市县银行档案工作的作用及其完善——基于泰州市银行档案执法检查的分析

于勇

（泰州档案局，江苏泰州，225300）

市县银行档案工作的作用及其完善——基于泰州市银行档案执法检查的分析

于勇

（泰州档案局，江苏泰州，225300）

市县银行档案是市县银行金融机构在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体的档案资料的总称，是其经营管理活动的重要组成部分，是各项工作活动的真实记录和原始凭证。做好市县银行档案工作对于提高单位管理水平，防范金融风险，构建社会信用体系，促进文化建设发挥着重要作用。

一、市县银行档案工作的重要性

1.是银行内部管理的基石，体现单位的管理水平

银行档案是银行经营管理活动的直接历史记录，是银行的核心信息资产。银行档案工作与银行各项经营管理活动紧密相连，相互作用、相互影响，是银行内部管理的基石，是一个单位规范管理的基础。银行档案数量大、门类多、涉及面广，每一门类档案都是备查的依据。为了更好地开展各项活动，管理者或经营者需要依靠大量的档案熟悉情况、制定计划、总结经验教训、处理日常事务。完整齐全、整理规范的档案，有助于领导科学决策，为银行各项工作的开展提供便利。

2.有助于防范银行金融风险

市县银行金融机构风险管理体系的建立很大程度上依赖档案作用的发挥。风险的产生往往与信息的不确定以及信息的不对称有关，日常管理中由于信息缺失造成经营风险。良好的内控是市县银行金融机构开展风险管理的基础，而档案工作则是内控开展的保障。做好事前事中事后客户资料的收集，动态监控客户资金的使用情况，建立完善的授信档案制度，有助于降低市县银行金融机构的信用风险、操作风险和法律风险。

3.有助于构建社会信用体系

随着市场经济的繁荣和发展，人们经济上的交往日益频繁，与各金融机构间的往来与日俱增，带来的各种纠纷不断上升。银行档案与老百姓的关系越来越密切，许多矛盾、纠纷离开档案无法解决，例如有些经济往来、存贷纠纷都必须通过查阅银行的档案凭证来证实。银行整理的授信档案记录了企事业法人客户、非法人经济组织、个体工商户和自然人客户以往的信贷记录，是否有逾期或违约的不良记录，从一个侧面证明了他们的信用程度。

4.有助于促进银行机构的文化建设

通过档案编写行业志、编辑专题片、开展宣传报道等来树立银行形象，既为历史服务又为现实服务；通过举办各种业务宣传活动，既可以扩大业务量提高工作效率，又借此扩大了银行的社会影响，提高了知名度；通过员工风采、技能比赛、群团活动等档案的展示，则可增强员工的归属感和集体荣誉感。

二、泰州市县银行档案工作存在的问题与不足

为深入贯彻实施《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《江苏省档案管理条例》，2016年5—6月泰州市档案局和泰州市银监分局联合组成档案执法检查组，对全市部分银行业金融机构的档案工作进行了专项执法检查。

从检查的总体情况看，大多数银行业金融机构的档案工作管理水平有了一定的提高，档案工作服务社会的能力进一步提升。主要表现在：档案法治意识普遍增强、档案硬件投入不断加大、档案管理水平有所提高、档案信息化建设逐步推进，档案开发利用初显成效。检查中也发现存在一些问题：

1.硬件建设与业务发展不匹配

首先，档案库房大都难以满足日益增长的档案保管需求。特别是市县银行金融机构的档案不再向当地国家档案馆移交，每天产生的会计凭证等档案使市县银行金融机构档案库房紧张的状况日益突出。其次，设施老化、设备不齐全。例如，有的库房没有防盗门窗、没有装遮光窗帘，铁皮档案柜厚度和规格不达标，没有安装空调、去湿机。再次，新成立的小商业银行承租的地方受制于办公面积，库房如同资料室，保管条件很差，根本谈不上档案“十防”要求。

2.档案的完整性和集中度不够

银行档案不仅数量大、内容丰富，而且门类多、专业性强。随着银行管理体制改革与银行业务的不断拓展，银行业务逐步由分业经营转向综合经营，银行档案的类型、载体形态更加复杂多样，银行档案基础业务建设既有传统内容，又增加了新的对象。例如：理财、保险、企业债等中间业务文档的增加未能及时归档；传统照片档案、实物档案也不能及时整理归档；文书档案、科技档案、人事档案集中在办公室、基建处、人事处等不同的部门，业务档案也集中在不同的业务部门，未能集中管理，造成归档不齐全，不能集中统一保管。

3.同业竞争的加剧使档案机构、人员的质和量得不到保证

市县银行金融机构档案工作面临人员不足、队伍不稳的问题。以泰州市为例，具有法人资格的银行目前有31家，还有3家正在组建，同业竞争非常激烈。为了提高效益，银行职员往往一岗多职，在单位内部，领导对档案人员关心使用不够，大多数档案人员身兼数职、调换频繁，岗位热情降低，没有时间和精力从事档案管理工作。再加上业务素质欠缺，档案员的知识、技术不能及时更新，直接影响了档案的规范整理和按时归档移交、鉴定销毁。受到利益驱动和职业发展空间影响，人员在不同银行金融机构之间跳槽。这些因素难以保障档案工作的顺利开展。

