独立设置成人高校照片档案管理工作研究

罗克东 李艳君

（北京宣武红旗业余大学，北京 100054）

《照片档案管理规范》指出，照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录，它是一种专门性的档案。北京市档案局2010年制订的《北京市数码照片归档与管理办法》中对数码照片收集与归档、整理与著录、存储保管与利用给出了详细的规定，为档案部门开展照片档案管理工作指明了方向。

一、北京地区成人高校照片档案管理现状

各独立设置成人高校在认识、制度及管理上出现的问题导致目前成人高校照片档案管理呈现以下状态。

（一）照片档案占有比例较低

照片档案与文书档案、资料相比，库存相差甚远，由于各方面原因，照片档案远远落后于教学活动和行政管理活动档案的产出量。

（二）照片档案总体质量不高

因成人高校行政事务繁忙，无法设置专职人员拍摄、移交照片档案，多数照片档案由活动组织部门提供。由于活动组织部门人员专业不同，摄影技术参差不齐，对照片档案整理要求并不清楚，因此照片档案不能准确、全面、客观反映活动的真实场景，从而严重影响高校对照片档案的利用。

（三）照片档案整理不规范

由于各成人高校对照片档案并没有形成严格的归档制度，照片档案处于放任自流的状态。各种重要活动照片大都留存在当事人手中，作为个人纪念保存，档案人员很难将这部分照片收集归档。即便征集到的极少数零散和重要照片，也因照片不全或信息不完整，造成整理困难，很难体现其利用价值[1]。

二、北京地区成人高校照片档案管理存在的问题

照片以其特殊的载体形式，生动、详实、形象地再现历史的一个个精彩瞬间，成为一种特殊的档案。随着社会科技的进步发展，照片档案的数量越来越多。因此，认真做好照片档案管理工作，是管好高校照片档案的前提。凡是在学校活动中直接形成的、具有保存价值的照片都应归档。在调查中发现，目前成人高校照片档案管理主要存在以下问题。

（一）政策不配套，观念不更新

目前，照片档案缺乏完整的法规性文件制约。建国以来，除制定一项《中华人民共和国国家标准的照片档案管理规范》外，在众多的工作会议、业务工作、检查指导中，基本没有照片档案的位置，更没有制定过有关照片档案强制性的文件。加之照片档案起步晚、经验少、交流少，档案人员无法开展照片档案工作。随着数码照片出现，专家学者们对数码照片、数码照片档案及其收集、整理、保存等一系列问题的理解还存在分歧。到目前为止，档案界还没有形成一个得到广泛认可的数码照片档案管理办法，国家也尚未正式出台统一的数码照片档案管理规范。

（二）认识不到位，制度不健全

客观上成人高校对照片档案的重要性认识不够。各级领导对档案工作的重视程度，远不如教育教学工作。部分成人高校领导高度重视，学校档案工作有规可循，但由于照片档案作为档案的一种特殊载体，时间短、影响力小，因此各成人高校对其投入的也少。

管理制度和管理规范不健全。有些成人高校只制定了文书、教学、会计档案管理规定和办法，往往忽略照片档案的存在，因此造成大量照片档案的遗失。尽管有少数成人高校依照国家《照片档案管理规范》，结合本校实际情况，制定了有关照片档案管理的规章制度，但事实上，学校制定的管理办法没有针对性，不符合成人高校办学的特点，以至无法开展照片档案管理工作。经调查发现，这几年成人高校档案室照片档案管理仍然处于一种无“法”可依、无“章”可循的无序状态。照片档案管理制度的不健全、相关规定滞后的实际，直接影响着成人高校照片档案的管理。这也是造成成人高校照片档案管理现状不理想、不规范的一个重要原因[2]。

（三）管理不细化，手段不突出

在调查的成人高校照片档案管理中发现，各成人高校照片档案的状况、数量与质量大不一样，照片档案的管理方法也都不尽一致，在照片管理的各个环节中主要有以下几个问题。

1.照片档案收集难度大

目前，成人高校照片档案一直处于放任自流的状态。各种重要会议及其他方面形成的照片、底片，大都流入当事人手中，档案人员很难向其要回这部分照片和底片。有部分成人高校收集保存极少部分零散的重要会议照片档案，也因没有文字说明，加之档案人员更换频繁，时间、地点、背景、人物、内容、摄影者等信息无从考证，故照片失去本身应有的价值。

