中美英档案网站在线服务功能比较研究*

毛业博

（黑龙江大学信息管理学院，黑龙江哈尔滨，150080）

中美英档案网站在线服务功能比较研究*

毛业博

（黑龙江大学信息管理学院，黑龙江哈尔滨，150080）

互联网环境下，档案在线服务已成为档案利用服务发展的必然趋势。文章通过调研中美英三国具有代表性的五个档案网站，对比我国和欧美发达国家档案网站的在线服务功能，并对我国档案网站在线服务功能的提升提出对策和建议。

互联网 档案网站 档案利用 在线服务

当前，从欧美到中国，档案网站如雨后春笋般兴起壮大，档案在线服务成了档案开放利用的新途径。在这一新形势之下，各国档案网站在线服务功能如何？我国档案网站的在线服务功能与英美等发达国家相比还有哪些差距和不足？我国档案在线服务的发展方向又在何方？这些问题需要我们进行深入分析和研究。

为了更直观地了解中美英三国档案馆网站的在线服务功能，本文选取中美英三国具有代表性的五家档案（局）馆的网站——美国国家档案馆网站、英国国家档案馆网站、中国国家档案局网站、中国第一历史档案馆网站以及省级档案网站中具有较高水平的福建省档案信息网——进行调研分析。我们将档案网站在线服务功能比较分为两大部分，分别是档案网站建设的基本情况以及档案网站在线服务的基本情况。

1 档案网站建设的基本情况

档案网站建设的基本情况包括档案网站数据库建设情况以及档案网站的网页设计情况。

1.1 数据库建设

由表1可得出以下结论：从数据库类型的角度看，除中国第一历史档案馆网站仅有目录数据库外，其余四家档案网站均设置目录数据库和全文数据库。从数据库内容来看，美国国家档案馆网站和英国国家档案馆网站的数据库所包含的内容更为多样化，覆盖面更为广泛，以英国国家档案馆为例，其网站数据库建立了“英国国家档案馆 目 录 系 统（Discovery-our Catalogue）”，该系统自身不仅有目录数据库、全文数据库可供利用者检索各类档案信息，还将其他数个来自合作网站的数据库链接到自身的目录系统中，实现了在众多数据库之间的跨库检索。而相比之下我国档案网站数据库所包含信息的丰富程度要逊色于英美等发达国家的档案馆，例如我国的第一历史档案馆网站绝大多数档案信息只能进行在线目录查询，并不能做到在线全文阅读，这也是我国档案网站数据库建设尚存不足的体现。

1.2 网页设计

由表2可得出以下结论：就网站导航层次上看，本文所调研的五家档案网站设置的导航层次均未超过两层，这样既能保证导航内容的条理性，又能突出重点，提高导航效率。就导航形式上看，除美国国家档案馆网站是图文形式之外，其余四家网站均为文字导航。就导航内容上来说，虽然这五家档案网站提供的一级导航条目数量差别并不大，但内容差异较大，我国档案网站导航内容的设置大都围绕着局馆政务、方针政策、地方宣传等方面展开，而美国及英国的档案网站导航内容的设置更贴近社会生活、民生、教育等方面，更加突显服务功能。从网站细节设计的角度看，欧美国家的档案网站在版面的色彩搭配，字体设计、页面切换等方面均体现出人性化。以美国国家档案馆网站为例，该网站不仅在页面上显示日期、时间，设置“返回首页”等页面快速切换的功能，还添加了Facebook、Blogs等新的沟通方式，极大地便利了社会公众和档案部门的沟通。值得一提的是，该网站创造性地设置了通过鼠标滑轮来控制页面字体大小的功能，使得老年用户也可轻松浏览页面，不会因为字体太小而影响阅读。而我国的档案网站在人性化设计方面还有所欠缺，从调研的我国三家档案馆（局）网站来看，这三家网站网上公布的相关信息不全面，使得想要到馆查询利用档案的用户还需自行搜索档案馆具体位置。另外类似于调节网页字体大小、添加网络书签等细节服务也未实现。

表1 档案网站数据库建设情况

2 档案网站在线服务的基本情况

档案网站在线服务的基本情况包括档案网站的站内搜索功能、档案网站的查档方式以及档案网站在线服务的类型和效果。

表2 档案网站网页设计情况

2.1 站内搜索功能

由表3可知，所调研的五家档案网站均有站内搜索功能，并设置了相应的检索框。而有所不同的是美国国家档案馆和英国国家档案馆网站的检索框均位于页面右上角，位置和色彩明显，易于寻找；而我国的三家档案网站上虽然也设置了检索框，但均位于网页不太明显的位置，不符合人们的视觉习惯，不利于用户快速搜索。从档案网站站内搜索的类别和层级上看，除中国第一历史档案馆只提供目录检索外，其余四家档案网站均提供全文检索，但在检索层级方面，美国国家档案馆和英国国家档案馆档案网站均提供简单检索、高级检索以及精炼检索。而我国的三家档案网站只提供简单检索和高级检索，不能再对检索结果进行精炼，且检索便利性相对较差，这是我国档案网站在站内搜索功能方面与国外存在差距的地方。

