论电子文件对企业档案工作的影响

王　巍

（神华国华徐州发电有限公司档案室　徐州　221166）



论电子文件对企业档案工作的影响

王巍

（神华国华徐州发电有限公司档案室徐州221166）

摘要随着电子计算机和信息网络技术在企业等领域的广泛应用，产生了大量的电子文件。本文阐述了电子文件在归档、保护等方面的一些对策和方法。

关键词电子文件企业档案影响

Discussion on the Influence of Electronic Records on the Enterprise Archives Work

Wang Wei
（Comprehensive Archives，Shenhua Guohua Xuzhou Power Generation Company Limited Xuzhou 221166）

Abstract With the wide application of electronic computers and information network technology in the enterprises a lot of electronic records are generated. This paper describes some countermeasures and methods for archiving and protection of electronic records.

Keywords Electronic records Enterprise archives Influence

当今社会，信息数字化的快速发展，对各行各业都产生了重大而深远的影响。电子文件因其载体、载体与信息结合方式的特殊性对传统档案工作造成很大的冲击，本文对企业档案工作者在电子档案的归档、保护等方面提出一些科学的对策和方法。

一、电子文件定义及其特点综述

1、所谓电子文件是指人们在社会生产活动中形成的，以数字形式储存于计算机系统中，磁盘和光盘等化学磁性材料作为主要载体的文字、音像资料。主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、电子照片等。

2、电子文件的特点

（1）电子文件不再是直观的纸质文件，需要借助现代办公设备（主要是个人计算机）及软件才能再现、阅读和利用。

（2）电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理，并能通过网络即时远距离传递。电子文件的共享，也不再受时间和距离的限制。

（3）电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，其对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性条件的要求很高。如我公司规定：存储在脱机载体上的电子档案保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

①归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层；

②单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

③存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；

④环境温度选定范围：17～20℃；相对湿度选定范围：35～45%。

二、电子文件对企业档案工作的影响

1、电子文件的出现改变了企业档案的形成和保管方式

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的纸质文字材料。它是由拟稿者直接在计算机中产生并进行修改，一经形成后，马上存储到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。

纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的归档立卷制度。文件的归档立卷工作是传统企业档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机或光盘、磁盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值的文件”，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。虽然软件一般是向下兼容的，但很多电子文件如果没有当时生成时所使用的软件和操作系统，就很难再打开。而这些对普通的企业档案人员的素质提出了更高的要求。

我公司对电子文件的归档要求如下：

（1）归档范围

电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

记录本单位主要职能活动和重要工作成果等内容的具有保存价值的电子文件均属归档范围。

①领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的视频光盘；

②本企业在重大事件、重大事故、重大自然灾害等事件中形成的视频光盘；

③为工程创优、企业评级等工作编辑的工程概况、企业概况介绍等视频光盘；

④生产管理系统形成的运行记录、设备情况电子文件刻录的光盘；

⑤建设项目形成的竣工档案移交的电子文件光盘（含竣工图）等；

⑥厂家提供的设备或系统安装调试光盘；

⑦本企业所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘；

⑧其他工作形成的应归档的光盘。

（2）归档时间

①经过编辑整理过的录像光盘，应在工作结束后由责任部门（单位）及时移交归档；

②建设项目形成的光盘档案，归档时间应与纸质档案移交时间相同；

③生产管理系统形成的运行记录、设备情况光盘应与生产档案归档时间相同；

④厂家提供的设备或系统光盘，应在设备或系统安装调试完毕后，由责任部门按纸质档案移交时间一起移交归档；

⑤本企业应用的各管理软件系统应由信息部门定期做数据备份光盘，及时向档案部门进行移交；

⑥本企业办公自动化（OA）形成的电子文件，应实时与电子档案管理系统进行逻辑归档，逻辑归档的电子文件随纸质档案的定期移交，整理后再行物理归档。

（3）归档份数

①电子文件材料可归档2份，需异地保存时归档3份。一份提供利用，一份封存保管，一份异地保存。

a.本企业信息中心有专业的存储系统时，系统数据备份光盘归档两份，一份封存保管，一份异地保存；

b.厂家提供的设备或系统光盘按实际移交数量归档（最多三份）。

②移交手续

电子档案归档时，应由形成部门按《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894标准要求填写相关表格，经档案人员检测、核查、验收后，双方办理移交签字手续，各留存一份以备查考。

