高校人事档案与业务考绩档案管理浅析

杨江萍/新疆师范高等专科学校

高校人事档案与业务考绩档案管理浅析

杨江萍/新疆师范高等专科学校

本文从高校人事档案和业务考绩档案的归档范围、特点、作用及二者的区别与联系，对高校人事档案和业务考绩档案的管理模式进行了探讨。

人事档案；业务考绩档案；高校；管理

高校的人事档案与业务考绩档案虽属不同门类，相互独立，各有特点，但都是以个人为立卷单位，从不同侧面反映个人的学习工作经历、社会关系、品德修养、专业特长、业务能力，工作情况及奖励处罚等方面成长的过程。因而造成了管理上的一些模糊认识。有的认为二者本为同根生，应合二为一，由干部人事部门管理；有的认为业务考绩档案主要是由教学业务部门利用、为教学业务部门服务，应该由教学管理部门负责；更有的认为人事档案与业务考绩档案都是高校档案的重要组成部分应归于高校档案部门管理。究竟哪种管理模式能够更适合，更优化，更好的为高校管理服务，这都是值得探讨的问题。

一、高校人事档案的管理体制、归档范围和特点

人事档案工作是一项政策性、机要性、保密性很强的工作，内容涉及当事人一生的经历，其中不乏一些个人隐私，这些个人信息只能由组织上掌握参考，不能随意传播交流其内容，因此对人事档案在保管和查阅使用方面都有严格的保密要求。

（一）管理体制

根据中组部、人事部等部门下发的文件规定，依据“管人管档”原则，干部人事档案由组织人事部门管理，因此高校也遵循、采取这种管理模式，人事档案由组织人事部门管理。

（二）人事档案的归档范围

第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定、考核、考察材料；第四类学历、学位、培训和专业技术职务材料；第五类政审材料；第六类党团材料；第七类奖励材料；第八类处分材料；第九类工资、任免、出国等材料；第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。

（三）人事档案的特点

1.真实性。真实性是干部人事档案的生命。如何来保证它的真实性，一定要做到三个必须，即：属归档材料必须经过组织审查和认可；属归档材料必须符合有关政策规定的要求；属归档材料必须经过认真鉴别。

2.完整性。完整性是指干部人事档案必须反映干部的全貌，干部人事档案的内容应当反映干部的全面情况的全部历史。为了保证干部人事档案的完整性，要及时地、经常地将反映干部变化的干部人事档案材料收集归档。做到完整、真实、条理、精练、实用。

3.动态性。历史在发展，社会在前进，每个人的情况也在不断变化，干部人事档案特点之一是动态性。由于干部人事档案材料形成于不同的历史时期，不可避免地带有时代的色彩，特别是历次运动中形成的材料，更具有其局限性，有的甚至是错误的。为了保证干部人事档案准确可靠，必须根据情况变化和有关规定，将那些丧失价值或不准确的材料进行清理。这同样是一种“动态”。

4.机密性。“干部人事档案是党的机密”。这是因为干部人事档案记载着干部各个方面的情况，涉及到本人有关的工作和一些重大事件，反映干部的功绩、过错和失误。其中既有组织上的考核、考察材料，也有知情人为组织提供的旁证情况，以及本人撰写的材料，有其“隐私”部分。它的绝大部分内容只能限于组织掌握，不能向社会扩散，也不得随便公开。

二、高校业务考绩档案的管理部门、内容与作用

业务考绩档案以个人为立卷单位，是业务部门在了解使用有关人员过程中形成的各种材料以及个人在业务活动中发表的论著等材料。

（一）管理部门

由于业务考绩档案具有鲜明的个人业务性质，通常由业务主管部门统一管理。

（二）高校业务考绩档案的内容

1.履历类：本人基本情况、主要经历、学历证明、进修情况、参加重要学术和业务活动材料等。

2.论文、成果类：本人或与他人撰写的，经组织审查认定发表、出版的论文、论著代表作及其鉴定评价意见。论文、论著的目录、索引、创造发明、技术革新成果的评价材料等。

3.奖惩类：各种奖励证书复印件或批文，处分材料。（含：证书或文件）

4.考核类：德、能、勤、绩四方面的考核材料

5.聘任（任命）类：一切有关聘任（任命）的材料（评审表、批文（任职文件）、聘约或任务书）

6.其他类：有关专业技术职务评聘、考核的其他材料

（三）高校业务考绩档案的作用

1.为专业技术人员晋升职称提供了业绩凭证。

2.为组织人事部门和教学业务主管部门对干部的考核、考查和专业技术人员的队伍建设提供了依据。

3.为学校教学质量评估提供了重要参考。

4.为高校的人才开发提供了条件。

三、人事档案、业务考绩档案的区别与联系

（一）区别

1.档案归口管理部门不同。

2.档案材料归档内容侧重点不同。

3.对档案的机密性要求不同。

4.都不能全面地反映一个人的综合情况。

（二）联系

1.都是反映同一个人的各方面成长的历史过程；

2.都能从不同侧面为组织人事部门和教学业务主管部门提供反映同一个人的学习工作经历、社会关系、品德修养、专业特长、业务能力，工作情况及奖励处罚等方面成长过程的依据；

3.业务考绩档案的建立，弥补了人事档案存在的不足，二者在归档范围上互有重叠，最终利用时又相互补充。

四、建立“大人事档案”管理意识

所谓“大人事档案”就是将业务考绩档案充实到人事档案中，统一纳入到高校档案综合管理。档案工作中执着追求的就是最大限度地发挥档案信息的最优功效，而“大人事档案”意识的建立，使人事档案信息更全面、更立体、更科学，但也对档案管理工作提出了更高的要求。

（一）“大人事档案”“利”的方面

1.可以增大档案信息的包容量；

2.可以用最小的投资，获得最大的效率；

3.可以满足利用档案信息系统性和时效性的需要。

（二）“大人事档案”“弊”的方面

1.违背了档案分级管理原则；

2.造成交叉管理，权责不清；

3.鉴定困难加大，存在信息安全隐患；

4.对档案管理人员的综合素质要求更高。

人事档案与业务考绩最终如何管理才能更适合、更优化、更好的为高校管理服务，还需要我们在实际工作中不断摸索，不断改进。

［1］干部人事档案工作问题解答.2004年2月，上海金融学院人事处编.

［2］干部人事档案材料收集归档规定.

［3］专业技术干部业务考绩档案的归档范围及要求.

［4］王少苓.高校人事档案与个人业务档案一体化管理的构想.浙江师大学报（社会科学版）.2000年第2期第25卷.