2.2 线上查档方式

由表4可知，从档案网站的档案查询途径方面看，所调研的五家档案网站均实现了档案的目录查询与查询。从网站高级检索“检索项”设置的情况看，除个别网站缺少“主题词”或“文件编号”等检索项外，其余常见的检索项在这五家档案网站中均有设置。但从档案检索结果处理的方面来看，我国档案网站与欧美发达国家档案网站的差距就比较明显了。国家档案局网站只能对检索结果进行总数或每一页面条目的数量统计，而诸如对检索词进行突出显示等功能则缺失，中国第一历史档案馆网站和福建省档案信息网只能对检索结果进行数量统计及著录信息显示。相比之下，美国国家档案馆网站和英国国家档案馆网站的检索页面不仅具有显示检索结果数、检索结果排序等基本操作功能，还会显示每一条检索结果的著录信息，便于用户对查询结果进行更加深入的了解，此外，网站的检索页面还设有“检索词突出显示”及“订购复制品”等功能，这些细微之处凸显了档案网站的人性化，也说明了其在线服务功能更为成熟。

表3 档案网站站内搜索功能对比

2.3 服务类型和效果

由表5可得出以下结论：

（1）就档案网站在线展览的设置来说，本文所调研的五家档案网站均设置了在线展览版块，不同的是美国、英国的档案网站在线展览数量较多，分别为37项和47项，而我国这三家档案网站在线展览数量偏少，并且美、英这两家档案网站的在线展览更多地结合了多媒体技术、虚拟现实技术等时兴的技术手段，尤其是美国国家档案馆网站，其在线展览运用了Flash动画与虚拟银幕结合的形式，使视觉效果更加震撼，更能抓住社会公众的眼球。

表4 档案网站线上查档方式对比档案网站所属机构查询档案查询途径目录查询高级检索“检索项”设置情况档案目录题名档号责任者起止时间主题词文件编号结果处理检索结果数每页显示条数检索结果排序导航著录信息订购复制品美国国家档案馆英国国家档案馆检索词突出显示有（检索词加粗）有（检索词加亮）中国国家档案局（中央档案馆）中国第一历史档案馆福建省档案馆有有有有有有有有有有有有有有有有有有有有有有无有有有有无有有有有无有有有有有无无有无无无有有有有有有有有有有有有有无无无有有有无无有有无有有无无无有有无无无

（2）就档案网站在线音频及视频的设置来说，除中国第一历史档案馆外，其余四家档案网站均设有在线音频或视频，但不同的是，美国和英国的档案网站其音频和视频资料大多是关于文化、民生、教育等方面的内容，而我国更多的是关于政策普及、地方宣传等方面的内容，与社会和民生相关的材料较少，并且美国和英国的档案网站不仅提供完整的音视频材料，还提供与之对应的文本材料，部分资料还可以进行下载。而我国的档案网站在这一点上做得还相对欠缺。

（3）就网站的在线订购服务来说，我国这三家档案网站无一开展此项服务，而所调研的英美两家档案网站均提供有特色的在线订购服务。

（4）就网站的在线教育功能来说，美国国家档案馆网站和英国国家档案馆网站均已开展在线教育资源、虚拟课堂以及在线讲座和培训等服务，形成了一个成熟的体系，并且取得了良好的社会反响。以英国国家档案馆网站为例，该网站的在线教育栏目非常注重对青少年社会档案意识的培养，且力求其开发的各类教育资源与学生的课堂学习形成互补，并且在线教育更加注重互动，经常以“虚拟教室”“专题讨论”的形式来开展，以提高对青少年的吸引力。相比之下，我国档案网站的在线教育资源显得较为贫乏，尚未形成体系。

（5）就档案网站的在线互动情况来说，这五家档案网站中，依然只有美国国家档案馆和英国国家档案馆的档案网站全部开设了网上留言、网上答疑、公众交流、档案馆APP以及馆长信箱服务，而我国的三家档案网站无一能够做到全部开设以上服务。

（6）在档案网站在线销售方面，本文所调研的五家档案网站中只有美国国家档案馆和英国国家档案馆这两家档案网站提供在线销售商品或纪念品的服务，并开通了在线电子商店，销售档案复制品、与档案有关的书籍以及其他档案文化衍生品，这反映出欧美发达国家围绕着档案主题的拓展服务更为完善，而我国在这一方面还少有探索。

3 提升我国档案网站在线服务功能的对策

3.1 加强档案网站数据库资源建设

档案在线服务作为一种信息资源的服务，需要有相应的信息资源作为支撑，因此，只有加强档案信息资源建设，建立数据资源丰富、类型多样的档案网站数据库，档案网站的在线服务功能才能更好地发挥出来。当前数据库建设应从两方面着手：一方面，档案馆应提升馆藏档案数字化水平，提高馆藏档案的数字化比例，进一步充实档案网站数据库；另一方面，应完善档案网站的数据库系统，使得数据库资源类型更为丰富多样［1］。

