新木桶理论在高职院校系部行政管理中的应用

■游伟荣

(福建船政交通职业学院，福州　350007)



新木桶理论在高职院校系部行政管理中的应用

■游伟荣

(福建船政交通职业学院，福州350007)

摘要一个木桶储水的多少起决定作用的不只是“短板”，还有“桶底”、“板隙”等因素。新木桶理论提示在高职院校系部行政管理中既要注重优秀行政人员的培养，又要注重挖掘“短板”行政人员的潜力，使其管理水平达到最优。

关键词新木桶理论高职院校行政管理应用

1　高职院校系部行政管理现状分析

(1)行政服务观念不强，工作积极性较低

办公室的特殊地位和工作性质决定了从事办公室工作的每一位人员都要增强服务意识，心里始终装着服务，一切围绕服务开展工作，不怕吃苦，不怕吃亏，敬业奉献。然而，由于高职院校或多或少的沾染了社会上的一些不良习气，官本意识较重，将自己错误地放在了管理者而不是服务者得位置。由于自身位置摆放有误，造成工作态度出现偏差，影响到了工作效率。

另一方面，由于行政工作比较繁琐，工作成就感不高导致工作积极性不高。行政工作的特点是日常事务琐碎大到总结计划，小到厕所维修；充斥眼前的是办公网络(OA系统)、各种各类的工作群；上传下达各部门的电话、邮件、通知；做好大小接待工作等而且偶然性、临时性的工作不断闯入。往往一段长时间繁忙的工作事后竟没留下任何成就感。工作人员缺少事业感、主人翁的成就感。长此以往，工作积极性降低。再者，高职院校的行政人员在待遇和发展方面普遍低于一线教师。由于待遇落差，一些优秀的行政人员不愿呆在行政岗位，认为没有前途。另外，行政人员很少得到外出深造学习机会，学历提升比较困难，因而很难得到晋升的机会。由于待遇相对较低、发展机会少，在一定程度上影响到了行政人员的工作积极性。

(2)缺乏系统的培训，业务能力不高

高职院校对系部行政人员存在着重使用、轻培训的现象。即使有培训，也只是例行公事地进行些简单的岗前培训，不重视在职的培养与训练。由于诸多原因，专门面向系部行政人员的学习培训交流机会少。他们对本岗位业务相关知识与信息了解不多，很少与外单位同行横向交流。而且，他们通常都不是行政管理专业出身，对于行政工作缺乏理论支持和实践经验，而周围同事多数都是年龄相仿的年轻人，有的单位是批量上岗，在遇到问题时可以请教的途径较少。因为培训机会少，业务的提升只能通过自我学习和日常工作经验的积累来进行，类似于闭门造车，效果经常是事倍功半，工作效率提升较慢。

在新的市场经济体制作用下，社会资源已经有了日新月异的改变，所以高职院校面临着各种竞争压力。目前，高职院校大多数系部行政管理人员都存在缺乏专业理论知识与专业技能的现状。一些人员渴求学习充电、拓宽业务视野的愿望得不到满足。由于不能有效帮助他们提高思想认识水平扩展胸怀，整个行政队伍体现出稳定性差、浮动性大、业务能力不高等一系列弊端。

(3)按部就班，团队协作精神欠缺

目前有些高职院校系部行政团队的办公效率低下。究其原因：一是因为学校有别于企业单位，行政工作虽然紧张，但是它有一定规律，每学期周而复始，无需进行资源分析和市场调查，这使得系部行政人员形成了按惯性照章办事的程式，思维和行动逐渐积淀了惰性，缺乏工作创新的活力和竞争的激情；二是部分行政人员工作因循守旧，工作不求有功，但求无过，使行政处于消极低效状态；三是部分行政人员素质较低，工作效率低下，缺少协作和配合，往往带有“把属于我自己的那点工作完成就可以了”而放弃从整体上对事情或工作进行系统的总结或提出自己的看法。工作缺乏交流、各自为政，个别部门之间以自我为中心，缺乏协作精神，团队协作观念差。因此，按部就班、因循守旧、扯皮推脱等消极工作态度严重阻碍了系部行政团队的高效运行。

2　用新木桶理论强化系部行政管理

2.1新木桶理论的提出

水桶原理是由美国管理学家彼得提出的。说的是由多块木板构成的水桶，其价值在于其盛水量的多少，但决定水桶盛水量多少的关键因素不是其最长的板块，而是其最短的板块。这也被称为短板效应。一只木桶想盛满水，必须每块木板都一样平齐且无破损，如果这只桶的木板中有一块不齐或者某块木板下面有破洞，这只桶就无法盛满水。这就是说任何一个组织，可能面临的一个共同问题，即构成组织的各个部分往往是优劣不齐的，而劣势部分往往决定整个组织的水平。

新木桶理论是在木桶理论的基础上提出的，是对木桶理论的改进。“新木桶理论”又被称之为“反木桶理论”，它以动态开放的组建木桶环境为出发点，认为一只木桶能够装多少水正常情况下(指木桶的大小是一定的，也不斜放等)取决于三方面的因素：第一、是每一块木板的长度，最短的木板决定盛水量。第二、是木板与木板之间的结合是否紧密。第三、是有一个很好的桶底。新木桶理论改进了原来单一的取长补短的思维，强调整合自身和组织中其它的优势资源，形成一个新的、互补的、动态的整体，从而增加组织的整体竞争力。

