规划档案信息化与数字化研究综述

陈宏霞

（开封市规划勘测设计研究院　开封　475000）



规划档案信息化与数字化研究综述

陈宏霞

（开封市规划勘测设计研究院开封475000）

摘要规划档案信息化与数字化是城市规划档案工作发展的必然要求。梳理城市规划档案信息化与数字化研究与实践的成果，有利于日后规划档案信息化与数字化工作的开展，也有利于推动整个规划档案现代化的进程，更好地服务社会、服务公众、服务城市建设与发展。

关键词规划规划档案信息化数字化

Review on the Planning Archives of Informatization & Digitization Research

Chen Hongxia
(Kaifeng Municipal Planning Survey Design Institute Kaifeng 475000)

Abstract The informatization and digitization of planning archives are the inevitable requirements of urban planning development in archives work Sorting the results of archives informatization and digital urban planning research and practice, it is conducive to the future planning work of archives informatization and digitization, and conducive to promote the modernization of the whole planning archives as well, to serve better the society, the public, the urban construction and development of the service.

Keywords Planning Planning archives Informatization Digitization

一、规划档案信息化

“在一个信息化的时代，信息化的程度成为衡量各行各业现代化程度的重要评价标准，当然在当今经济发展中发挥着越来越重要作用的城市规划档案管理也不例外，实现城市档案管理的信息化具有重要意义。”[1]这里我们从规划档案信息化的必要性、重要性和目标，规划档案信息化的重点环节，规划档案信息化的特征，规划档案信息化的主要障碍，规划档案信息化的对策与策略几个方面来梳理一下城市规划档案信息化研究的成果。

1、规划档案信息化的必要性、重要性和目标

就规划档案信息化的必要性，一种观点认为：规划专业的档案与其他专业档案不同，既有对某一区域当前建设的详细规划设计，又有对某一区域今后建设发展的前瞻性规划。档案作为规划工作的第一手参考资料，在城市的规划建设工作中发挥了举足轻重的作用。但是“要想真正充分发挥规划档案的作用，实现其社会价值的最大化，档案的管理必须要适应信息化环境，既保持传统管理方式的优点，又利用现代信息化技术将档案管理提高一个新水平。”[2]另一种观点认为：“城乡规划部门从过去只重管理向既重管理又重服务转变，推动城乡规划的实施与管理机制的创新，即城乡规划的管理机制由单一的行政审批逐渐转向由行政机制、市场机制和法制管理共同发挥作用。”[3]而信息化则是适应这种转变的工具，达成这种转变的平台。

就规划档案信息化的重要性，李玉芬的观点最具代表性：“规划档案的信息化管理是一项长期的工作。实现信息化，档案管理人员就不单纯是档案的保管员，更应该是档案信息财富的拥有者和提供者；档案室也不是单纯的收藏机构，更应该是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。”[4]

就规划档案信息化的目标，汪琴的表述最为简单明了，她认为：“推进规划单位档案管理信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息最大程度的利用。”[5]将规划档案信息化的目标锁定在“实现信息的公开与信息最大程度的利用”上。

2、规划档案信息化的重点环节

规划档案信息化涉及到规划档案管理的各个环节，如何确定其中的重点环节，将有限的资源、时间与精力集中在这些重点环节上，能起到纲举目张，事半功倍之效。有人将归档环节视为规划档案信息化的重点环节，认为归档是规划档案信息化管理的基础，强调“加强归档制度和归档要求的建设，并严格执行归档检查和要求，从源头上强化管理。”[6]

3、规划档案信息化的特征

在已有文献中，有人将城市规划档案管理信息化的特征概括为“三性”：既档案资料开发利用的高效性，档案管理系统具有共享性，档案资料管理具有虚拟性。[7]也有人将其概括为“三化”：既信息存取系统化、档案管理数字化、档案信息共享化。[8]归纳起来是四点：既高效、系统、共享、虚拟。

4、规划档案信息化的主要障碍

丛化龙认为：城市规划档案管理信息化主要障碍是：数字化文件具有丰富的种类和档案管理的信息化需要大量的先进的信息设备的技术支持。[9]叶清洁认为：“一是图纸、资料管理的手段和方式落后，导致出现资料丢失、损坏的现象，收集的资料没有按照立卷规范进行整理、编目。二是以手工作业为主的城乡规划、建设与管理工作方式难以适应当今社会发展的需要。”[10]归纳起来一句话：管理理念、管理方式、技术手段的落后。

5、规划档案信息化的对策与策略

面对规划档案信息化面临的问题及任务，研究者纷纷提出了各自的对策与策略，开出了自己的药方。李玉芬认为适时改变传统的档案管理工作方式，是最为重要的对策，应当“由传统的整理转为档案信息的重组和创新，变被动的、低档次的备查服务，为积极主动的、超前的配送服务，使档案信息的潜能得到充分发挥。”[11]而丛化龙认为：做好工作人员的培训工作，加大软硬件的投资力度，高效开发利用档案资源是城市规划档案管理信息化主要策略。[12]汪琴提出了更新观念，提高认识；加快软、硬件设施建设，实现设备和技术的现代化；建立、创新规范的档案管理机制；引进和培养复合型的管理人才；提高档案信息的收集能力[13]的五点措施。叶清洁则提出了：建设“城乡档案信息共享平台”，建设城乡规划档案信息数据一体化库，建立城乡规划档案信息中心，集中管理档案信息资源的设想。这些对策与策略各有则重，各有特点，在实践过程中了各有成效。同时为当前及今后规划档案信息化建设提供了一些可供借鉴的思路与参考。

