水质档案资料电子信息化管理初探

支静洁 鄢云玲 秦九红

(长江水利委员会 水文局，湖北 武汉 430010)



水质档案资料电子信息化管理初探

支静洁 鄢云玲 秦九红

(长江水利委员会 水文局，湖北 武汉 430010)

介绍了如何将水质档案资料管理从以手工摘录和编制归档目录、以传统的纸质方式保存档案，转化为利用计算机、文档影像数字化加工系统及PDF软件对纸质档案电子化处理，实行电子信息化管理的模式。同时，结合水质档案电子化管理的实践，分析目前在水质档案电子信息化中存在的问题并提出相应的对策与建议。

水质档案；档案资料管理；电子信息化管理；文档影像；数字化加工系统

1 研究背景

长江水利委员会水文局现设有90个水质常规监测断面、94个省界监测断面、86个重点水功能区监测断面、15个三峡工程生态与环境监测水量水质同步监测重点站断面，35口地下水监测井和7个水生态试点监测断面，每年水质资料整编成果150多卷。2004年建立了档案管理系统，实现了档案管理的计算机信息化，同时，建立了档案联合检索系统，通过建设的广域网，初步实现了水文局机关与勘测局以及各勘测局之间档案目录的异地联网检索，促进了档案信息资源的共享。近期，在单位信息化建设项目的实施计划中又提出了“升级改造原有档案管理系统，建成智慧档案管理平台,实现一体化智能化档案管理和服务”的设想。这一新的设想，给档案管理工作提出了新的挑战，如何对历年积累和每年接收的纸质文件进行电子化处理，实现电子信息化管理，是当前工作必须解决的重要课题。

档案电子信息化管理，就是指以档案资料为主要物质对象，通过计算机磁盘等设备进行存储收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人利用的过程。这个过程包括：水质档案资料的收集、整理、归档、案卷信息和卷内文件目录的录入、原文挂接(上传)和查阅、利用等。目前，对水质档案资料电子化的途径和方法主要有两种：①通过文档影像数字化加工系统将纸质档案的每页资料转化成图像文件，将纸质档案资料数字化；②利用PDF转换软件将Word文档或excel表格等形式的水质资料电子文档统一转换成PDF格式电子文件，便于用计算机直接查阅、打印，或“以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。建立以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以电子影像技术及电子软件为支撑的电子信息管理系统，实现传统的纸张调阅与计算机查阅互相结合的转变。

2 对水质整编资料数字化处理

数字化加工系统实现数字化加工流水线的操作和管理，包括纸质媒体整理登记、批量扫描、图像纠错、条码识别以及自动上载的功能。扫描后的水质资料整编成果电子化文件通过条码识别后自动上载到文件服务器的相应位置和纸质文件挂接；通过档案管理系统可以查询水质资料的数据信息，查看其在文件服务器中存在的对应电子化文件。两者可以无缝集成、相得益彰，从而实现了扫描工作的流程控制以及电子文件集中保存和灵活、方便的检索、查询、浏览、阅读和打印等。所以，运用文档影像数字化加工系统对水质资料数字化处理是实现纸质文件数字化的重要途径，尤其是只保存纸质资料的2013年前的水质整编等档案文件，一般均使用文档影像数字化加工系统进行数字化处理，这个工作开展至今已有10 a。

2.1 数字化处理条件

2004年，配置了文档影像数字化加工系统所需的计算机及影像扫描仪，其中影像扫描仪的配置分两个阶段： ① 2005年，首先配置了高速扫描仪与平板扫描仪，建立了档案数字化加工系统，开展重要档案的全文数字化加工作业； ② 2011年，为适应档案数字化工程中对不拆卷档案的需要，又配置了书刊扫描仪，建立了特殊档案(指不可拆装的年鉴等刊印资料)数字化加工系统，形成特殊档案数字化加工生产线。

2.2 数字化处理流程

水质资料数字化处理包括：资料整理→批量扫描→一校检查→图像纠错→二校检查→批量上载各个环节的工作，各工序之间环环相扣、不可孤立，形成一个有机整体。最终通过识别的条码将电子文件上载到文件服务器，并与对应的目录数据建立起关联关系，流程见图1。

图1 水质资料整编成果档案数字化处理流程

2.3 数字化处理后的存储

完成整个数字化处理操作过程后,点击退出程序，图片会自动保存在指定的文件夹，档案管理系统在进行数据扫描、电子文档录入后，每天会自动备份数据，一份数据存在服务器本地硬盘当中，一份在光纤存储。同时，管理员会定期(半年)保存一份数据到移动硬盘当中，实现在线业务数据与容灾数据分离。