相对于传统照片收集来讲，成人高校档案室对数码照片的收集更难。一方面，由于数码照片具有无底片、不必冲印即可观看和利用的特性，各部门拍摄的数码照片往往只是保存在本部门乃至拍摄者个人的计算机上，这些部门很少及时主动向学校档案室归档；另一方面，高校档案室大多工作人员少，平时与学校各部门联系沟通不多，了解不够，因而实际上档案室很难摸清各部门的数码照片情况，给照片档案收集工作带来很大困难。

2.照片档案整理不规范

照片档案和文件档案一样，在收集时要经过鉴定。既要注重照片内容的真实性，又要注重照片形象的艺术性。在整理过程中，一张照片一般包括底片、照片和说明三部分。说明是照片档案的重要组成部分，是整理工作的基础和提供利用的条件。一张照片反映的是静止的、无声的瞬间，它给予人们的是一些直观的概念。如果没有详尽的文字，就不能完整、准确地反映它所表达的内容，也就失去了其利用和保存的价值。因此，在编写照片档案说明时应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，真实、准确、灵活、概括地揭示照片影像的全部信息，确保照片档案的保存价值。

在调查中发现，数码照相机不用底片、方便易用的特点，带来的结果是数码照片数量猛增。据了解，目前成人高校摄影者普遍的做法就是将拍摄完毕后的大量数码照片转存于计算机上，很少对其及时进行分类、编写说明等。时间久了，计算机上的照片越积越多，如无特别要求或情况，一般不再对数码照片重新进行规范整理。甚至有些照片连拍摄者都不清楚活动内容，很多时候是档案室催紧了，才不加整理地“一锅端”给档案室。档案人员对这些照片一无所知，既要经过鉴定筛选大量数码照片，又要对原数码照片文件重新命名，刻录光盘，编写、粘贴文字说明等，因此造成成人高校档案室数码照片的整理不规范不及时。

三、照片档案在成人高校中的重要性和必要性

照片档案是一种专门性档案，因其形象直观、客观真实、内容广泛易于为人们所理解和接受。在调查中笔者发现，照片档案在学校发展的历程中发挥着重要的作用，是学校文化活动的真实记录；为学校教育教学活动提供最客观直接的资料；在大型宣传活动中发挥重要作用。

（一）照片档案是成人高校文化活动的真实记录

成人高校文化是成人高校发展过程中逐渐形成的具有成人高校特点的群体意识、思维规范和行为准则，是成人高校生存的精神食粮。成人高校的发展离不开成人高校文化的建设，成人高校的文化建设需要记录成人高校发展轨迹的档案发挥作用，而具有直观性和可视性等特殊属性的照片档案，在成人高校文化建设中就更显示出了重要作用。

1.导向作用

照片档案对高校发展具有导向作用，主要是指通过照片档案可以直观再现照片所载的历史画面，将教职员工引导到学校的目标上来。

2.融合作用

照片档案真实客观记录了某一历史时期、某一教职员工在特定活动中的思想、行为，这些行为是教职员工的个性行为，成人高校通过照片档案进行展现，容易形成学校的共性行为。

3.辐射作用

照片档案“形象逼真，简单易懂”，不仅仅在各成人高校内部对教职员工具有引导意义，对外也具有一种辐射力，通过照片档案诠释了各成人高校的校园文化，树立了校园形象，为今后校企合作夯实了基础。

（二）照片档案是教育教学的直观写照

成人高校作为文化教育、培养专门人才的场所,在教学、科研、招生、就业、管理等各项活动中形成的不同载体的大量档案资料真实地记录了成人高校的发展历程，成人高校照片档案以一种特殊的信息记录载体成为成人高校档案的重要组成部分。

教学活动是成人高校的主体和中心活动，教学研究、学术交流则是成人高校的另一项中心工作。因此要把教师在课堂上的教学风采、教师开展教学科研活动的场景一一记录下来。以此激发开展教学研究的积极性，为广大教师创造良好的研究氛围。

随着成人教育的深入发展，单一的、封闭式的课堂教学早已被多种教学形式所代替。学生走出书本和课堂，积极参加实践教学；教师也纷纷走出校门，进行各类学术交流、参加各项科研恬动。这些丰富多彩的教学科研括动，一方面反映了成人高校教学与科研发展的历史状况，另一方面也反映出成人高校教师积极参与教育教学研究等社会实践的全貌。在这些活动中，既有用文字直接记录各项活动的文书档案，也有记录某些经典场景、人物瞬间画面的照片档案。因此，及时、完整地收集整理照片档案，更好地发挥照片档案在学校教育教学中的作用是至关重要的[3]。

