探讨如何完善计算机办公软件应用

[摘要]当今社会，随着信息技术的发展，企业的办公系统得到了许多方面的发展。由最初的纸笔记录，变成了现在的多功能办公软件，而且这些软件的应用范围越来越广泛，便利了人们的生产生活。办公软件的快速发展，离不开处理办公作业的高效性，比起传统的办公方法，它更加便捷，且信息的存储量较大，而且可以实现安全的信息查询以及快速的信息交流。全面而有效地对办公系统进行了深化改革，使办公系统变得合理、科学化。文章对计算机办公软件的应用进行了探讨和研究，希望能为计算机办公软件应用技术的发展提供一定的参考之处。

[关键词]计算机；办公软件；软件应用

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.31.261

新时代下的企业办公系统必然有着新时代的气息，现今的办公系统已经不再是人为的手工作业，反而主要通过计算机的各种软件及程序进行处理。随着计算机领域在办公方面的不断拓展和深入，计算机的办公软件操作变得越来越简单，其适合的领域更是扩展到了社会的许多层次，如企业办公、政府办公以及前台信息处理等，在这样的办公环境下，不仅有效地提高了办公的效率，同时也避免了很多的错误信息的产生。但是计算机的软件操作程序为人为录入，使用也主要经由人手编写，所以很容易出现办公当中的失误，同时，办公软件的使用及其本身也存在一定的缺陷，导致很多时候不能够为企业或其他单位带来高效的利益。因此，必须对计算机软件的应用不断地进行完善和改造，使它们更好地被人们所使用，同时被大众所认可，为企业等单位带来高效便捷的服务。

1计算机办公软件应用的优势及不足之处

现代的计算机办公系统，大众的第一印象就是使用起来简单便捷、容易操作，而且传输稳定，存档十分简单，便于日常操作打印。除了以上这些明显的优势以外，计算机办公软件还具有许多独特的设计，如在信息的传递交流功能上，它可以实现快速的文件传输，把重要的信息随时发给对方或及时存储在计算机当中。而且，计算机所储存的信息资料具有持久性的记忆，它不会像日常的文档很容易出现丢失的状况，安全系数十分高，查阅起来也十分便捷方便。同时，计算机的办公软件具有不受空间和时间限制的特点，可以方便企业随时与客户进行信息上的传递沟通，而且办公地点可以进行更换，没有且不需要固定的场所，方便了人们在日常生活中对文件的处理。计算机办公软件的类型也是多种多样的，包括绘图制表类的，如Excel软件；文档类的，如Word软件；图文操作类的，如PDF等。在使用这些办公软件时，工作人员无论在任何时间地方，都可以随时将自己获取的资料和信息通过这些软件迅速地制表成文，保存在计算机资料中。而且可以随时地进行查阅，节约了工作时间，改善并提高了办公系统的工作效率。最后，计算机办公软件还包含上网检索的功能，工作人员可以对不确定的资料随时进行网上咨询和查找，迅速找到自己想要的信息。而且不需要检索特定的文字，对于不确定的信息输入关键字进行查询即可。近年来，计算机的各类办公软件处于不断的更新换代当中，越来越多强大功能的软件处于制作当中，也就意味着计算机信息化的办公会越来越简便，越来越科学化。

尽管计算机办公软件有着许多的优势，但是由于它的种类繁杂、系统稳定性较差以及网络安全防护系统较差等因素导致出现了不少的信息问题，也就造成了整个办公过程中的失误，使得办公流程难以稳定的实现。这些年，计算机网络常常出现因木马病毒感染或非法软件的恶意篡改导致文件缺失或损毁的问题，在计算机软件的办公当中，所保存的文档资料为最终的成功，一经篡改或蓄意编改就会导致文件丢失及系统信息错误的情况出现，而且不易恢复。面对这样的问题，现代的办公软件的防护系统性能还不是那么完善，无法确保文档的整体性和安全性。除此之外，计算机办公软件的种类过于冗杂，不利于人们进行正确的选择和编制。由于人们的计算机水平和能力有限，对许多办公软件的操作缺乏一定程度的认知，也就导致了许多时候难以对特定的信息文件进行加工处理，以及无法完成对特定客户的实际需要，并且计算机办公软件的许多应用需要花费较高的开通和使用费用，严重地阻碍了计算机办公软件的推广。