将新木桶理论进行推理，高职院校系部行政管理与新木桶理论有着异曲同工之妙，也就是说，如果把系部行政团队比作一只大木桶，其中的行政人员就是组成这个木桶的木板，其中既有长板也有短板，既有质地好的木板也有质地差的木板，那么如何树好长板，放好短板，又如何分别将短板变成长板，将质地差的木板变成质地好的木板，以使木桶的盛水量最多，将是高职院校系部行政管理中的一个焦点、一个挑战、一个目标。新木桶理论从管理的角度就是使每位行政人员的潜能得到充分发挥，从而提高系部行政团队的凝聚力和战斗力。

2.2新木桶理论在系部行政管理中的应用分析

(1)短板是木桶容水的局限

木桶的底板是基础，桶箍是关键，而最短木板决定了能容水的最大容量。人的天赋及在后天的学习与劳动中所形成的知识、技术、能力是不相同的，这就决定了在一个团队中每个成员的能力是有差异的。能力强的不能完全覆盖能力弱的那部分，不可能靠一个人或少部分人的力量就能组成高效团队。我们应该坚信，每位系部每位行政人员都具特长和“闪光点”。只要我们能运用诸如“尺短寸长”的辩证观点去看待他们；只要我们能运用期望理论、激励机制等极具亲和力的办法，最大限度地挖掘他们的潜能。同样能够取得“化腐朽为神奇”之效，创造出出人意料的奇迹。而有的系部为了提高“木桶的容量”，对偶有失误的行政人员就当成是无用的短板，干脆晾到一边。然后重新用桶箍围成桶，这个新桶的容量就有可能大于原来的旧桶。这样的方法省力又省时，但这样的方法却不一定得人心，严重的影响了系部行政管理中的工作绩效，阻碍了系部工作的开展。

(2)桶底是木桶容水的基础

一个完整的木桶，除了木桶中长板、短板，木桶还有底板。正是这谁也不太重视的底板，决定这只木桶能不能容水，能容多大重量的水。这只底板正是系部行政效率的基础，即系部行政人员的综合素质。行政人员所具备的每个要素都是桶底的组成部分，包括他们的肉体、精神、思想、文化等。高职院校中迅速发展的各个系部，正如一只容纳了相当水量的木桶，越来越大的容量将构成木桶底板的巨大挑战。随着师生人数的日益增长，要处理的事务越来越多，这无疑增加了对木桶底板的压力，如果不时时关注底板，最后可能因为“不能承受之重”而导致所有的蓄水都丢失。可见，系部行政人员自身的素质如何、直接影响到系部行政管理质量和服务水平的高低，作为系部领导更应树立“以人为本”的管理理念，必须从全新的高度加以认识，并通过各方面的努力，使行政人员的综合素质上升到一个新的台阶，让每位成员都能迅速成长。

(3)桶箍是木桶容水的关键

木桶能否有效地容水，除了需要坚实的底板外，还取决于木板之间的缝隙，这个却是大多数人不易看见的。对于系部行政团体而言，其不同人员之间的协作和联动有如木板之间的缝隙，通常为人们所忽视，但其对行政工作的危害却最深。行政人员之间的不协同工作有如木板之间的缝隙，将致使木桶不能容纳一滴水，比短板更可怕。而桶箍的妙处就在于它能把一堆独立的木条联合起来，紧紧地排成一圈。同时它消除了木条之间的缝隙，使木条之间形成协作关系，形成一个共同的目标，成为一个封闭的容器。如果没有了箍，水桶就变成了一堆木条，成为不了容器；如果箍不紧，那木桶也会千疮百孔，纵有千升好水，焉有不尽之理？

为了防止水桶之间的板隙出现，系部领导必须重视行政管理中的“板隙”建设，箍好桶之“中坚”。人员优化配置是强力乳合剂。铁打的营盘流水的兵，人才可能外流，也可以内转，关键要看管理者如何因才设岗。比如木桶的某位置应该安装一块足够宽的木板，才能使桶密不透水，不留缝隙，可是若安插了一块较窄的木板，那么即使这块木板再长也无济于事。因此系部领导要根据每个工作人员自身情况和专业特长安排适合的工作岗位，以最大限度地发挥其特长，促使各行政人员通过相互学习、交流相互促进。所以说实现人员的协同配合是减少缝隙的强力粘合剂。

3　提高系部行政效率的“新木桶”管理策略

3.1长“短板”——提高团队的整体能力

在建设团队工作中，一定要注意团队中的薄弱环节，尽可能地发现并解决团队中出现的“短板”。

(1)有针对性地开展培训，提高员工业务水平。而要想提高每一个成员的能力，并将他们的力量有效地凝聚起来，最行之有效的办法就是对成员进行教育和培训。培训的实质上就是通过培训来有针对性地提高所有板子的长度，以此增大“水桶”的容量，增强组织或团队的总体实力。而要想提升组织或团队的整体绩效，除了有计划、分批次地对所有行政人员进行培训外，更要注重对“短板”成员的有针对性地培训和开发。按照“缺什么补什么，干什么学什么”的原则，抓好行政人员各层次培训，及时调整、更新、丰富培训内容，为行政管理业务知识和技能提升搭建良好的学习平台，以真正达到提高行政人员业务技能水平的目的。