(4)质量要求

①归档的光盘应清洁，无病毒、无划痕，归档信息填写清楚（版本、设备环境、记录格式等）；

②归档的电子文件以及数据备份所采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等，严禁用软磁盘作为信息长期保存的载体；

③归档的电子文件必须是可读文件，长期保存的应把电子文件与相应的机读目录储存在同一载体上；

④特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的支持软件；

⑤归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作状态。

（5）整理与归档

①收集

档案部门应按归档范围要求，收集各业务部门（单位）形成的光盘档案，按《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38标准，指导业务部门编制归档说明及移交清册，在规定时间内接收。

②核查档案部门在接收电子归档光盘后，应对移交光盘内容的真实性、完整性、有效性进行检查，并应在光盘表面上用记号笔标明内容、责任者，并填写相应表格。

a.对照移交目录核对移交的数量;

b.检查机读目录是否与电子文件内容相一致，是否可读。

③归档说明及按规定填写的电子文件登记表的信息，填写是否正确;

④检查提交的光盘是否有病毒、有划痕等有损坏情况，及使用的光盘是否符合归档要求。

2、电子文件的出现改变了企业档案的分类方式

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能被概念分类整理所取代。因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要及限制，但在电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对其进行类似纸质文件的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

3、电子文件改变了档案的价值体系

由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法，要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、企业档案工作应采取的对策

1、企业档案应做好电子文件归档的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求企业档案工作者必须深入到现行文件工作领域，了解文件信息重新组合的来龙去脉，对产生的大量电子文件的接收、处置直至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件。这其中其实有很多技术性的工作，比如以Word制作的文件，我们既可以简单地将其文件属性改为只读，也可以通过相关软件将其改为PDF文件，从而保

留更多的原始信息。通过识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2、解决好企业档案中电子文件的保存问题，创立企业档案电子文件管理规范

以磁性材料、光盘为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。比如在光盘中，电子文件记录所在的介质层被密封在塑料保护层之下，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰层、水分及有害气体的侵害。但其实在际工作中，我们常常能发现很多早期光盘上的信息已不能读出。所以，电子文件的长期保存问题，有待企业档案工作者进行深入研究和探讨，并将研究成果编制成管理规范。目前，对于长久保存的电子文件，一般的作法是定期进行复制，以防止信息损失，这不可避免的要形成一定的浪费。如我公司规定：

（1）存储电子档案的磁性载体每隔（满）2年、光盘每隔（满）4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施；

（2）对磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。原载体同时保留，时间不少于4年；

（3）超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。

3、创新发展电子文件管理，使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都有具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

4、提高企业档案人员素质，改变企业档案人员知识结构，促进档案现代化管理

现代企业档案人员应适应信息技术和档案事业的发展。企业必须采取积极措施促使档案人员的知识更新，适应信息技术的发展。可以肯定的是，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养现代企业档案复合型人才，是企业档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

电子文件的管理，对企业档案工作者来说是一个新的挑战，同时也是一个新的机遇，必将对现代企业档案管理产生深远的影响。目前取得的成果还远远不能解决企业档案工作中遇到的困难和问题。因此企业档案工作者任重而道远，我们要坚持不懈，刻苦钻研，为推动电子档案的管理、企业档案的信息化尽一份心，出一份力。