3 资料电子化转换处理与合成

随着办公自动化的普及，目前每年接受的水质等档案资料一般均有相应的Word文档和Excel表格。因此，从2013年开始，尝试每年移交水质整编资料纸质文件资料时，同时提交对应的PDF格式电子文件。PDF格式文件，就是利用现有的PDF软件，把与纸质文件对应的Word文档等资料统一转化成PDF格式保存，以便在完成纸质文件的编制、归档后，能与上传到档案管理系统中的纸质资料的条目直接挂接，存储进计算机，实现在计算机上检索、查询、浏览、打印和利用，这是一种比全文数字扫描更省时、省力，并能清晰保持文件原貌的办法，从而更便捷地进行水质档案资料的电子信息化管理。

3.1 资料转换与合成PDF的条件

首先，统一安装相应的PDF软件，其次，所有与纸质资料对应的水质整编资料必须同时提供对应的Word文档、Excel表或JPEG、JPG等可供PDF软件进行转换的电子资料。

3.2 资料转换与合成PDF的流程

水质档案资料的转换和合成包括：资料整理、资料转换、编制页码、资料编辑、加盖印章或水印(电子章)、文件加密、文件挂接和上传及刻录光盘内部保存几个环节，具体操作流程见图2。

图2 水质档案资料转换与合成PDF电子文件的流程

3.3 资料转换与存储

水质档案纸质资料录入档案管理系统后，将对应的PDF电子文件与之挂接，确定保存后，档案管理系统会自动备份数据，同时根据电子档案保管要求及档案数字化光盘标识制作要求，将PDF电子文件刻录成A、B、C三套，分别保存在库房磁盘柜与勘测局档案室。

4 影像数字化文件和PDF电子文件的运用

2013年前，水质整编档案资料，一般只保留纸质文件，通过文档影像数字化加工系统将纸质档案资料数字化处理是唯一的途径。2013年开始，因为提交了对应的PDF格式电子文件，只要稍加编辑和加密就可以直接和纸质文件资料挂接。目前这两种方法基本同时运用于水质档案资料的电子化管理中，既有共同的优势，又各有千秋。

4.1 影像数字化文件和PDF电子文件的优势

(1) 保持了水质资料的原貌，提高了档案查阅的准确性和可信度。扫描的图像文件和PDF电子文件能够非常真实地再现文件的原貌，通过上传的原文进行打印，基本上是原件的复制品，提高档案查阅的准确性和可信度。

(2) 有利于数据共享、异地查询，提高了工作效率及水质档案的利用率。传统的档案管理需要借助于纸质媒介，依靠卡片目录查询、调阅，然后通过原始文件资料阅读、摘录，使用、交流极不方便，查找一份水质资料需花费大量的人力。而扫描或者转换成PDF的水质资料整编成果电子文件挂接到系统后，档案管理人员或者通过授权用户权限的方式，在档案管理系统中点击查询(如图3所示)，在出现界面根据需要填入相关的内容“查询”，即可在计算机上直接查询、浏览、阅读原文并下载打印，不仅缩短了查找时间，使档案工作成员从繁琐的纸质目录资料的查阅中解放出来，提高了工作效率，而且也节省了人力，减少了经费支出。另外，还可通过建立的网络系统实现异地查询、信息共享，提高档案的利用率，从而促进“大水文”建设的发展。

图3 档案录入与查询界面

(3) 使水质资料档案原件得到永久而完整的保护。水质档案资料原件如果频繁使用(查询、翻阅、摘抄或复印)，往往会造成破损，难以永久完整的保存，甚至会丢失重要的数据，而利用影像数字化文件或PDF文件进行电子化管理，既方便了资料的查阅，也不损害原始资料，从而极大程度上保护了纸质档案的原件，实现无次数的调阅，强化了档案的日常管理。

(4) 电子文件质量保证、具有稳定性。电子文件挂接到计算机后，可反复利用，不会像纸质文件那样会泛黄、发霉、虫蛀、破损等，也不会像光盘、磁带等那样产生图像信号的损耗，只要系统正常运营，不出故障，上传到系统的电子文件可无限制的使用。

4.2 影像数字化文件和PDF电子文件的比较

(1) 影像数字化文件比PDF电子文件更能再现文件的原貌。通过图像扫描仪扫描的水质整编档案资料，文字部分几乎是原件的100%还原(色彩和清晰度上有所差异)；PDF电子文件的文字部分目前还不能做到100%的复原，主要是每一份资料上的单位印章、档案章、手写签名不能做到完成吻合。

