以创新为动力促进档案管理工作发展

李雪

[摘 要]队伍建设是做好档案工作的基础，因为一切档案工作归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展。所以，档案管理工作的创新，就是以人为主体的队伍建设的创新，要努力提高档案工作人员的综合素质，建设起一支高素质的档案队伍。新时期现代企业的高速发展，向档案工作提出了新要求和新标准，因此，必须创新档案管理机制，一方面要锐意进取，充分发挥创造力，实现管理机制新突破；另一方面又要对机制创新中见到成效的要充分肯定和坚持，同时不断地分析对比，不断地评价和改进，才能进一步完善档案管理机制，保证档案事业的顺利发展。

[关键词]创新；档案管理

[中图分类号]G27 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2016）10 — 0088 — 02

“创新”一词起源于拉丁语，原意有三层含义，即：更新、创造新的东西、改变。在世界科学技术发展日新月异的今天，面对知识经济的挑战，唯有创新，才能令我们在参与激烈的市场竞争中去谋求生存与发展。创新固然需要有创新的个体行为，但更需要的是相互间的合作。马克思讲人是社会的人，生产力是社会生产力。任何一项事业，如果没有创新，就没有发展活力。档案工作也不例外，要实现档案事业的可持续发展，就必然在档案管理工作中不断创新。

首先，队伍建设是做好档案工作的基础。因为一切档案工作归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展。档案工作人员应被视为最有价值和最具竞争力的资本，努力创造一个良好的工作环境和员工的生活条件，加强人员培训，注重知识更新，不断提高整体质量，从而保证了高质量的信息服务的必由之路。所以，档案管理工作的创新，就是以人为主体的队伍建设创新，要努力提高档案工作人员综合素质，建设一支高素质的档案队伍。档案管理人员要跟上时代发展的步伐，既要懂档案业务又要有计算机知识，以适应现代化管理的需要，进而提高档案信息的服务水平。一是培养爱岗敬业精神。爱岗敬业精神是对本职工作的专注和追求卓越的精神，是一种出自从业者内心的、从情感上对本职工作深深的热爱。如何培养档案工作者的爱岗敬业精神，可根据单位档案部门实际情况加以正确引导：坚持经常性思想政治教育工作，增进爱岗敬业的持久热情；加强职业道德教育，培养树立甘为档案事业奉献的高尚职业道德。在发达的市场经济形势下，坚守档案管理工作这块净土，以行业楷模为榜样，勤勤恳恳工作。作为档案工作人员，其人生价值由档案工作性质决定，档案部门相对于其他部门而言是一个弱势部门，不能引起领导和社会的强烈重视，但我们不能妄自菲薄，一定要以“留存社会记忆、保存人类档案文化遗产、传播与弘扬人类社会文化”为目标，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，认真做好档案工作。

档案工作不仅仅是档案室和专业档案员的事情，要从公司各个部门、各个层次选出多个兼职档案员，培养员工的档案意识，发动“群众力量”以便于达到档案工作收集的全面性和整体性，使档案知识宣传与培训工作尽量做到全员化。

其次，作为复合型人才的档案工作者还要有观念的创新，注重培养挑战传统观念的创新意识。使用传统的档案，是服务方对档案部门使用的档案，参加档案展览，阅读档案的复制或出版，特别是需要使用原来的文件程序复杂。在当今信息时代，档案管理工作逐步改变坐在家里的情况，变被动为主动服务，利用现代计算机技术提供远程服务，实现对服务创新的档案管理功能。这就要求要突破服务思想，开拓新思路。传统的档案管理在服务的处理上不去想、不去联系、不去实践，而是等着人找上门来，或是由上级分配的硬任务。这不是一个积极主动的方式，已不能适应促进信息技术、高速度、高质量的信息服务，它必然导致公共文件的遗憾。

作为档案工作人员不应该再有传统的“坐等上门”的思想，应该积极主动地“走出去”，主动去收集各门类的资料。创新思维就是不受现成常规思路的约束，寻求对问题全新的独特性的解答方法的思维过程。这种创新思维主要的障碍有来自权威与公众的思维定势、习惯性思维、传统性思维以及封闭的思维模式等。只有拓展思维的空间，不墨守陈规，拥有丰富的想象力，创新思维才可能展现出来。只有通过学习，才能积累丰富的知识和经验，才能使思想灵活敏锐，进而迸发出创新灵感的火花。这是做好一切工作的重要条件，也是进行创新活动的必要前提。