四、档案信息资源开发利用

所谓完备的档案检索体系，不仅包括传统形式的案卷目录、全引目录、专题目录等等，而且包括高覆盖率的计算机目录检索系统和全文检索系统。计算机目录检索系统主要通过建立目录数据库来实现，即将案卷目录、卷内文件目录输入数据库，实现档案目录的自动化管理；而计算机全文检索系统则是将检索和利用合二为一，通过建立全文数据库，将所收集的档案全文（包括文字、图像、数据、代码）进行数字化处理，并把档案全文信息输入数据库，利用者只要通过检索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相关档案信息。利用者只需点击鼠标便可以了解到综合档案室的馆藏情况。将原先书本形式的案卷目录、全引目录或专题目录通过网页的形式发布；将档案目录数据库或档案全文数据库通过电子档案管理系统与局域网相连接，可以进一步满足利用者的档案利用服务需求，通过这一方式延伸档案服务渠道，一方面使得利用者可以不受时间和地域的限制，及时获取自己所需要的档案信息；另一方面也可以使得潜在的利用者进一步了解综合档案室的馆藏情况。

档案管理现代化是企业发展的需要，也是档案自身建设的需要。1992年开始，我厂就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统，结合我厂已经实行的办公自动化（OA）系统的单轨运行，制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图象管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划，并逐步加以实施。目前，我厂已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络，开发应用了包括人事档案、经营档案、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能，使授权用户可以上网查询所需信息，全厂各类文件的管理形成了完整的微机管理体系，基本实现了无纸化办公。1983年以来的文书档案已全部著录进微机网络，自建厂以来的科技档案也已著录进计算机，档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理，科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在，我厂档案室配备有6台IBM液晶显示屏幕微机，激光打印机5台。档案微机管理已与厂MIS系统联网，厂领导以及有关职能部室均可按照管理权限，在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。

我公司新近投资购置了清华紫光工程图档管理系统，包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备，它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014年1月24日，我公司图形信息系统已上线运行，包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息，并集成了其他生产和设备管理系统数据，方便了设备资料查阅和管理，提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案（基建档案、设备档案）已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里，公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2台1000MW发电机组档案的电子文件。

笔者认为，电子档案最好是采用纸质档案扫描件，因为纸质档案扫描件才能保证电子档案与纸质档案内容完全一致，这样档案用户可以放心地不用到档案室查阅档案原件，只要通过局域网络查阅档案室的电子档案就可以，这样既可以方便档案用户，又可以有效保护档案室的档案原件。

推动企业档案工作的发展，就是要“优化环境，加快推进”，配置现代化的档案馆（室）。没有符合时代发展需求的档案馆（室），档案事业就谈不上全面、协调、可持续发展。企业档案工作人员，要力争从硬环境和软环境两个方面提高。要按照档案馆（室）建设的要求，建造一个功能齐全、服务高效的现代化档案馆（室），配置比较先进、现代的仪器设备（如扫描仪，数码相机，复印机等）。软环境包括争取企业领导的关心和支持，实行定期和不定期汇报制度，密切联系企业各部门，经常开展档案法制宣传，增强企业员工的档案意识，为企业档案工作软环境创造良好宽容和谐的人际环境。

我公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。

1、开发利用档案，给企业带来明显的经济效益

我公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案，我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案，利用科技档案卷次共800余卷，从1997年至2001年，先后对8台机组进行了现代化技术改造，改造后的机组各项经济技术指标，达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造，不仅延长了机组的寿命，使老机组焕发了青春，而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平，增强了企业实力，对于企业参与市场竞争，迎接新世纪挑战，无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中，以汽机通流部分改造为重点，对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造，热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调，使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高，并取得明显的综合经济效益。