(2) PDF电子文件的色彩还原及清晰度高于影像数字化文件。PDF文件以PostScript语言图象模型为基础，无论在计算机上直接打开浏览，或通过任意型号的打印机打印，都可保证精确的颜色和准确的打印效果，即PDF会忠实地再现原稿的每一个字符、颜色和图形。同时，影像扫描仪最大篇幅只能扫描A3大小的篇幅，大于A3的图纸只能分段扫描，其效果也会大打折扣。

(3) PDF电子文件的真实性和安全性稍逊影像数字化文件。通过文档影像数字化加工系统，完成水质资料整编成果档案数字化处理后，以TIF的格式和录入档案管理系统的纸质资料挂接，打开“原文”标志——“原文管理”，可以阅读、打印，但不能修改；而PDF挂接的原文，如果不设置禁止修改的密码，某些别有用心的人员根据利益需要可以任意取舍甚至篡改信息，从而使电子档案的真实性和安全性得不到保证。

(4) PDF电子文件比影像数字化文件更省时省力。对于1份水质整编资料的资料整理(包括拆线)→打印条码→扫描(批量扫描)→校核→纠错→上载→装订，一个操作人员需要花费近60 min；如果在安装了PDF软件后的计算机上直接把与纸质资料对应的Word文档或Excel表格等电子文档资料转换成PDF格式电子文件，1个文件电子资料整理→转换→编辑(页码编制、加盖电子章、密码设置)→上载，只需10多分钟。

影像数字化文件和PDF电子文件运用于水质档案电子化管理之中，实现传统的纸张调阅向计算机查阅转变，是档案管理的发展趋势，尤其是PDF格式的电子文件，兼容性强、跨平台操作、支持比较、鉴定不同级别的安全控制等特长，更是图像文件未来的发展方向。

5 水质档案资料电子信息化管理的思考

随着信息化的快速发展，水质档案电子信息化管理是档案管理工作发展的必然趋势，但这种新型的模式毕竟处在形成之中，还存在一定的技术和管理上的问题，需要在实践中不断完善并解决。

5.1 存在的问题

(1) 对档案电子化管理认识不足。水质档案电子化和信息化管理是第三次工业革命对档案管理手段的创新，也是对传统档案管理模式的挑战，急需要得到水环境科技工作者和广大档案工作人员的正确认识，但长期以来形成的思维模式制约了人们对档案电子化的认识，只看到它的局限性，没有看到水质档案电子化管理对档案利用和管理带来的便捷和优势。

(2) 电子档案的保存缺乏延续性和制度化。2013年起，规定每年在移交水质整编资料纸质文件的同时，必须同时提交对应的PDF格式电子文件。由于至今国家在档案电子化管理方面尚未形成统一的规则，单位也没有制定相关的规章制度，对基层勘测局也没有统一要求，水质整编历史资料基本上都是个人保管。长期以来，由于机构改革、个人工作岗位的调整、所用计算机更新换代以及工作移交过程中的疏漏，导致大量的水质整编电子档案资料缺失。2013年前的水质整编资料只保留纸质资料，要完成数字化工作，只能通过文档影像数字化加工系统来完成。

(3) 电子档案管理技术上的问题。 ①操作系统、应用软件及存储格式方面，目前计算机使用的操作系统主要有：XP、 win7、win10，一些win7、win10上操作和保存的电子文件不能在XP上顺利使用。同时，由于所用应用软件不同，各类电子档案的制作方式与储存格式也不同，同样的PDF格式电子资料，因为使用的软件不统一，导致接收的一些电子资料不兼容，无法进行编辑、修改、阅读。②保密方面，档案管理的电子化实现了水质档案管理与利用的便捷，但也加大了管理的风险，电子档案的易更改性为非法操作提供了便利，档案人员根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全，这给水质档案电子化管理带来了极大的挑战的。③ 原始性与真实性方面，电子文件不具有特定的字迹，无法从字迹上分辨原始性，电子形式生成的虚拟的档案，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的；而将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实、内容“出错”，甚至电子档案被原样复制，篡改后可不留痕迹。④法律效力方面，传统的纸质档案移交接收时一般都加盖移交单位的公章、单位负责人及技术人员的手写签名，入库时在每一份纸质文件的扉页要加盖接收单位的档案章并填写相关信息，但电子档案目前还不能做到这一点，所以，不具备很强的法律效力。

