高校教务档案规范化管理的思考

2016-12-06闵兆艳

长江丛刊 2016年14期

闵兆艳

高校教务档案规范化管理的思考

闵兆艳

【摘要】本文主要就高校教务档案的规范化管理，展开了相关的思考与探究，首先对加强档案规范化管理的意义予以了简要的阐述，而后针对管理人员责任意识不足、档案载体较为单一、档案利用率较低等高校教务档案管理存在的问题，进行了深入的研究，结合本次研究最终提出了加强对档案管理人员的素质培养、实现档案管理的科学化与规范化、充分利用教务档案发挥应有作用等改进措施。希望通过本文的分析研究，能够引起更广范围的思考与讨论，并给予相关高校教务档案的日常管理，提供一些可供参考的内容。

【关键词】高校教务档案规范化管理

（作者单位：无锡工艺职业技术学院）

伴随着我国高等教育的持续发展，接受高等教育的人数逐年增多，而高校教务档案工作作为高校之中一项重要的基础性工作，是学校发展过程当中一项至关重要的构成部分，能够给予学校的教学管理工作提供以可供查证的历史依据［1］。

一、加强档案规范化管理的意义

高校的教学档案能够将学校在实际教学过程当中的具体细节，进行翔实的记录，从而真实可靠的展示出学校的整体办学水平与能力。因而，对于高校的教务档案加强管理的规范化，能够持续的增强高校的教学质量，同时促使学校的各项日常教学活动能够得到有序的开展。规范化的教务档案管理有助于管理人员，能够根据原始的档案资料进行决策判断，实现教务档案的规范化管理，其本质上是针对高校日常教学当中的每个岗位职责、任务的具体规范与约束，是顺利实施各项教学工作的基础保障。

二、高校教务档案管理存在的问题

（一）管理人员责任意识不足

教务档案管理人员作为规范化管理的实际操作者，能够有效的确保教务档案规范化管理的具体落实。当前，大量的高校教务部门依然还未设置有专门的档案管理人员，日常的档案管理工作通常是由教学管理者所兼职，这些兼职人员大多未经专业培训，对于档案管理的责任意识较差，且自身的管理能力也较弱，甚至有一些管理人员对于基础的档案管理规定，掌握的都不是十分明确，因此也就导致了档案管理工作的混乱。

（二）档案载体较为单一

目前大量的高等院校在进行教务档案的管理时，依然还是将纸质材料作为主要的管理方式，对于电子档案的利用严重不足。此外，还有一些高等院校的教务档案在整体工作方面，未能够按照标准规范执行，对于档案的分类管理没有做到分级处置，同时也没有进行规范化的归档、存储。

（三）档案利用率较低

当前，我国大量高等院校的教务档案普遍存在着“重管轻用”的情况［2］，档案的利用程度较差，对外开放程度较低。在教务档案当中往往详细的记录了日常教育、教学活动当中具体的实施细节及经验总结，具备有极高的利用价值。例如，教师可通过对教务档案的查阅来发现日常教学之中所存在的问题现状，从而以促使其能够在今后的教学工作当中及时的予以解决，以提升教学水平。

三、增强教务档案规范化管理的措施

（一）加强对档案管理人员的素质培养

档案管理人员的综合素质，直接决定了高校档案管理的水平程度。因此要提高档案管理人员的工作积极性，增强他们的责任意识首先应当向上级部门，尽可能的争取到足够的专职人员编制，以确保档案管理队伍的人员专业性；定期对教务档案管理人员开展业务培训，选派优秀的管理人员外送学习先进的档案管理经验，以增强档案管理的时效性，促使档案管理人员自身业务能力的不断提高；加强档案管理人员之间的互相学习、互相交流，形成互帮互助的工作氛围，持续性的增强档案管理人员的素质水平。

（二）实现档案管理的科学化与规范化

当前，一般高等院校之中的教务档案管理工作，仅仅是简单的档案存储，在档案的收集、整理、分类与归档等环节依然还有较大的改进空间。因此对于教务档案的主管部门而言，首先应当加强在制度措施上不断完善，制定出符合自身学校教务档案管理特色的管理制度。此外还可借助于计算机技术，构建起校园教务档案管理网络平台，实现教务档案的数字化管理，从而给予广大的师生提供以便捷的档案查阅功能，促使高校的档案管理工作实现科学化与规范化的发展目标。

（三）充分利用教务档案发挥应有价值

要想切实的处理好高等院校的教务档案管理工作，除了要加强内部管理还应当积极的开展外部宣传工作，以促使广大的师生能够意识到教务档案的作用价值，高等院校的档案管理人员应当采用多种途径向广大师生宣传档案信息，以促进相关学科的教师与学生能够了解到学校现有的教务信息，从而给予他们的日常教学与学习活动提供以及时的帮助，并最终促使高校的教务档案工作能够发挥出应有的作用与价值。