二、城市规划档案数字化

城市规划档案数字化城市规划档案现代化的重要组成部分，城市规划档案数字化从起步到今天大致经历了从构想到实施；从单机到网络，再到互联网的发展过程。

1、必要性与重要性

对于城市规划档案数字化的必要性与重要性，一些研究者认为：“随着信息技术的发展和相关设备、应用软件的成熟和普及，建立数字化规划档案资料中心己经成为历史的必然。”[14]也有人认为：“推行规划档案电子化管理，可便捷地提供多方位的档案信息查询统计服务，提高规划档案的查询效率和服务质量，并可延长规划档案的保存寿命，充分发挥规划档案的历史价值。”[15]还有人认为：“城市规划档案数字化的社会环境已经具备城市数字化发展已经开始带动规划档案信息化发展，规划档案数字化建设也是城市数字化建设的重要的有机组成部分。”[16]

2、设想

在城市规划档案数字化初期，有人就提出了“构建数字化规划档案资料中心”的设想。指出：“随着市场经济的发展和社会信息化的发展，兰州市现行的城市规划和建设档案管理体系出现了一系列不可避免的矛盾。这些矛盾越来越严重地影响了档案、文件、信息的科学管理和有效利用，有损于档案文件管理和使用者之间的协调性。”[17]为了解决档案管理者和使用者、档案介质和信息化时代两个方面的矛盾。提出了建立数字化规划档案资料中心机构，对历史档案资料的数字化处理，建立数字化规划档案资料数据库的设想。

3、实施

2003年提出设想后，规划设计界陆陆续续开始了相关实践。比如，2011年，海南省海口市规划局决定开展规划档案综合管理系统建设，加快实现规划档案的数字化管理和档案信息电子化服务。“根据规划档案综合管理系统的要求，规划窗口受理报建档案时，将按市政府无纸化办公的要求，建立规范的档案电子模块，逐件进行电子化拷贝录入，形成电子档案和纸件档案；业务处室在办理项目规划审批手续时，按规划档案的归档范围和审批电子化要求，及时收集整理相关材料，完善电子档案和纸件档案内容；项目审批发证后，纸件档案交由档案室登记、分类、编目，放入密集架存放，项目电子档案则存入由局勘测信息中心开发的规划档案综合管理系统，实现档案管理的电子化、现代化。”[18]

4、网络环境下的城市规划档案数字化

随着时间的推移，城市规划档案数字化进入了网络时代。2015年，肖英在《城市规划档案数字化与互联网》一文中指出：“网络基础设施不断改进完善也为档案信息化建设创造了良好的硬件环境。”[19]具体实施步骤一是构建城市规划数字化档案管理体系。包括构建涵盖全市范围的规划电子文件管理网络体系和实施规划档案一体化管理人员队伍整合；二是完成城市规划档案信息化、数字化。包括：城市规划档案信息化、城市规划档案数字化、数字化要以客观需要和现实可能为基础、档案鉴定与数字化同步、多种数据库建设同步；三是数字化加工与利用同步。四是信息安全建设。

三、结语

规划档案信息化与数字化，是国家档案信息化重要组成部分，也是城市建设档案信息化的组成部分。实现规划档案的信息化与数字化，是城市规划档案工作发展的必然要求。总结与梳理城市规划档案信息化与数字化理论研究与实践的成果，不仅有利于日后规划档案信息化与数字化工作的开展，也有利于推动整个规划档案现代化的进程，还有利于更好地服务社会、服务公众、服务城市建设与发展。

参考文献

[1][7][9][12]丛化龙.浅论城市规划档案管理的信息化[J].河南建材，2011，01：75-76.

[2][4][6][11]李玉芬.规划档案信息化管理的探索——以北京市城市规划设计研究院规划档案管理为例[J].北京规划建设，2010，04：129-130.

[3][10]叶清洁.城乡规划档案信息数据的一体化管理[J].办公自动化，2010，04：12-14.

[5][8][13]汪琴.档案管理信息化在规划设计单位中的应用[J].中外企业家，2013，26：234.

[14][17]王晓虹.关于构建数字化规划档案资料中心的设想[J].档案，2003，05：50-51.

[15][18]阳海林,覃茂运.海口将推行规划档案数字化管理[N].中国建设报，2011-07-12003.

[16][19]肖英.城市规划档案数字化与互联网[J].兰台世界，2015，S3：52.

陈宏霞：出生年月：1967.11，性别：女，民族：汉，学历：本科，籍贯：河南省固始县，职务：馆员，职称：中级，研究方向：档案管理，工作单位：开封市规划勘测设计研究院。

作者简介

中图分类号G270.7

文献标识码B

文章编号151226-7179