4.看门守摊，被动利用

保管好档案，让档案便于长久使用，固然是一项职责，但更重要的是要为社会日益增长的档案需求服务。由于认识上的偏差，人们更多地认为档案的利用价值只是提供借阅服务，造成工作上侧重保管，被动查阅利用，档案的资源作用未得以充分发挥。一言以蔽之，重藏轻用，利用不足。

三、市县银行金融机构档案工作思路及对策

1.超前规划或移库改造，建立符合档案专业标准的档案中心

目前，各地银行金融机构随着自身的壮大和业务的发展，大都在筹建或建立新的办公中心，也有的由政府统一安排入住金融中心，为建立新的档案中心或移库改造提供了契机。以泰州市为例，启动新建6家，将入住金融中心11家，正在改造5家。为了确保档案的安全保管，市县银行金融机构要加大对档案基础设施的投入，超前规划，合理安排，按照国家对档案安全保管的要求，力求做到功能合理、流程便捷，档案库房、工作室、阅档室三分开。库房承重不少于1200千克每平方米，预留陈列室，同时配置必要的现代化设施设备，采取防火、防盗、防虫、防霉、防光、防尘、防水(潮)、防有害气体等措施，不断改善现有档案保管条件，并预留空间满足一定时期内档案数量增长的需要，确保档案实体的绝对安全。同时，还要重视档案信息化建设过程中档案信息网络、操作系统、档案数据库的安全防护，采取各种有效措施，确保档案信息安全。

对于库房面积不足，暂时又不具备建立档案中心的单位，要解决好胀库问题，则必须积极想办法增加库房面积，并及时开展对已过保管期限档案的鉴定销毁工作。

2.做到各种门类载体档案归档齐全、集中管理

银行档案部门要狠抓银行档案综合管理，适时跟踪新型业务，将各种门类和载体档案纳入到档案工作范畴，不仅要重视银行传统的文书、会计、科技、人事等档案的管理，而且要重视银行负债业务、资产业务、中间业务、国际业务、内部控制与稽核、风险等各种业务档案的管理。例如，2016年5月13日银监会发布《关于商业银行代理销售义务的通知》，要求银行开展录音录像双录并归档，对银行和客户双向保护。银行不必担心“碰瓷”，投资人不要担心“忽悠”。要根据银行当前工作需要和发展趋势，认真分析研究、科学划定并适时调整银行档案的收集范围，把具有保存价值、应该归档的文件材料收集齐全。要避免银行内部机构档案管理各自为政、分散管理的现象，做到档案工作统筹协调，档案实体相对集中，档案信息高度集中。

3.健全机构，提高人员素质，将专兼职人员档案工作列入绩效考核

进一步健全银行档案工作机构，不断加强档案工作力量。档案机构是市县银行金融机构档案工作得以正常开展的体制和机制保障。档案工作要顺应市县银行金融机构管理体制改革的要求，使档案工作在市县银行金融机构改革与发展过程中得到加强。市县银行金融机构要在分行建立工作机构，在支行建立相对独立的档案工作机构，切实履行档案工作职能。

要根据各自工作现状、档案数量等情况，在分行配备相应数量的专职档案工作人员，并确保档案人员的相对稳定。档案工作人员的业务素质要适应新形势下市县银行金融机构档案工作的需求，不断提高业务能力。要采取多种形式，加大档案教育培训力度，瞄准现代技术的应用与发展，提高档案人员的岗位适应能力和对相关新技术的掌握程度，提高档案员的创新能力。要完善人才引进培育体系，吸纳优秀人才，努力培养和造就一批高素质人才，保证档案工作的高效开展。要运用绩效考核等激励机制，激发市县银行金融机构档案工作者的积极性、主动性和创造性，实现档案工作的不断创新和可持续发展。

4.增强档案利用的主动性、效益性

银行档案工作要紧跟银行改革发展的步伐，以银行各项业务开展到哪里，档案工作就延伸到哪里为原则，特别是要围绕银行中心业务工作，服务银行重点任务，使档案工作与各项工作协调发展。

档案工作的生命力在于利用，强化利用、凸显效益是档案工作的出发点和落脚点。利用形式要多样，档案机构要适应形势任务的发展变化，把握机遇，找准定位，积极融入，切实增强档案服务能力，提升档案工作的社会贡献力和影响力，从而发挥其价值，创造效益。档案人员要以各种形式和途径积极主动地开发档案资源，为银行的改革发展服务。要树立主动服务意识，努力提高银行档案工作质量，围绕银行中心工作，主动开展服务；要树立超前服务意识，密切关注银行当前和今后的发展，有预见性地开展服务；要树立效益意识，善于捕捉有用的信息，及时找准服务的切入点，提供有效服务，发挥档案工作的资源效益。

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