富士施乐文件管理外包服务

富士施乐文件管理外包服务

Fuji Xerox Outsourcing Services of Document Management

助力企业进入现代化办公模式

白领们经常遇到这样的情况：“着急打印或复印，可是复合机却一直被占用”；“出差到其他分公司，想要打印或复印就得求人帮忙”；“遇到设备故障或缺粉就更加头疼”。面对这些困扰，近几年，不少知名的大中型企业都开始选用一种外包服务——富士施乐企业打印管理服务。这不仅能有效解决上述问题，提高生产力、降低成本，实现移动办公等全新的现代办公模式，还能让企业从繁杂的设备管理中解脱，更专注于核心业务及企业的发展。全球著名的会计师事务所P公司就是其中之一。

这家被称为国际四大之一的会计师事务所在采用文件管理外包服务前，在北、上、广、深四个分公司共有350多台不同品牌的打印机和数码复合机。但每到业务高峰期，就会出现“排队”打印、复印的情况，部分设备还会因文印量过大而故障频发。而当员工出差至其他分公司时，根本无法用当地设备打印、复印。这些都已严重影响工作效率，而且办公成本也难以控制。为彻底解决这些问题，确保公司业务不受影响，P公司在参考总部及海外公司的成功经验后决定选择与富士施乐合作。

富士施乐首先为P公司业务量最大的北、上、广、深四个分公司进行了文印管理评估和统计分析，包括四家分公司所有设备的具体分布、每台设备的性能及故障率、各部门文印量、文印需求等，并提出将单功能、低端、故障率高的老旧设备淘汰，增加高输出速度的数码复合机以及统一的文件管理解决方案。

根据评估报告，富士施乐对分散在各办公区的打印设备进行了优化，四地原有的桌面打印机只保留56台性能良好的设备，并在各地办公区的每个楼层分别配备了两台市场输出速度最快的高端数码复合机——每分钟输出65页的黑白数码复合机ApeosPort-V 6080和彩色数码复合机ApeosPort-VC6675。

这些先进的文印设备配合富士施乐的文件管理解决方案，不仅能够满足业务高峰期各部门的文印需求，更大幅提升了P公司整体文印输出品质和员工的工作效率，也让P公司步入全新的现代办公模式。例如，员工通过刷卡认证进行设备操作，有效避免了信息泄露；在扫描时，员工不需要再通篇检查稿件，设备可以自动忽略空白页和调整文字朝向，并且可根据预先设置的快捷键，直接将扫描件发送至指定相关人员；在附近数码复合机被占用时，员工可到同一网络任意设备刷卡进行打印、复印，从而告别了紧急文件输出，设备却被占用的情况。此外，员工还可通过手机、ipad等移动设备实现图片、PDF、Word、Excel和PPT的直接打印，并且在打印输出之前通过预览将错误打印率降到最低。而经常出差往来于北、上、广、深及香港各地的员工也可以在异地办公室直接刷卡打印、复印。

富士施乐的文件管理解决方案令企业管理也变得更加简单、可控。P公司的IT设备管理人员可通过权限设置控制成本，即对每个员工的打印、复印以及彩色等设备的操作权限进行设置，例如，仅将彩色打印的权限开放给有彩色打印需求的部门。同时，外包服务还可以帮助P公司清楚了解各部门或个人的文印打印量、分析设备使用率等。富士施乐每月为P公司提供一份详细的服务报告，让管理层能够及时掌握设备状况、耗材消耗、碳排放数据、各部门印量及使用成本等具体信息。

值得一提的是，富士施乐的文件管理外包服务涵盖了全部的设备运营管理，包括所有不同品牌设备的保养、维修、零配件和耗材的更换等，这让P公司彻底摆脱了在设备日常维护以及与不同品牌服务商联络等方面繁琐的行政工作。此外，为避免设备临时发生故障而影响工作，富士施乐还专门在业务高峰期派工程师常驻P公司，以确保设备的高效稳定运行。

“富士施乐的文件管理外包服务带来的效果完全超出我们的预期，可以说彻底改变了我们的办公方式，甚至是企业管理模式。无论是管理层、行政部门还是所有直接使用设备的员工都感觉轻松多了。”P公司的相关负责人对富士施乐的服务模式非常满意，“现在，设备使用情况和成本更加透明，这将更有利于我们未来对办公资产和业务流程的优化管理。”目前，公司已经计划将这一服务尽快应用到全国其他15个城市的分公司，以实现各地公司的标准化、统一化办公，为业务的持续发展保驾护航。