四、成人高校照片档案管理工作的对策

彻底解决成人高校照片档案管理不规范问题，需要一个长期、复杂的过程。高校必须要立足现实，面向长远，针对上述成人高校照片档案存在的问题，具体可从以下几个方面改进。

（一）提高认识，完善体系

要想提高成人高校照片档案的管理质量，就要形成一个完善的照片档案管理体系。因照片档案在档案种类中还属于较新颖的载体形式，照片档案的管理与文书档案等其他档案相比较，还有很多薄弱的环节。首先要提高认识，加大宣传力度，把档案工作提高到与学校教学等各项工作同样重要的地位，增强全校教职员工的照片档案意识。其次要结合成人高校特色，建立健全科学合理的成人高校照片档案管理制度、管理规范。照片档案在载体形式、形成状态等各方面都与纸质档案有着很大的差别，有关照片档案的规章制度也相对落后。各成人高校应从学校实际出发，结合学校工作特点，从照片档案收集、鉴定、整理、归档、利用等管理的各个环节出发，尽快制定符合成人高校办学特点的照片档案管理制度和办法等文件。

（二）科学布局，规范管理

1.明确照片档案归档范围

在归档范围中明确规定需要提交照片档案的活动。成人高校档案的归档范围应该涵盖日常教育教学活动和行政事务中形成的各种照片，可在归档范围中硬性规定哪些活动必须要有照片档案归档，以此提高照片档案的归档率。概括起来，成人高校可从几方面确定归档范围：反映本校历史发展状况的照片，如历届领导班子、重大活动获奖；反映教学与科研活动的照片，如优秀教师授课、召开研讨会；反映教师业余生活活动的照片，如参加学校活动、文艺演出等。

2.扩大照片档案收集渠道

收集工作是档案工作的基础，对照片档案的作用认识不足，往往给照片档案的收集工作带来困难，为避免珍贵的照片档案遗失以至造成不可挽救的损失，应注意日常照片的收集归档。目前，大部分成人高校档案室已建立了照片档案的收集制度，但尚不够完善，操作性不强。因此，必须对照片档案的收集制度作进一步的修改和完善，特别是要对照片档案的归档时间、归档范围、归档要求、保管条件等作出具体的规定。

由于照片档案形成的特殊性，成人高校档案部门应采取多种措施和方式开展照片档案的收集工作。首先，要重视照片档案的日常收集。这是照片档案收集工作最重要的方法，也是保证成人高等院校照片档案齐全与完整的最基本的方法。由于日常工作所产生的照片数量较多，而且产生的时间较为零散，如果平时不注意收集，就很容易造成照片档案的遗失和损坏。为避免有保存价值照片的散失，档案部门可在产生照片较多的部门指定专人进行收集，并提供专用的相册等档案用具，要求随时将产生的有保存价值的照片、底片收集起来，并及时编写文字说明，到年终一并交给学校档案部门。其次，要进行照片档案的专题收集。专题照片是指反映某一专题内容的系列照片，如历届党代会、教代会；成人高校教学水平评估会；不同历史时期校址、校园风貌照片；校庆活动照片等。为了做好专题照片档案的收集工作，档案部门应坚持多渠道、多方式收集，把向校内收集与向社会人员征集结合起来，尽可能丰富和完善学校各类照片档案[4]。

3.科学分类，合理组卷

照片档案的管理应该严格按照时间、内容来进行分类。把照片档案在学校全宗内按照年度来分，同一年度的照片再按照内容分类，同一内容的照片还可以按照同一主题来分类，把同一主题的照片进行编号，形成一个“全宗号—年度—类别—专题”的组卷形式。完整的照片档案应该包括照片、底片、说明三个部分。完整的照片档案说明时应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素，说明要真实可信，体现照片影像全部信息，同时，还要力求简洁通顺，确保照片档案的保存和利用价值[5]。

底片的整理上，全部底片可以根据时间顺序排一个流水号，在胶片的乳剂面的片边上用铅笔刻上编号，编号要清晰可见，然后将底片放入专用底片袋，并在底片袋的左上角标明底片号。

