这也从另一个方向上说明了建筑工程档案资料管理工作的的重要性。

除此之外，建筑工程的档案资料管理工作还包括了对建筑工程建设中所使用到的技术、存在着的问题、以及解决措施等的记录工作，这对日后的工程分析、检验和审核带来了很大的帮助，同时也可以为下次工程项目的建设提供宝贵的经验。对建筑工程的档案资料进行详细的分析和研究，还可以知道本次工程施工中具有的优点和存在着的缺点，这对提升将来的建设效率和建设质量有非常大的帮助。

2.建筑工程档案资料管理存在的问题

虽然在近些年中，我国的建筑行业有了非常迅速的发展，但在建筑工程的档案资料管理工作上依旧存在着不少问题，再加上建筑工程周期长、档案资料复杂、数量种类多等特点，让建筑工程档案资料管理工作的缺陷更加明显的暴露出来，这主要体现在以下三个方面上。

第一，档案资料管理模式混乱。在目前的建筑工程项目中，普遍存在着各部门各自为政的情况，使得建筑工程的档案资料得不到一个统一的资料，这在一定程度上增加档案管理的工作的难度，同时也加大了资料丢失的情况，在真正需要查找相关档案资料时，经常要花费大量的时间才可以找到相关的资料，这就大大的降低了档案资料的利用率。

第二，对档案资料管理工作不够重视，管理人员专业知识薄弱。部分企业对档案资料管理的工作的重视度不够，认为档案资料管理是一项非常简单轻松的工作，这就出现了许多档案管理人员是身兼数职的情况。在建筑工程的档案资料管理人员中，绝大部分都是由其他岗位临时调任的，严重缺乏档案资料管理的基础专业知识，是的档案资料的管理工作难以科学、全面。

第三，档案资料缺乏准确性和完整性。由于建筑工程的工作内容复杂、涉及部门广泛、工作周期长，在进行其使档案资料管理时，如果没有足够的耐心和细心是无法将其工作做好的，导致其档案资料经常出现不完整和错误的情况，再加上管理人员专业技能的缺乏和管理方式不统一，导致许多档案资料都没有能够技及时的进行归档，这就加大了重要资料丢失的概率。

3.改善建筑工程档案资料管理的相关对策

档案资料管理工作对整个建筑工程有着非常重要的意义，要想进一步改善建筑工程的档案资料管理工作的质量，可以从以下几个方面着手。

3.1提高建筑工程档案管理工作的重视度

要进行提升建筑工程档案质量管理工作的质量，首先企业内部和管理人员必须对其管理工作给予足够的重视。由于档案资料管理工作与经济利益没有直接的联系，导致部分建设施工单位没有将其档案资料管理工作放在心上，进程都是在工程完工程验收时才进行档案资料的收集与整理。从表明上看，是可以节约建筑工程施工过程中的人力和时间，但由于许多资料没有能在第一时间进行整理和收集，使得许多重要的资料出现丢失或不完整的情况，这对日后的工程维护、经验总结非常不利。所以，只有加强建筑工程档案管理工作的重视程度，才可以让其管理工作变得更加科学严谨，才可以确保资料的完整与准确。

3.2建立并不断完善档案资料管理制度

管理制度是建筑工程档案资料管理的重要指导，一个良好的管理制度是档案质量准确性与完整性的重要保障。所以必须建立起一个科学合理的档案资料管理制度，并严格的将其落实到实际的管理工作中，并在实行过程中不断的进行制度完善，设立一个专门的管理部分来对其档案资料进行统一的管理，同时，还要明确建设单位、施工单位、设计单位以及监理单位等项目管理该工作中的职能，将档案资料的收集、整理、存档工作进行规范化，并注重每一个环节中档案资料的的及时性、准确性与有效性，严格的进行档案资料的借阅制度，避免出现档案丢失的情况。

3.3严格进行竣工验收档案资料的检查与审阅

在建筑工程的竣工验收阶段，档案资料的准确性与完整性对其验收工作有着非常大的影响，所以必须严格的做好工程竣工验收档案资料的检查与审阅。档案管理人员应该在工程项目管理人员的陪同下，根据建筑工程的档案归档的要求去对所有相关文件进行检查、审阅，一旦发现其中存在着任何问题都应该马上进行解决，查漏补缺，确保所有竣工材料都符合真实情况。同时，还要将《建设工程质量管理条例》《工程竣工验收备案制》等相关条例落实到实际的工程验收档案资料的审核、移交中，使竣工的验收工作和档案的验收可以同步进行。对不符合规定要求的移交工作，应该采取相应的处理措施，例如：不给予《建设工程档案合格证》、建设单位不结清尾款等。从而更有力的保证建筑工程档案的完整性与准确性。

3.4加强档案资料管理人员进行定期的培训

档案资料管理人员的专业技能和综合综合素质对档案管理工作的质量有着非常大的影响，所以相关部门应该对其档案资料管理人员进行定期的培训，提升管理人员的管理意识和专业知识，并对其进行定期的考核，无法通过考试的工作人员应该给予二次培训的机会，除此之外，还应不断的引入先进的管理方式，将先进的科学技术运用到建筑工程的档案资料管理中，有效的提高档案资料的管理效率和管理质量，并积极搭建相关的沟通交流平台，让管理人员可以通过沟通交流来提升自己的管理水平，促进建筑行业的不断发展。

4.结束语

总的来说，建筑工程的档案管理资料对提高工程施工效率、改善工程整体质量、提升企业经济效益都有非常重要的意义。在建立和完善管理制度的同时，还必须确保将管理制度落实到实际的管理工作中，及时的进行档案资料的收集与整理，这样才可以更好的确保资料的准确性与完整性，并注重对管理人员的培训工作，为改善档案资料管理方法提供最有利的基础保障。

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