2、发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益

例如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前，关停1—6号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1—6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1—6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满意。正是由于1—6号机组设备档案保存的完整齐全，并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见，完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则，1—6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥，使机组设备变废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。再如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组（上大压小）建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖，我公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查，专家们分为锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法（2013版）最新标准，对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查，相关参建单位给予密切配合。2013年7月27-28日，中国施工协会专家组来我公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查，专家们高度肯定了我公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求，通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中，我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案，档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。又如为确定我公司两台百万机组工程投资项目竣工决算的合法性、真实性，资金使用的合理性和有效性，提高项目管理水平，保障资金合法使用，维护出资人合法权益，保证投资活动合法、真实、合规，我公司委托天职（北京）国际工程项目管理有限公司进行审计。审计人员自2013年3月中旬进驻至2013年9月，陆续对工程、服务、物资等合同结算情况、两台百万机组财务决算情况、交付使用资产情况进行审计。审计人员到我公司档案室借阅了大量基建档案、设备档案及光盘档案，使我公司顺利完成两台百万机组工程项目竣工决算审计工作，取得天职（北京）国际工程项目管理有限公司出具的《建设工程项目结算报告》和天职国际会计师事务所出具的《竣工决算审核报告》。以及为贯彻落实国家电监会下发《燃煤发电厂贮灰场安全监督管理规定》通知文件要求，公司扎实开展贮灰场安全监督排查隐患工作，针对发电企业应对运行贮灰场定期组织开展安全评估，我公司委托了具有安全评价国家甲级资质的北京达飞安评顾问有限公司进行贮灰场安全现状评价工作，评审专家首先在我公司相关人员陪同下对贮灰场现场进行评审。先后核查贮灰场所在地理位置、面积、及下游村庄、建筑物、爆破、采石等可能影响贮灰场灰坝安全情况；贮灰场坝体位移、沉降、浸润线等观测设施是否齐全、完好执行情况；对贮灰场溢洪道、排水口、出水口等防、排洪系统防洪能力、排水设施运行情况，通过核查表明贮灰场符合现行规范要求，防洪能力有足够的防洪容积，排水系统疏水符合设计要求，运行正常。专家其次对我公司企业的安全管理合规性、有效性进行查证，先后对公司企业相关证照、安全验收评价报告、安全管理组织机构、安全生产责任制、安全生产规章管理制度、安全教育培训情况、主要负责人和安全管理人员资质、事故应急救援等方面进行查证，通过查证表明，公司安全生产管理体系健全、规范，符合安全生产标准化的要求。2014年9月29日，我公司粉煤灰公司专业技术人员和北京达飞安评顾问有限公司专家到档案室查阅了我公司川里湖灰场竣工图、灰坝沉降观测记录、竣工报告等档案，评审专家在公司相关人员积极配合下，顺利完成了贮灰场安全现场评审工作，为出具贮灰场安全现状评价报告提供客观、科学的依据材料。以及2014年11月1日，国家能源局受安全评价机构委托，组织安全生产标准化达标评级审核专家组对我公司“一级标准化企业评审报告”进行了审核。根据评价机构反馈的专家意见，现国家能源局已同意我公司通过安全生产标准化达标评级一级企业审核。安全生产标准化达标评级工作是国家制定的长期国策，是政府对企业进行安全监管的主要手段，每年需要进行自查自审，报送审核、整改情况，并定期由外部评审机构组织专家进行现场评审。我公司自2013年起开展安全生产标准化推进工作以来，经过公司领导的大力支持和全体员工的共同努力，通过不断自查自纠，积极落实整改，安全生产标准化工作取得明显的成效，在标准化现场评审中得到了专家的肯定，以较高分数通过了国家标准化一级企业认证。在安全生产标准化达标评级工作期间，我公司安健环监察部葛爽、张怀忠等到档案室借阅了0400-8020-001、020，0400-8801-001，0400-8002 -001等案卷，使我公司顺利通过国家能源局“安全生产标准化一级企业”评审。近年来，我公司累计利用档案材料7000多卷次，创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

王巍，男，汉族，1965年11月生，神华国华徐州发电有限公司档案室科档主管，副研究馆员。

作者简介

中图分类号G270

文献标识码B

文章编号151209-7167