人事档案管理的发展趋势研究

马 欣

黑河市职业技术教育中心学校 黑龙江黑河

人事档案管理的发展趋势研究

马 欣

黑河市职业技术教育中心学校 黑龙江黑河

人事档案作为人力资源资部门的重要工作内容， 能够反映出个人的综合信息，为企事业单位正确评价人才提供重要依据，因此，人事档案管理工作受到人们越来越广泛的关注。本文在分析了人事档案管理重要性的基础上，对人事档案管理的现状进行了全面剖析，最后提出了人事档案管理的发展趋势，促进企事业单位人事档案管理水平的提升。

人事档案管理；发展趋势；措施

一、前言

近年来，我国人事改革制度逐渐深入，企事业单位对人才管理的认知不断增加，人事档案的有效管理显得尤为重要。人事档案是由人事部门管理的，记录了个人在人事管理活动中的政治面貌、业务能力、工作表现、品德作风等内容，是保证人才合理使用、提高人才队伍素质的主要依据。现阶段，我国人事档案管理中存在一些问题，制约了人事档案管理的发展，无法满足社会发展的切实需要。针对以上现象，要总结人事档案管理中的不足，提出有效的措施，为人才管理提供参考。

二、人事档案管理的重要性

随着人才管理意识的提高，人们加深了对人事档案管理的重视。人事档案管理是对个人的基本信息、工作能力、品德修养等进行综合评估的工作，作为人力资源机构在人员调配时的参考依据，是企业人事管理的重要部分，具有不可或缺的重要地位。加强人事档案的管理质量，构建完善的人事档案管理体制，有效开展人事档案管理工作，使企业更全面的评价人才，促进人才的合理配置，能够有效提高企业的管理能力，保障企业的可持续发展。

三、人事档案管理的现状分析

（一）人事档案管理制度不健全

随着我国社会市场经济的快速发展，人才流动越来越频繁，我国人事档案管理的制度不健全，无法满足现代社会的发展需求。由于人事档案制度的不健全，人事档案的管理仍是采取手工管理和经验管理，在收集人事档案时，工作人员的责任心较差，导致档案资料归档不完整，档案资料的连续性较差，档案管理的执行力不及时。档案的转接过程中，经常发生人事档案资料丢失的现象，导致现阶段的人事档案资料无法提供一个人的准确信息。

（二）人事档案管理的意识淡薄

目前，在我国人事档案的管理中，很多工作人员没有认识到人事档案的重要性，对人事档案管理的资金投入较少，领导对档案基础工作的监督和检查不到位，造成人事档案管理工作的不完整、缺乏科学性，制约了人事档案作用的发挥，无法满足部门工作的需要。现在社会坚持以人为本，企事业单位只看重个人的能力，忽略了人事档案的功能，对档案管理的认识只留在档案资料的完整和安全的程度，越来越不在意人事档案管理，导致人事档案的利用效率低，无法发挥档案人才调控的作用。由于对档案管理工作的思想认识不够且资金投入不足，导致档案事的建设不够规范，阻碍了人事档案管理工作的稳定发展。

（三）人事档案管理工作人员的素质水平较低

由于单位领导对人事档案管理工作的不重视，没有专职的管理人员进行人事档案的集中管理，大部分是由其他部门的人员兼职档案管理工作，且换人比较频发，这些新人未经专业的档案管理培训，档案管理水平较低，缺乏专业的知识和素质，档案管理意识薄弱，直接影响了人事档案的质量，这些人收集的档案内容往往不符合标准，很多档案的内容都是千篇一律，档案管理手段无法满足人事管理的需要，无法为人事部门提供个人的真实情况，使得人事档案的质量和作用都达不到要求。

四、人事档案管理的发展趋势

（一）提高对人事档案管理的认识

管理部门要提高对人事档案管理工作的认识，了解人事档案管理的重要性，提高相关工作人员的责任心，落实档案管理人员的待遇。通过有效手段加强领导人员的重视，是促进档案管理工作的前提，加大对人事档案管理工作的资金及人力投入，并将人事档案管理纳入议事日程，聘请专业的人员对档案资料进行管理并定期检查。此外，人事档案管理部门要规范档案的管理，保证档案库房的设施建设，并为档案的维护和抢救预留足够的经费，还应在档案库房中添置扫描议、计算机，确保档案资料的安全。

（二）规范档案管理工作，完善档案管理制度

人事档案管理需要严格遵循相关的规章制度，企事业单位要根据各自发展的实际情况，规范档案管理工作，建立完善的档案管理工作细则，相关部门要健全人事管理制度，在档案的管理、利用等方面制定严格的规定，并从人事档案的收集、归档、节约等方面做好把关工作，保证档案信息的真实性，对档案的各种行为进行登记入册，使人事档案管理有章可循，进而提升人事档案管理工作的质量和整体水平。

（三）加强人事档案管理的现代化手段

现代社会要求人事档案管理必须引进信息化技术，实现人事档案的现代化管理，建立以网络为核心的档案管理信息化体系，增加档案管理的资金投入，配备先进的计算机设备，引进现代化技术，将人事档案中的各种数据快速分类录入，对图片、音频等资料进行保存，建立人事档案的存储和检索系统，使用国家统一标准完善档案数据库，实现档案数据资源的共享。此外，要在档案存放库房中增设除湿机、空调和档案密集架，并安装监控设施，保证人事档案信息数据库的完整，实现人事档案资源的优化配置，防止档案长时间放置后受损。最后，要加强档案信息的保密系统建设，做好网络系统中人事档案信息的保密工作，档案管理人员要具备高的责任心，对人事档案数据库备份，避免人为泄密的现象。

五、结论

综上所述，我国人事档案管理现状表现在：人事档案管理制度不健全，人事档案管理的意识淡薄，档案管理工作人员的素质水平较低，限制了人事档案管理作用的发挥。企事业单位要提高对人事档案管理的认识，规范档案管理工作，完善档案管理制度，提高档案管理人员的综合素质，加强人事档案管理的现代化手段，充分发挥人事档案管理的优势，为优秀人才的录用提供依据，促进人事档案管理的发展。

［1］刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望［J］.档案学研究，2011，05：20-23.