中国石油便利店零售系统的分析与设计

辽宁对外经贸学院信息管理系 王 敏

中国石油便利店零售系统的分析与设计

辽宁对外经贸学院信息管理系 王 敏

随着加油站行业愈演愈烈的竞争形势,中国石油企业需要另避蹊径来提高利润,其中便利店能够为加油站增加带来相当可观的经济点。但现在的便利店零售系统除了企业经营机制的改革外,还需要对便利店零售管理系统进行全面的业务流程和系统实现分析。

零售系统;销售管理;便利店

1.背景

1.1 系统开发背景

由于科技水平在现实生活迅猛的发展,让各行各业都无法忽略计算机技术带来的创新,计算机已成为在各个领域都无法替代的工作手段,尤其是在推广的互联网技术和建立的Information Highway上。随着开放、兼容、共享时代的步入,有大量的数据信息需要通过计算机存储、处理和传播,以便于我们的信息得到最好的应用。因此,非常有必要对零售业的信息化进程进行加速。

1.2 零售在国内外的发展现状

零售业发展趋势往往是大多数商家很在乎的信息之一,但是,它依然存在着许多不足之处,且它是大多数零售业共通的弱点。如:对每种商品的信息缺乏高效管理,前台的结账速度缓慢,经常在营业额上出现差错,对商品的调价困难,销售信息统计不明确等,而且在零售业的后台管理中,对于商品的进货、销售和库存等环节大都以管理员的主观意愿为基准,不能够对商品的信息给出及时的更新,导致环环紧扣的系统得不到完美的运作。为此,零售业管理系统的设计尤为重要。

1.3 解决的主要问题

目前,就加油站便利店来说,销售一些商品才是其主要业务,这就不可避免的出现一些大大小小的问题。在进货环节中,货物的库存量和销售量无法明确导致无法制定进货计划,订货发往店铺的过程中难免引起货物的损坏,这就要求人工进行检验和报废;库存也是由员工进行盘点,耗时且易出现错误,这样就不能了解并确认库存的最真实的信息;销售方面,也要人工计算每天每月的销售额和每个人的销售业绩以及每项商品的销售状况。想要真正的解决上述的问题,对企业的经济有效的进行提高,就需要导入进、销、存等零售业信息化系统对进货、销售、库存等环节进行信息化管理。

2.系统分析

2.1 技术可行性

在开发小组中有熟练掌握面向对象方法开发软件系统的资深的系统分析员和程序员,在信息系统开发方法上不存在任何问题。在网络和通信技术方面,本开发小组有专门的网络技术人员,开发小组有丰富的C/S结构规划和设计技术以及开发经验,有丰富的应用数据库开发经验并能够熟练使用java编程。

2.2 经济可行性

中国石油是中国油气行业占主导地位的最大的油气生产和销售商,是国有企业,是中国销售收入最大的公司之一,也是世界最大的石油公司之一,所以企业完全有能力负担此系统的开发。并且运营便利店零售系统会减少人员的开支和管理费用,也能减少错误的发生,这将会为企业带来可观的经济效益。

2.3 社会可行性

目前国外已有很多成功的便利店零售信息系统的先例,零售系统开发和运行与国家的政策法规不存在任何冲突和抵触之处。另外,零售信息系统所采用的操作和工作方式符合工作人员和企业的日常习惯,而且操作方便灵活,便于工作,具有可行性。

综上所述,通过技术、经济和社会三个方面的可行性分析,可以确定本系统是完全有必要进行开发的,而且是可行的,可以立项开发。

3.系统总体设计

3.1 系统开发

系统开发平台:Microsoft Visual Studio 2010;系统开发技术: ASP。NET技术;系统开发语言:Java语言;系统体系结构:c/s结构;数据库管理系统:Microsoft SQL Server 2008.其优势在于系统客户端响应速度快,界面友好,方便客户体验,操作便利。

3.2 系统总体结构

零售前台(POS)管理系统:包括销售货物录入系统和收银系统。销售货物录入系统指顾客所购商品结账时,员工用扫码枪对包装的条形码进行扫描、累计,要求快速录入商品的信息。收银系统能自动累积计算商品总额;对打折积分的商品,自动计算折扣率和折扣后金额;持有会员卡的顾客,输入会员卡号进行结算;根据系统提示收取现金和找零,或使用pos机刷卡,打印购物发票。

后台管理系统(CMS):包括员工管理、进销存管理、统计管理以及便民服务管理。员工管理子系统提供录入职工信息和维护职工信息的功能。采购管理子系统拥有可以对供应商信息进行管理,根据库存管理中的库存预警信息自动生成采购计划并登记,对采购的货物可以随时进行查询,检验货物的数量及质量,自动生成采购报表等功能。销售管理子系统可以对货物出售的信息进行详细的查询,为顾客提供退货的处理,自动生成销售报表。库存管理子系统可以进行库存数量的查询,对过期或损坏的商品进行报废处理,随时进行库存的盘点行为,并根据库存的状态进行库存预警。统计管理子系统对员工的业绩、销售的信息、报废的亏损和利润信息进行详细的统计。便民服务管理子系统包括便民箱物品查询和更新。

系统功能模块图如图3-2所示:

图3 -2 系统功能模块图

图4 -1 系统E-R图

4.系统详细设计

4.1 数据库设计

各实体之间的关系即系统E-R图如图4-1所示。

系统采用SQL Server 2008作为后台数据库,数据库命名为jxc,共有7个数据库表。分别为商品资料表Product、客户资料表Customer、供应商资料表Feeder、管理员资料manager、采购表Stock、销售表Sell,库存表OtherStock。