数码照片档案包括数码图像文件、纸质的数码照片和说明三部分。在归档前，要冲洗成纸质照片和传统的照片统一管理保存。数码照片分类编号可以借鉴传统照片的方法，先将照片在全宗内按年度一组(事由、专题)分类，同一年度一组关系密切的数码照片连同其说明性文件保存在一个子目录内，组与组之间按数码照片形成的时间顺序排列。编号即对数码照片文件夹的重命名，可为三段式，即“全宗号—年度—组号”，组号可以是由时间或专题名称关键词命名。同一组内数码照片的编号即对数码照片文件的重命名，可为四段式，即“全宗号—年度—组号—张号”，张号可从1开始流水编号。为了保证数码照片档案的真实性，数码图像文件应该通过计算机刻录到只读的光盘上，脱机保存。刻录成光盘的数码照片档案应装入光盘盒内，并标志相关说明[6]。

4.统一保管，加强开发

由于照片档案材质的特殊性，它的保存条件更为严格，对外部环境的要求更高。照片档案的存放需要采用良好的档案装具，底片要装进专门的底片袋。同时一定要保持库房的环境卫生，要注意防潮、防湿、防虫、防光、防干、防尘、防有害气体。根据《照片档案管理规范》规定，保存照片的温度在14℃—24℃，相对湿度在40%—60%。而保存底片的温度在13℃—15℃，相对湿度为35%—45%较为适宜。档案员要每天做好库房温湿度记录，随时调节温湿度。数码照片在刻录成光盘后，光盘存放环境除传统照片档案的保存环境外，还要注意远离磁场，防火、防霉、防盗等。要定期进行检查，一般5年转存一次，保留时间不少于4年，一旦发现问题要采取有效措施及时解决，做到万无一失。

照片档案的最终归宿是方便利用，因此各成人高校一定要加强照片档案的开发利用工作，尤其是在数码照片普及的今天。照片形成的电子文件，具有形象真实性、审美性和易传播性，除了一般的借阅复制外，照片档案还可直接用于成人高校对外宣传、举办展览、编辑出版画册等。

（三）强化照片档案意识，提高档案人员素质

照片档案在各成人高校档案类型中分量较轻，档案部门经常忽略照片档案的管理，造成大量照片的遗失。因此，各成人高校要不断增强档案意识，尤其是强化照片档案在整个全宗档案中的地位。首先，作为档案管理人员应该不断加强对照片档案和照片档案工作意义、作用的认识，尽职尽责地做好照片档案的收集工作。其次，成人高校档案部门必须采取多种有效措施和途径，以增强人员的档案意识。通过各种照片档案展览、成果展示、典型事例的宣传，结合《档案法》《照片档案管理规范》等定期对各部门专兼职档案员进行提高档案照片拍摄质量的培训，向广大教职工宣传照片档案的重要性，使他们了解照片档案在成人教育、教育教学研究中的重要地位和作用，扩大照片档案在成人高校乃至社会上的影响。

要开拓照片档案工作新局面，必须从实际出发，解放思想，用照片档案特殊的表现形式，唤起人们对档案工作的新认识，提高档案工作在社会生活中的影响力和知名度。

成人高校是为地区经济发展培养人才、提供科研成果的重要基地。照片档案是把学校发展变化的场景真实、直观地记录下来，并通过多种形式再现。它是学校档案宝库中不可缺少的一部分，也是学校档案管理工作中一项重要工作。所以，成人高校档案室要认真做好照片档案的收集、整理、保管工作，增强照片档案在成人高校教育教学及各类重大活动中重要性和必要性的认识，切实提高照片档案工作管理水平。

[1]阎凤岭，马骥中，王书庆.照片档案的现状及对策[J].档案管理，1998(4)：20-21.

[2]王凤刚.规范管理高校数码照片档案[J].聊城大学学报，2006（2）:123-125.

[3]潘小萍.高校照片档案要有自己的特色[J].兰台世界，2006(5):57-58.

[4]黄惯苏.略谈高等院校照片档案的收集[J].浙江档案，1998(2):25-26.

[5]解青.学校照片档案的收集、整理与管理[J].山西档案，2008（ZL）:44-45.

[6]张华，许必建，陈超.谈谈高校数码照片档案的管理[J].兰台世界，2010（22）:15.

[7]冯惠玲.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2001.