2如何完善计算机办公软件应用

2.1政府办公当中的具体运用

计算机办公软件的应用，首先体现政府的办公当中。在现如今的中国，政府的办公就代表着政府的形象，正如其最基本的服务宗旨是为人员服务一样，政府办公的效率决定了政府在人民群众当中形象，只有高效的办公效率与优良的服务态度才能得到群众的认可，而政府的计算机办公水平很大程度与办公软件的发展有着紧密的联系。因此，政府部门要想在信息化的时代下不断提升办公水平及效率，必须要结合计算机的办公软件的应用，采用科学化的办公方法，实现对具体信息资料的有效整理存档。政府的办公工作也属于群众的知情权里的内容，因此，政府应设立相应的信息资料网站，对日常的办公内容及群众所想了解的内容发布到网站上，从而使人民群众能够随时监督政府部门的工作信息，了解日常国家政策的改动及发展。同时可以实现与政府部门的直接交流沟通，政府可以对群众的留言和建议进行收集归纳，进行选取采纳之后进行相应方面的整改，实现全方位的为人民服务。除此之外，政府部门可以对人民群众提出的建议或反映的状况通过办公软件进行记录归档，便于推动以后政府工作的发展。

2.2教育科研办公软件的应用

对于教育者而言，在日常的教学活动当中，最离不开的就是各种计算机的办公软件，比如使用PPT软件进行课件的准备，运用Word设计教学的教案内容。在教学当中，各种办公软件越来越充当着主要的教学辅助角色，它们的应用可以促进学生的学习兴趣，提高教师的教学质量。在教学过程当中，教师可以借助PPT文档对教材上的内容进行细致丰富的讲解，并且可以在其中插入音像或视频文件，使教学内容变得生动，集中学生的注意力。同时，学生可以利用办公软件对教师的文档进行复制，转移到自己的文档当中，便于以后的复习以及课外的学习。在制定学生的成绩以及制定日常班级里学生的生活表现表格时，教师可以利用Excel软件进行编制，不仅可以提高工作效率，而且便于学生及他人的阅览，同时制成的表格具有明了清晰以及准确的特点，减少了教师自身的工作量，方便了教学工作当中的操作，促进了教学方面的发展。

2.3商务办公当中的办公软件应用

企业的日常办公当中，办公的效率和质量对企业的发展有着很大的影响。传统的办公模式过于死板，需要人员的相互配合以及程序的按步进行，无法简易地实现办公程序之间的衔接。而计算机办公软的应用，首先可以促进企业的办公效率，促生新的办公方法，推动企业办公机制的改革。其次，在对各类客户的信息的分类汇总上，通过办公软件可以使信息存档变得合理有序，查阅起来十分简单方便。同时商家在网上对自身的产品进行推广上，可以使用办公软件对企业商品的图片进行美化，使产品变的新颖生动。在传统的商务工作当中，也需要运用计算机办公软件完成对合同的拟定、资料的编制，促使办公软件成为重要的商务工作辅助工具。

3结论

紧跟着时代的发展，计算机领域不断进行着新的创新和实践，而它的办公软件也越来越具有实用性。计算机办公软件的应用，在人们的生活当中已经成为必不可少的工作内容，而且通过这些办公软件，可以改变人们日常的生产生活，服务于人们的各项工作，并提升工作效率和质量。但是现如今的计算机办公软件在很大程度上还存在着各种不足，需要计算机领域获得新的技术层次上的发展。因此，计算机领域的工作者要对计算机技术进行不断的创新和改革，编制出更佳的办公软件，使其更适合现代的办公流程。

参考文献：

[1]林雯.办公室计算机办公软件的应用探讨[J].科技展望，2016（13）.

[2]杨樟，黄秀丽.计算机办公软件的分析及应用探讨[J].计算机光盘软件与应用，2014（23）.

[3]李源.计算机办公软件在办公室的应用[J].电子制作，2015（12）.

[作者简介]陈丽群（1971—），女，青海湟源人，本科，高校讲师。研究方向：计算机应用基础或办公软件应用。