4.2 系统登录模块

功能:本模块的主要功能是完成管理员登录的功能,系统在员工输入的信息中对员工分别授予了不同的权限,要对身份进行明确的验证,才能及时准确的登录该系统。在系统登陆进行时,系统与数据库是连接在一起的,调用数据库中员工的信息,将员工的用户名和密码进行对比,对比一致则证明对该系统有相应权限,并成功登陆。在登陆模块中,输入了错误的用户名或者用户密码的时候,系统要给出相应的错误提示,对用户密码的设置要有所限制,不能设置过于简单的密码,防止丢失。当用户名称或密码输入错误导致对系统的登陆失败超过3次后,系统将自动禁止登陆,退出登陆模块,为了防止用户无休止的对系统进行登陆的尝试,必须限制系统的尝试登陆次数。

4.3 采购管理模块

功能:该模块主要是对供应商信息进行管理、采购计划的制定、采购货物的查询、检验货物以及自动生成采购报表这五个功能。

供应商信息管理:该子模块主要是对供应商进行基本的信息管理及维护。除了供应商编码,供应商名称,供应商地址,联系电话以及企业的法人代表等这些基本信息之外,我们更要对供应商的信誉程度来考虑是否合作,这就需要在系统中来添加对供应商的审核和考评以及黑名单的建立,并选择优质的供应商进行长期合作。采购计划的制定:系统会根据库存管理及时反馈回的库存预警信息和销售货物出售的信息来及时的自动制定采购货物的计划,等待员工的最后确认就可以下单给供应商进行采购。采购货物查询:该模块可以对一个时间段的采购情况进行查询,也可以分别对每个货物的情况进行明细查询。检验货物管理:因为在货物配送的过程中时间地点无法明确,这就难免产生一些问题,比如途中丢失或损坏,致使到达的实际货物与预定的货物在数量和质量上有所差距,这需要由物流公司或供应商负责赔偿,只有排除以上两种情况,货物才可以入库进行销售,这就是检货管理的职能。生成采购报表:该报表是由系统自动生成,对每一笔采购的货物信息都将准确详细的呈现,方便进行查看。

4.4 销售管理模块

功能:该模块是对货物出售的信息进行管理,生成销售报表,以及退货的处理。销售货物录入系统在前台运营销售货物录入和收银系统的过程中,后台的销售管理模块也同步实现对销售过程的处理。

货物出售信息:该子模块主要是能够准确查询商品的销售情况,哪种商品卖的快,哪种商品卖的慢,这都需要查询来对制定采购计划进行影响。销售报表,在货物销售出去的同时,系统将自动生成销售报表。退货处理:在顾客买到不是很心仪的商品时会要求退货,系统要根据购物发票不超3天且不影响二次销售的情况下,允许退货行为的发生。通过对包装条形码的扫描进入库存信息中。

销售管理业务流程图如4-4所示。

4.5 库存管理模块

库存管理可分为商品报废、库存盘点和库存预警。

便利店零售行业商品数量较多,其盘点工作需要花费较多的人力和物力,这就造成一些商品的积压和损耗。为了将损失降到最小,我们要学会控制商品的损耗。对将要过期的物品低价出售,而超过保质期的商品和意外损坏的商品就只能进行报废处理,系统将自动生成废弃单据。

库存盘点就是为了准确的掌握经营的业绩情况,定期或临时对库存商品的实际数量进行清查,对仓库现有数量与账目记录的数量核对。库存预警指库存小于最低库存的商品进行及时的提醒,反馈给采购管理,制定采购计划。

图4 -4 销售业务流程图

4.6 统计管理模块

统计管理模块分为统计员工业绩、统计销售信息、统计报废亏损和统计利润信息等。

统计员工业绩:为了更好的促进员工的积极性,系统设置了统计员工业绩的子程序。系统默认按净利润降序方式排序,双击员工,所做业务按明细展开,按照排序给予员工奖惩。统计销售信息:对每个时间段的销售信息都可以进行实时统计,方便企业对营业额的了解。统计报废亏损:企业需要对亏损的信息进行了解来把控到最低点,才能更好的盈利。统计利润信息:直观的为企业相关人员展现企业的盈利情况。

4.7 员工管理模块

在系统中,增添了员工管理子模块来解决企业人员流动问题。对企业员工全部进行信息化管理,来鼓励员工进行高效的的工作,省时省力。录入职工信息:对企业新招聘的职工,系统将对基本信息进行录入,赋予每个职工不同的系统权限。维护职工信息:该模块对离职、换岗或者职工信息发生变化等情况发生变化时,来对其进行信息的变更。

4.8 便民服务管理

便民服务管理子系统包括便民箱物品查询和更新。便民服务,是加油站为区别于其他便利店所设置的为顾客提供服务的系统,充分体现了中国石油加油站"顾客至上"的信念。其中,包含免费为顾客提供日常药品、创可贴、针线以及汽车维修工具。而这些物品需要定时处理和更新,做到更好的为顾客服务。

5.总结及展望

和传统的零售系统来比较,本系统能够提高零售业的运作效率,减少经营的成本,提供良好的技术支持。但是,本系统还不够完善,没有运用更多先进的信息系统开发方法。

如今付款方式的变化使人们出行购物更加方便,系统可以在保障安全性能的基础上增加多种付款方式来经营。当然,中国石油便利店要实现真正意义上的零售管理优化,在如此之多的便利店中站住脚跟,仅仅依靠一个零售系统是不可能做到的。这还需要企业自己在信息化时代抓住机遇,勇于做出改变。我相信,在我们共同的努力下,一定会创造不一样的成绩。

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