(2)采取激励政策，提高员工工作积极性。有效的激励是企业长久保持团队士气的关键。通过对“短木板”的激励，可以使“短木板”慢慢变长，从而提高团队的总体实力。就联系实际而言，我们可进一步细化和量化奖罚分明的系部行政管理工作考核标准，使行政人员对自己的工作质量与效果有一个清楚的自我评价，变“要我做”为“我要做”。

3.2固“桶底”——全面提高行政人员的综合素质

一个完整的木桶除了木桶中的长板、短板、桶箍，还有桶底。桶底虽然很不起眼，常常会被忽视，但它却能决定这只木桶能不能盛水，能盛多少容量的水。对系部行政管理而言，桶底就好比是行政人员的综合素质，行政人员的每个要素都是桶底的组成部分，如行政人员的形象是否标准，行为是否规范，基本知识是否扎实，实践操作的硬技能水平如何；处理堆积如山的行政事务以及同事之间沟通交流的软技能如何等等，其中的每一次处理事务的水平的高低都直接影响到行政团队的声誉。为此作为系部领导，必须全面进行行政人员综合素质的培训，以提高他们的胜任力。具体做法如下：

(1)加强思想政治教育，树立爱岗敬业的意识。由于高职院校系部行政工作较为稳定，受外部冲击和影响较小，造成部分人员有较强的安稳思想，缺乏必要的危机感，缺少竞争意识。必须通过深入开展形势教育，教育他们要爱岗敬业，干一行，爱一行，专一行，珍惜高职院校给我们带来较好的工作环境，稳定的生活保障，珍惜这来之不易的工作机会，进一步强化行政人员的责任意识、奉献意识、服务意识。

(2)系部通过制定完善业务学习考核制度，督促行政人员平时加强学习。学习是立身之本，对于行政部人员尤为重要。组织集体活动，了解项目进程，及时宣传报道；熟练操作电脑各类办公软件，提高工作效率；掌握新的科技知识，应用现代办公设备，实施精细管理，科学筹划工作等等。这些行政工作中的硬技能和软技能都需要通过学习强化。此外，人事管理、行政管理、后勤管理和社会管理等知识都应广泛涉猎。要向书本学、向实践学、向同行学、向同事学。只有在学习上下大力气，才能学到真本领，工作起来才会得心应手，减少忙乱。

3.3消“缝隙”——加强行政团队的团结协作，增强凝聚力

在团队中，个人的知识、精力都是有限的，单枪匹马不行，需要人们相互协作，需要群体智慧。一个团队能否真正发挥其高效作用，往往依赖于如何进行团结协助、沟通和协调。

(1)强化团队的向心力和控制力。充分发挥系办公室主任的影响力，有意识地强化领导的核心作用，使团队成员自觉主动的团结在领导周围，跟紧领导的步伐；缺乏向心力的团队必然是个人主义思想蔓延，一盘散沙的团队；没有向心力很难想象会有战斗力！当团队成员没有“向心”时，木桶的缝隙就出来了，团队的效率将受到损害。但是，团队管理只有影响力显然是不够的，即使每个团队成员都“向心”，但由于联结得不紧，成员之间也会出现了缝隙，团队的作用也不能够得到充分的发挥。因此，系部办公室主任要经常加强深入实际了解情况，及时发现问题，及时规范各项流程与制度，激励与引导，确保团队成员能紧密地结合在一起。

(2)建设优秀的团队协作机制，强化团队的协同作战与互相支持。一是建立下情上传渠道，创造民主管理氛围。每一个组织、每一个团队都会有抱怨，就象湖水会有波涛一样，没有抱怨的只会是一潭死水的团队。在系部办公室内部，允许行政人员把心中不快的事越级向系部领导班子成员反映，让领导解答他们提出的问题，使他们自觉地与系部形成命运共同体和利益共同体，真正从内心深处关心系部的行政事务，努力工作。二是建立有效的沟通机制。在系部办公室内部营造一种开放坦诚的沟通气氛，使行政人员之间能充分沟通意见，让大家不仅能自由地发表个人意见，而且还能以开放的心灵去倾听和接受其他人的意见，通过相互沟通，增进了解，达成一致。

4　结论

总之，为了切实提高高职院校系部行政管理水平，作为管理者应注重“新木桶理论”的运用，明确木桶每个部分应发挥的功能和职责，不断进行“变换或协调”，促使系部行政团队的凝聚力和战斗力。现实中，高职院校系部行政管理工作是一项复杂而不断翻新的系统工程，我们应少些低层次表象的分析总结，多些具体的技术手段和管理方法的探索应用，使高职院校系部行政团队这个“新木桶”永远盛满清凉而纯净的好水。

参考文献

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