5.2 对策与建议

(1) 提高认识，转变观念。在水质档案的电子化管理过程中，新技术的不断应用，必然给档案及水环境工作者带来相当大的心理压力及认识上的偏差，电子文件的产生、积累、归档、存储、保护、利用等，都会增加一系列的工作量，继而产生畏难情绪。所以，应解放思想，与时俱进，调整心态，通过加强理论学习和思想教育，改变思维方式，更新观念，以适应新的变革非常重要。

(2) 制定水质档案电子化管理的规范、政策和制度。档案管理部门要与水环境监测管理处协作，根据水质资料编制的特点，积极寻求管理上的对策，把档案的要求延伸到水质资料的管理工作中，制订一套符合水环境编制与管理的统一的电子档案管理制度。例如：统一规范水质电子档案的收集、归档、制作、密码设置、签名等，专人负责、妥善保管、每年在移交纸质档案时，移交一份对应的PDF电子档案，纸质档案归档编录进档案管理系统时，对应的电子档案同时挂接、上载，并按要求刻录光盘保存，避免因各种原因引起的电子档案资料的遗散，确保档案资料的正确和完整。

(3) 提高水质档案电子化管理的技术水平。档案电子化管理处于形成阶段，存在一些问题是在所难免的，但如果缺乏了技术上的支撑，那么档案电子化管理也就成了一句空话。要规避档案电子化过程中的弊端， 需要做到：①条件许可的情况下，对陈旧的计算机设备进行更新，并安装统一的操作系统和应用软件，以满足计算机网络办公条件下的信息接收、处理、存储和利用，确保档案电子化管理的实施。 ②对现有的档案管理系统进行升级，设计出符合档案电子化管理需要的软件，使水质档案电子化管理进一步规范化、标准化、信息化、系统化。 ③加强网络安全管理，PDF电子文件原文挂接时一定要设置密码(根据单位实际情况在权限范围内设置能查询、阅读、打印，但不能修改的密码)，同时，保证机房系统的安全运行、即时备份，防止挂接的电子文件丢失。④借助单位现有的计算机人才，针对水质电子档案的弊端，采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性。⑤改进技术，保障电子文件的法律效力，印章和签名是文件生效的主要标志，纸介质形式保存的水质整编成果资料和纸质文件的电子扫描文件都具有这一特征，但目前接收的PDF电子文件还没有做到这一点，除了将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全外，需逐步探索研制出一套软件，能像财务报销系统一样实现电子手写签名，并授权加盖单位的电子印章，或直接对现有的水质整编资料软件进行改进，使之具备电子签名和加盖电子印章的功能，从而保障电子文件的法律效力。

(4) 提高档案工作人员的综合素质。由于受到传统观念的影响，对档案管理的认识不足，重视不够，专职档案管理人员中大多数人没有接受过专门、系统的档案管理知识的学习，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾，档案工作成了“万金油”、填补工作量的补充，这一现象对于水质整编等档案资料的电子化管理是极其不利的。随着档案电子信息化进程的推进和现代档案事业的发展，对档案工作人员的要求也越来越高，只有系统掌握现代管理知识和档案专业知识，努力优化知识结构，才能适应信息时代档案工作的需要。因此，笔者认为：①加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术等培训，使之能熟练掌握并运用电子档案管理的基本知识技能，适应目前档案电子化管理的需要。②在条件许可的情况下，引进专门的档案专业人才，使档案管理更规范、专业。③调配计算机专业人才充实档案管理队伍，因为档案电子化管理对计算机设备具有较强的依赖性，如：计算机、服务器、交换机等硬件配置，档案管理软件的软件开发、运用、数据库、档案管理系统的安全及计算机系统的正常运行都需要有相当计算机知识的人员来维护并熟练运用。

6 结 语

21世纪是信息化时代，水质整编档案资料的电子信息化管理是档案管理与现代科学技术结合的产物，迎合时代发展的潮流，是整个社会进步的一种大趋势，更是对原有档案管理模式的更新，在档案信息的存储、输出、处理等方面，具有纸质档案无法比拟的优势。但因为技术的局限及受到固有思维模式的束缚，现阶段我们在水质档案电子化管理中还存在一些问题，需要不断加强学习，培养创新意识，转变原有的观念和态度，提高档案管理水平，利用各种新技术、新方法探索出一条适合水质档案特点的档案电子信息化管理模式，为水文事业的发展做出贡献。

(编辑：李 慧)

2016-09-15

支静洁，女，长江水利委员会水文局，高级工程师.

信息化建设

1006-0081(2016)11-0071-05

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