再次，关于档案信息管理创新方面是这样的：档案管理信息不仅要使用一些新的设备，它其实是一个系统工程，有很多因素相互制约，相互协调，只有这样才能适应现代的管理理念和管理机制，适应电子网络的发展。如条码取代Ref.的使用，条形码是根据编码规则编制一套图形表达标识符数字或字母的条码和条码识别功能的管理软件信息，具有自动识别功能匹配的条码阅读器，读者只要通过扫描条形码扫描，计算机可以快速、准确地识别和对象有关的自动显示的信息，具有较高的准确性和可靠性。安全、可靠、方便、快捷，可以大大提高文件的分类速度、借阅、归还文件的速度。有利于提高档案管理的科学化、规范化和现代化水平，提高档案管理的效率。

档案信息的流动必须进入计算机可以很快的掌握，我们将文件信息，如主题（或相关审计书图纸）、箱数、位置等成条码印在封面上或文件的档案盒上，使用手持扫描仪，输入速度是手动输入的几十倍。

根据档案工作的特点，还可深化档案工作的内涵，对档案工作的进行延伸，构建成文件管理、重点信息、情报、信息、统计……为一体的“企业档案信息中心”。主要任务和职责是负责本单位所属各部门和基层的各种档案信息的收集、存储和使用其他排序工作，通过局域网的计算机网络系统的实施，从而在共同发展中实现各种信息资源共享，这是一种新的档案信息管理的形式。这符合现代档案管理部门高效的原则，有利于提高档案管理的自主性和灵活性。

最后，注重档案管理机制方面的创新。比如积极引导竞争的激励机制，改变现有的档案管理工作中的思想创新的现状，从源头上解决问题。目前，随着科学技术的进步和市场经济的深入发展，企业档案管理机制有以下突出表现：一是坚持“四到位管档”。基本达到了机构、人员、制度、措施的四到位，形成了档案工作“层层有人抓，事事有人管”的网络管理机制。二是坚持以法治档，实行了“集中统一领导”，档案工作标准纳入了各单位标准化体系有了制度保证，企业档案工作制度纳入了企业的法规建设。三是坚持优化治档，对计划经济时期的企业档案管理模式经过不断改革、整合、借鉴、嫁接等多种优化方式，形成了条块结合的企业档案管理网络。四是坚持文明管档，各单位将企业档案工作纳入了企业的工作目标管理和双文明考核体系，将档案管理工作融入文明创建工作之中。

新时期现代企业的高速发展，向档案工作提出了新要求和新标准，因此，必须创新档案管理机制，一方面要锐意进取，充分发挥创造力，实现管理机制新突破；另一方面又要对机制创新中见到成效的要充分肯定和坚持，同时不断地分析对比，不断地评价和改进，才能进一步完善档案管理机制，保证档案事业的顺利发展。

创新档案服务机制，是通过多种途径主动了解利用者的需求，分析利用者的类型及需求结构，创新服务观念、服务手段。以创新为着力点，积极拓宽服务领域，探索新的服务模式。

总之，我们只有转变观念，增强服务意识，充分利用现代技术手段，不断提高服务水平，不断实现档案服务机制的创新，才能跟上时代的步伐，为企业各项工作提供全方位、多样化服务，紧密联系档案工作实际，与时俱进、开拓进取，为企业各项工作提供更好地服务，迎接新世纪的挑战。

〔参 考 文 献〕

〔1〕徐拥军.企业档案知识管理模式——基于双向视角的研究〔M〕.北京：中国档案出版社，2009.

〔2〕杨公之.档案信息化建设导论〔M〕.北京：中国档案出版社，2010.〔责任编辑：孙玉婷〕

Abstract： Team building is the basis for archives work， because all archives work in the final analysis to rely on "people" to promote， but also to promote "people" better development. Therefore， the innovation of the archives management work， is the innovation of the construction of the main body of the team， to strive to improve the comprehensive quality of the staff of the archives， and build a high quality team.

The rapid development of modern enterprises in the new period， to the archives work puts forward new requirements and new standards. Therefore， we must innovate the archives management mechanism， on the one hand to forge ahead， give full play to creativity， to achieve new breakthroughs in the management mechanism； on the other hand， to see the effect of mechanism innovation should be fully affirmed and adhere to， at the same time constantly comparative analysis， continuous evaluation and improvement， further improve the archives management mechanism to ensure the smooth development of archival undertaking.

Key Words： Innovation； Archives Management；strategies