表5 档案网站服务类型对比

3.2 增加档案网站在线服务项目，提高服务的成熟度

档案网站在线服务项目的丰富程度是档案网站服务功能的最好诠释。当前，我国档案馆必须在丰富档案网站在线服务项目上下功夫，对于服务项目的设置不能只停留于表面，要更多从细节出发，为用户着想。具体来说，档案网站可以设置更多在线展览项目，运用多媒体技术、虚拟现实技术，设置形式多样的虚拟展厅、虚拟课堂，进一步整合并在线发布与档案相关的学习资源，开展在线讲座、网上培训等活动，亦可开展档案衍生产品服务，如设置电子商店在线销售富有档案元素的纪念品、提供档案原件复制品的在线订购服务等［2］。这样，使档案在线服务做到“线上线下”相结合，既迎合了当前互联网时代社会生活的新模式，又加深了档案在线服务的内涵，促使档案在线服务走向更加成熟的阶段。

3.3 健全档案在线服务相关法律法规，做好顶层设计

健全的法制体系是档案馆各项工作得以有序开展的重要保障。当前，我们应对我国档案工作的实际状况以及档案利用服务中遇到的问题进行详细的调查研究，全方位构建保障档案开放利用的法律体系。具体说来，现阶段应从信息公开与信息服务这两个角度出发，修订先前法律法规中与现代社会不相适应的部分，明晰档案开放利用的范围以及档案在线服务的方法和手段，力求使构建的法律体系适应社会发展的需要，为档案在线服务的健康发展提供保障。

3.4 树立以人为本、用户至上和面向社会的服务理念

此次调研所反映出的一些问题，诸如网页设计死板、内容单调，在线服务项目不全面，服务面狭窄，在线互动功能缺失等，归根结底是由于档案馆在档案网站建设中没有从用户需求出发来考虑问题，只考虑“自身可以提供哪些服务”而不是“应该提供哪些服务”，想当然地开展档案在线服务工作，当然不能使用户满意。因此，档案馆要将自身重新定位，由单纯保管档案的部门转变为提供信息服务和利用的部门，进一步树立面向社会的服务理念。档案馆要改变“偏重机关团体，轻视社会民生”的陈旧观念，积极适应当前信息社会的服务环境，从社会公众的视角出发，从用户需求出发开展服务，以此来提升用户的体验性，提高档案在线服务的质量［3］。

3.5 建设适应信息化社会的高素质档案人才队伍

作为建立在信息网络技术环境下的档案利用服务方式，档案在线服务的顺利开展需要高质量的专业团队作为基础和后盾，因此，建立起一支能够适应互联网社会的档案人才队伍势在必行。当前，档案部门要着力改变与社会发展不相适应的档案工作方式，引导档案工作者适应现代化的档案管理模式，学习信息管理、数据库建设的相关知识，推广科学管理的技术与方法。同时，档案部门还应走向社会，使社会加深对档案部门以及档案工作的认知程度，从而在全社会范围内招贤纳才，广揽精英，提高档案管理队伍的综合素质，更好地开展档案在线服务工作。

4 结束语

信息社会是一个讲究竞争和服务的多元化社会，档案在线服务也必然会随着社会的飞速发展向着更为成熟的阶段迈进。档案馆应努力使网站的在线服务功能跟上社会发展的潮流，迈入到数字化、网络化的新阶段。我们有理由相信，在档案工作者的不断实践中，档案网站的在线服务功能定会更加强大、更加成熟。

*本文为2013年国家社科基金项目“信息文化视域下档案价值认知转型研究”（项目编号：13BTQ066）和2012年教育部人文社会科学规划基金项目“信息文明视阈下档案文化范式转型研究”（项目编号12YJA870015）阶段性成果。

［1］刘春霞.美国国家档案网在线服务建设及启示［J］.档案管理，2012（2）：74-77.

［2］周彩英.现代信息技术在档案在线信息服务中的应用探究［J］.图书与情报，2010（7）：108-110.

［3］王立清.美国NARA在线档案信息资源检索现状分析及启示［J］.档案学通讯，2011（3）：46-49.

毛业博，黑龙江大学信息管理学院档案学专业硕士研究生，主要研究方向为档案学理论与实践。

A Comparative Study on Online Service Function of Chinese, American and British Archive Websites

Mao Yebo
（School of Information Management of Heilongjiang University，Harbin，Heilongjiang,150080）

Under the Internet Environment,archives online service has become the inevitable trend of the development of archives service utilization.This paper research on five archive websites service condition of China,America and Britain,to compare the archive websites online service function in our country and developed countries,and put forward the suggestions to archive websites online service function in our country.

Internet；Archive Website；Archive Utilization；Online Service

G273.5